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DokuBit DMS

Dokumentenmanagement, Workflow, elektronische Archivierung

Version:  5.1.3

Kompatibel mit
 
 
 
 
 
 
 

An unserer Auswahl von Praxisbeispielen können Sie erkennen wie vielfältig DokuBit eingesetzt werden kann und welchen Umfang an Anforderungen die Lösung abbilden kann.

Belege revisionssicher archivieren
Ausgangsbelege können beim Versand automatisch revisionssicher archiviert werden

Das Modul DokuBit Autoarchiv unterstützt z.B. die Archivierung von steuerrelevanten EDV-Belege automatisch und revisionssicher. Die Lösung arbeitet dabei systemübergreifend und kann Spooldaten verschiedenster FIBU-/ PPS-ERP-Systeme verarbeiten.

Elektronisches Rechnungseingangsbuch
Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung

Direkt nach dem Posteingang können die Eingangs- und Lieferantenrechnungen gescannt werden. DokuBit ist in der Lage mithilfe einer intelligenten Logik den Absender auszulesen und das Dokument automatisch zuzuordnen. Auslesen und Weiterverarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden ebenfalls abgebildet.

E-Mail Archivierung
DokuBit E-Mail Archiv

Durch Festlegung von Regeln kann DokuBit jede E-Mail automatisiert entsprechenden Kunden, Lieferanten etc. zuordnen. Die Lösung unterstützt so die Ablage des kompletten digitalen Schriftverkehrs zentral bei dem entsprechenden Vorgang.

Maschinen- und Anlagenkartei
Maschinen- und Anlagenkartei

Die Software kann Sie u.a. an Wartungstermine von Maschinen und Anlagen erinnern.

Normenverwaltung
Normenverwaltung mit DokuBit

Normenbestandsmanagement mit DokuBit: Nutzen Sie die Suchfunktion zur Schlagwortsuche in der Struktur und zur Begriffssuche im Volltext. Die aktuelle Version einer Norm kann an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden.

Produktionsbelege archivieren
Produktionsbelege sicher archivieren

Die Ablage Ihrer Produktionsbelege erledigen Sie effektiv und sicher mit DokuBit. Alle definierten Ablagevorgaben für Produktionsdokumente wie z.B. Fertigungsanweisungen, Laufkarten etc. werden berücksichtigt.

Reklamationsbearbeitung schnell gemacht
Reklamationsbearbeitung

Dokumenten können leicht und schnell einem Reklamationsvorgang zugeordnet werden, auch solche, die bereits zuvor in der Lösung archiviert wurden.

digitales Vertragsmanagement mit DokuBit
Vertragsmanagement: Laufzeiten und Fristen im Blick

DokuBit unterstützt Sie beim Vertragsmanagement. Bereits bei Ablage eines Vertrages können Sie eine automatische Benachrichtigung einrichten. Sie bekommen dann den Vertrag rechtzeitig vor Auslaufen von der Lösung vorgelegt auf Ihren elektronischen Desktop gelegt.

Wissensarchive
Wissensarchive: Fachzeitschriften und Pressespiegel

Archivieren Sie mit DokuBit Ihre Fachzeitschriften bzw. interessante Artikel und Abhandlungen.

Zentrale Archive
Auftragsmanagement, Auftragsmappen, Vorgangsverwaltung

Die Zuordnung von Dokumenten erfolgt nicht nur zu einem Kunden oder zu einem speziellen Kriterium, sondern z.B. auch zu einer Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder zu einer Vorgangs-Nummer.

elektronische Personalakte im Dokumentenmanagement
Die elektronische Personalakte / Bewerberdaten suchen

DokuBit setzt auf einen besonders hohen Sicherheitsstandard, so dass Sie auch Ihre Personalakten bedenkenlos digital archivieren können.

Qualitätswesen
Dokumentation im Qualitätswesen

DokuBit ist ebenfalls konzipiert für die Organisation und Verwaltung Ihrer QM-Dokumentation.

