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DokuBit DMS

Dokumentenmanagement, Workflow, elektronische, revisionssichere Archivierung

Version:  6.2.2

Kompatibel mit
 
 
 
 
 
 
 
 

An unserer Auswahl von Praxisbeispielen können Sie erkennen, wie vielfältig DokuBit eingesetzt werden kann und welchen Umfang an Anforderungen die Lösung abbilden kann.

Belege revisionssicher archivieren
Ausgangsbelege können beim Versand automatisch revisionssicher archiviert werden

Das Modul DokuBit Autoarchiv unterstützt z.B. die Archivierung von steuerrelevanten EDV-Belege automatisch und revisionssicher. Die Lösung arbeitet dabei systemübergreifend und kann Spooldaten verschiedenster FIBU-/ PPS-/  ERP-Systeme verarbeiten.

Elektronisches Rechnungseingangsbuch
Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung

Direkt nach dem Posteingang können die Eingangs- und Lieferantenrechnungen gescannt werden. DokuBit ist in der Lage, mithilfe einer intelligenten Logik den Absender auszulesen und das Dokument automatisch zuzuordnen. Auslesen und Weiterverarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden ebenfalls abgebildet.

E-Mail Archivierung
DokuBit E-Mail Archiv

Durch Festlegung von Regeln kann DokuBit jede E-Mail automatisiert entsprechenden Kunden, Lieferanten etc. zuordnen. Die Lösung unterstützt so die Ablage des kompletten digitalen Schriftverkehrs zentral bei dem entsprechenden Vorgang.

Maschinen- und Anlagenkartei
Maschinen- und Anlagenkartei

Planen Sie regelmäßig wiederkehrende Wartungsaufgaben in DokuBit und lassen Sie sich an die Wartungstermine Ihrer Maschinen und Anlagen erinnern. Archivieren Sie die Wartungsprotokolle anschließend digital im DokuBit Archiv.

Normenverwaltung
Normenverwaltung mit DokuBit

Normenbestandsmanagement mit DokuBit: Nutzen Sie die Suchfunktion zur Schlagwortsuche in der Struktur und zur Begriffssuche im Volltext. Die aktuelle Version einer Norm kann an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden.

Produktionsbelege archivieren
Produktionsbelege sicher archivieren

Die Ablage Ihrer Produktionsbelege erledigen Sie effektiv und sicher mit DokuBit. Alle definierten Ablagevorgaben für Produktionsdokumente wie z.B. Fertigungsanweisungen, Laufkarten etc. werden berücksichtigt.

Reklamationsbearbeitung schnell gemacht
Reklamationsbearbeitung

Dokumente können leicht und schnell einem Reklamationsvorgang zugeordnet werden, auch solche, die bereits zuvor in der Lösung archiviert wurden.

digitales Vertragsmanagement mit DokuBit
Vertragsmanagement: Laufzeiten und Fristen im Blick

DokuBit unterstützt Sie beim Vertragsmanagement. Bereits bei Ablage eines Vertrages können Sie eine automatische Benachrichtigung einrichten. Sie bekommen dann den Vertrag rechtzeitig vor Auslaufen von der Lösung vorgelegt auf Ihren elektronischen Desktop gelegt.

Wissensarchive
Wissensarchive: Fachzeitschriften und Pressespiegel

Archivieren Sie mit DokuBit Ihre Fachzeitschriften bzw. interessante Artikel und Abhandlungen.

Zentrale Archive
Auftragsmanagement, Auftragsmappen, Vorgangsverwaltung

Die Zuordnung von Dokumenten erfolgt nicht nur zu einem Kunden oder zu einem speziellen Kriterium, sondern z.B. auch zu einer Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder zu einer Vorgangs-Nummer.

elektronische Personalakte im Dokumentenmanagement
Die elektronische Personalakte / Bewerberdaten suchen

DokuBit setzt auf einen besonders hohen Sicherheitsstandard, so dass Sie auch Ihre Personalakten bedenkenlos digital archivieren können.

Qualitätswesen
Dokumentation im Qualitätswesen/ Managementsystem

DokuBit ist ebenfalls konzipiert für die Organisation und Verwaltung Ihrer (Qualiäts-)Managementsystem Dokumentation.

Sekretariat
Schriftverkehr und Sekretariat

DokuBit erleichtert die Suche nach Dokumenten. Sie finden alle Dokumente leicht über die Prüfzeugnis-, Chargen-, Lieferanten-, Auftrags- oder Bestellnummer wieder.