Sekretariat
Schriftverkehr und Sekretariat

DokuBit erleichtert die Suche nach Dokumenten. Sie finden alle Dokumente leicht über die Prüfzeugnis-, Chargen-, Lieferanten-, Auftrags- oder Bestellnummer wieder.

Versandunterlagen
Versandunterlagen und Abliefernachweise

Im Bereich Logistik und Transport ist die Ablage bzw. Aufbewahrung von Abliefernachweisen, Rollkarten und anderen Versandunterlagen besonders wichtig.

Zielgruppen:

Mittelständische Firmen aller Branchen.

Kunden fragten
Kann ein Rechnungsprüfungsworkflow abgebildet werden?
Ja, Rechnungsprüfungsworkflows können umgesetzt werden. Es gibt auch Referenzen aus dem Bereich Maschinenbauunternehmen der unter Punkt 1 geforderten Größenordnung.

Darüber hinaus können Rechnungen in DokuBit gebucht/kontiert werden. Die Buchungssätze können nach Freigabe der Rechnung über integrierte Schnittstellen an die jeweilige Finanzbuchhaltungssoftware übergeben werden. Selbstverständlich können E-Mail Rechnungen ebenfalls verarbeitet werden. Rechnungen im ZUFeRD Format werde vollständig automatisch ausgelesen.
Bieten Sie Ihre Software als lokale Client-Server-Lösung an?
Ja, im Standard wird DokuBit als interne Client-Server-Lösung eingerichtet. Das System arbeitet nach einem 3-Schicht-Modell:
1. Schicht: Daten
2. Schicht: Applikationsserver (als Software-Dienst)
3. Client
Kein Client/PC erhält direkten Zugriff auf die Datenbank, Freigaben am Server sind ebenfalls nicht erforderlich. Die Dokumente können auch Wunsch (Konfiguration durch Ihren Administrator) auch verschlüsselt werden.
Welche Customizing-Optionen bieten Sie im Zusammenhang mit der Software an?
Wir bieten sämtliche Anpassungs-/Customizing-Optionen direkt aus erster Hand an. Als Hersteller der Software sind wir nicht nur in der Lage, umfangreiche Konfigurationen umzusetzen sondern wir können auf Wunsch - falls dies erforderlich ist - auch in die Programmierung eingreifen. Sehr viele unserer Programmfunktionen / -Module sind aus Kundenanfragen heraus entstanden.
Eignet sich Ihre Software als Dokumentenmanagementlösung für ein Maschinenbauunternehmen mit ca. 350 Mitarbeitern?
Ja, DokuBit DMS eignet sich für den Einsatz bei Maschinenbauunternehmen der o.g. Größenordnung. Entsprechende Referenzkunden können jederzeit kontaktiert oder nach Abstimmung mit dem Kunden auch besucht werden.
Ist das Einscannen von Dokumenten (primär Eingangsrechnungen) und eine revisionssichere Ablage möglich?
Ja, das Einscannen von Eingangsrechnungen und die revisionssichere Ablage sind möglich. Es existiert auch entsprechendes Testat eines Wirtschaftsprüfungsunternehmens hierzu.
weitere Antworten auf Kundenanfragen
SaaS, webbasiert, Cloud:
ja
On-Premises (lokale Installation):
ja
Netzwerkfähig:
ja
Mandantenfähig:
ja
Systemvoraussetzungen:
kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
Win 10
Win 8
Win 7
Win Server
Mainframe basierend
Unix basierend
Linux basierend
Mac OS
Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
iOS
Android
Alte kompatible Betriebssysteme:
Win Vista
Win XP
Datenträger:
DVD
CD-ROM
Download
Flash-Speicher
Allgemeine Angaben zur Software:
Dialogsprache(n):
Deutsch, Englisch
Dokumentation:
Benutzerhandbuch, Online-Hilfe, Demo-Version, Technische Dokumentation
Schulung:
gegen Entgelt
Wartung:
gegen Entgelt
Erstinstallation:
2000
Anzahl der Installationen:
450
Sitz des Herstellers:
Deutschland
  • Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V., Frankfurt
  • Stadtwerke Steinfurt, Steinfurt
  • EOT Eibach Oberflächentechnik GmbH, Lüdenscheid
  • Raziol Zibulla & Sohn GmbH, Iserlohn
  • Dipl.-Ing. Heinrich Leist Oberflächentechnik, Bad Hersfeld unf Fambach
  • Göding & Partner GmbH, Spenge
  • Zisick GmbH, Berlin
  • Fahrzeugklinik GmbH, Hattingen
  • Blumengroßhandel Lars Hein GmbH & Co. KG, Spenge
  • L. Weisen Söhne GmbH & Co. KG, Velbert
  • DeKa Kunststoffenster GmbH
  • V.V.P. Podlech GmbH, Hattingen
  • Oskar Kämmer Schule gGmbH, Braunschweig
  • Steuerbüro Burkhardt
  • Kanzlei Dr. Dohr, Bartsch,
  • ITW Befestigungssysteme GmbH
  • AGEV e.V.
  • Gebr. Ostendorf Kunststoffe GmbH
  • GeHUS mbH
  • Evangelischer Ausländerdienst e.V.
  • Team.F Neues Leben für Familien e.V.
  • Händle Härterei GmbH & Co. KG
  • Bibellesebund e.V.
  • Donau Härterei GmbH
  • SKR Wärme- und Oberflächentechnik AG
  • Heiche GmbH
  • Dirk Battefeld Spedition & Logistik GmbH
  • HTG Härterei GmbH
  • H + W Härterei- und Werkstofftechnik GmbH
  • Seidel medipool GmbH
  • H + W Arnstadt GmbH
  • Deutsche Edelstahlwerke, Lüdenscheid und Stuttgart
  • Christen in der Wirtschaft e.V.
  • RUMA Tapetenmärkte GmbH & Co. KG
  • Bund Freikirchlicher Pfingstgemeinden KdöR
  • SELO Fensterbau GmbH
  • ARCUS Planung und Beratungges. mbH
  • Bund Freikirchlicher Pfingstgemeinden KdöR
  • HvN Hausverwaltung Neuhoff GmbH
  • AL-PRO GmbH & Co. KG
  • VHK Vakuum-Härterei Köllner GmbH
  • Härterei Haferbier GmbH
  • HEGERATH Unternehmensgruppe GmbH
  • Hermann Huster GmbH & Co. KG
  • C. M. Pieper & Comp.
  • Kötting GmbH
  • Prints + Forms GmbH & Co. KG
  • Gebr. Steller Gesenkschmiede
  • Heinrich Schulte Söhne GmbH & Co. KG
  • Röttgers Ketten GmbH & Co. KG
  • Friedr. Ischebeck GmbH
  • Wilhelm Schauerte GmbH & Co. KG
  • Bräutigam Druck
  • Griebsch & Rochol Druck GmbH & Co. KG
  • Knocks FLUID - Technik GmbH
  • PKM GmbH & Co. KG
  • ONK GmbH
  • Tepro Garten GmbH
  • FTF Sander GmbH
  • m&s Sprossenelemente GmbH
  • Schraubenfabrik Schmidt GmbH
  • DocSolution GmbH & Co. KG
  • IBS Anlagentechnik GmbH
  • Digitales Printstudio Kafaii
  • LMP Vertriebs GmbH
  • All Road International GmbH
  • Elektro Bauelemente GmbH
  • Christ Industrie Consulting GmbH
  • Christliche Schriftenverbreitung e.V.
  • hotec GmbH
  • Schneider Electric GmbH
  • Gemeinschaftslabor Cottbus GbR