Versandunterlagen
Versandunterlagen und Abliefernachweise

Im Bereich Logistik und Transport ist die Ablage bzw. Aufbewahrung von Abliefernachweisen, Rollkarten und anderen Versandunterlagen besonders wichtig.

Funktionen:
Anlegen und Löschen von Dokumenten
Archivierung
Archivierung, Papierbelege, Scanning
Ausgangspost
Belegarchivierung
Benutzer- und Zeitstempel
Datenbank-Schnittstellen
DMS
Dokumentationssysteme
Dokumenten-Kommentierung
Dokumenten-Workflow
Dokumentenarchivierung
Dokumentenklassifikation
Dokumentenstempel
E-Mail-Anhänge
Eingangsrechnungsprüfung
Historie
Importfunktionen
Indexierung
Kategorisierung
Mandantenfähig
Mitarbeiterakte
Notizen
Rechnungsprüfungen
Rechtssichere Archivierung
Revisionssichere Archivierung
Revisionssicherheit
Scanner
Schnittstellen
Sicherung und Archivierung
Stichwortsuche
Termin- und Fristüberwachung
Texterkennung (OCR)
Texterkennungsergebnisse
Verschlagwortung
Verträge einscannen
Vertragsmanagement
Volltextsuche
Wartungsverträge
Wildcardsuche
Zugriffsrechte
Zielgruppen:

Mittelständische Firmen aller Branchen.

Preis:
ab 1.178,10 EUR (990 EUR zzgl. 19% MwSt) - Vollversion, 1 CCU ohne Volumenbegrenzung
Kunden fragten
Kann ein Rechnungsprüfungsworkflow abgebildet werden?
Ja, Rechnungsprüfungsworkflows können umgesetzt werden. Es gibt auch Referenzen aus dem Bereich Maschinenbauunternehmen der unter Punkt 1 geforderten Größenordnung.

Darüber hinaus können Rechnungen in DokuBit gebucht/kontiert werden. Die Buchungssätze können nach Freigabe der Rechnung über integrierte Schnittstellen an die jeweilige Finanzbuchhaltungssoftware übergeben werden. Selbstverständlich können E-Mail Rechnungen ebenfalls verarbeitet werden. Rechnungen im ZUFeRD Format werde vollständig automatisch ausgelesen.
Bieten Sie Ihre Software als lokale Client-Server-Lösung an?
Ja, im Standard wird DokuBit als interne Client-Server-Lösung eingerichtet. Das System arbeitet nach einem 3-Schicht-Modell:
1. Schicht: Daten
2. Schicht: Applikationsserver (als Software-Dienst)
3. Client
Kein Client/PC erhält direkten Zugriff auf die Datenbank, Freigaben am Server sind ebenfalls nicht erforderlich. Die Dokumente können auch Wunsch (Konfiguration durch Ihren Administrator) auch verschlüsselt werden.
Welche Customizing-Optionen bieten Sie im Zusammenhang mit der Software an?
Wir bieten sämtliche Anpassungs-/Customizing-Optionen direkt aus erster Hand an. Als Hersteller der Software sind wir nicht nur in der Lage, umfangreiche Konfigurationen umzusetzen sondern wir können auf Wunsch - falls dies erforderlich ist - auch in die Programmierung eingreifen. Sehr viele unserer Programmfunktionen / -Module sind aus Kundenanfragen heraus entstanden.
Ist das Einscannen von Dokumenten (primär Eingangsrechnungen) und eine revisionssichere Archivierung möglich?

Ja, das Einscannen von Eingangsrechnungen und die revisionssichere Archivierung sind möglich. Es existiert auch entsprechendes Testat eines unabhängigen Wirtschaftsprüfungsunternehmens hierzu, das bescheinigt, das DokuBit DMS die gesetzlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit erfüllt und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.

Eignet sich Ihre Software als Dokumentenmanagementlösung für ein Maschinenbauunternehmen mit ca. 350 Mitarbeitern?
Ja, DokuBit DMS eignet sich für den Einsatz bei Maschinenbauunternehmen der o.g. Größenordnung. Entsprechende Referenzkunden können jederzeit kontaktiert oder nach Abstimmung mit dem Kunden auch besucht werden.
weitere Antworten auf Kundenanfragen
Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Herr Thomas Hohoff
0231/476488-15
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Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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