  • Schneidereit GmbH
  • Monolith Mitte GmbH
  • Monolith United Kingdom
  • INITEC GmbH (g)
  • VKH - Handels- und Dienstleistungsges. mbH
  • Nds. Landvolk Kreisverband 
  • mess wärme minden GmbH
  • Wärme-Messdienst Schmidt GmbH
  • Rechtsanwältin Nicole Wundram
  • BFW van Hoffs GmbH
  • Liebenzeller Mission GmbH
  • BÖCO
  • Reisebüro Schlagheck
  • Wissler & Rademacher GmbH & Co. KG
  • GfG Gesellschaft für Gerätebau mbH
  • Flohe GmbH & Co. KG
  • Ter Hell Plastic GmbH
  • Gerhard Mohr GmbH & Co. KG
  • Dipl.-Ing. Herwarth Reich GmbH
  • SCHENKER AG
  • FELDER GMBH
  • Krämer Marktforschung GmbH
  • Christliche Buchhandlung
  • Waning Anlagenbau GmbH & Co. KG
  • Vornbäumen Stahlseile GmbH & Co. KG
  • Licht im Osten e.V. Missionsbund
  • Hünnemeyer Elektrotechnik GmbH
  • Bayerische Landesbank
  • Georg Noll GmbH
  • Abschleppdienst Widliczek GmbH
  • ARV Reifen GmbH
  • Fischer Oberflächentechnik GmbH
  • Lütticke Feuerschutz GmbH
  • VDT Vakuumdichttechnik GmbH
  • Rolf Krogoll Steuerbüro
  • VDA QMC e.V.
  • H. Ludewig GmbH
  • Härterei Technotherm GmbH & Co. KG
  • Technotherm GmbH Werk II
  • Picker Spezialtiernahrung KG
  • Optik Schriek
  • EHT Erbacher Härtetechnik GmbH
  • Welbers Kieswerke GmbH
  • Seelandt & Utecht OHG
  • DIE BRUDERHAND e.V.
  • Haller & Nill GmbH
  • E.P.H. Schmidt & Co. GmbH
  • Wittmann Härterei GmbH
  • Huber Kunststoff & Technik GmbH
  • MKS Kunststoffspritzguß GmbH
  • Stadtwerke Steinfurt GmbH
  • HTR Rosenblattl GesmbH
  • Kautschuk Verwertungs- Gesellschaft mbH
  • Tomason GmbH
  • Heinz Arnhold GmbH
  • Jörg Faatz Goldschmied & Uhrmacher e.K.
  • GDF GmbH
  • Robert Kukla GmbH
  • AT Härtetechnik GmbH
  • HTO GmbH
  • Feldt Blechbearbeitung
  • Dierichs Druck + Media GmbH & Co.KG
  • Print Media Group GmbH & Co. KG
  • Publikom Z Verlags GmbH
  • ColorDruck Solutions GmbH
  • Mennoniten Kirchengemeinde Minden e.V.
  • Härterei Reese Brackenheim GmbH
  • Seburger & Loske e.K. Fensterbau
  • Wiebrock Mess- und Regeltechnik GmbH
  • POS Tuning Udo Voßhenrich GmbH & Co. KG
  • dtH Tiemann GmbH
  • Clemens Osterhus GmbH & Co. KG
  • Schöpker & Dorgeist
  • Nienstedt GmbH
  • Hesse GmbH & Co. KG
  • Wilhelm Caspers GmbH
  • Teppiche Lalee oHG
  • Zimmermann Lüftungs- und
  • Werner Ruploh KG
  • Lübke Oberflächentechnik GmbH
  • GftK Gesellschaft für
  • Breyer Industrietechnik
  • Deutscher Mieterbund Rhein-Ruhr e.V.
  • Wysluch GmbH
  • DuoTherm Rolladen GmbH
  • Mieterverein Dortmund und Umgebung e.V.
  • Greinwald GmbH
  • Stadtverband der Kleingärtner e.V.
  • Fensterbau Elbe Elster GmbH
  • Schaffer Mobil Wohnmobile GmbH
  • Evangelischer Gemeindeverband
  • weitere ca. 250 Kunden
    Einen Auszug aus der Referenzliste erhalten Sie gerne auf Anfrage.
Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Herr Thomas Rößler
0231-476488-0
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