M-Files

Was ist M-Files?

M-Files ist eine metadatenbasierte, System- und Speicherort-neutrale Softwarelösung für Enterprise Content Management (ECM) sowie Dokumentenverwaltung, die sich durch eine einfache Handhabung und Benutzerfreundlichkeit auszeichnet. In M-Files werden Informationen nach dem Prinzip „was statt wo“ abgelegt und verwaltet. Denn – jeder kennt es – im Laufe der Jahre entstehen durch paralleles Arbeiten in verschiedenen Abteilungen umständliche Ordnerstrukturen, unübersichtliche Netzlaufwerke und unterschiedliche Dokumentenversionen, schlimmstenfalls noch an verschiedenen Orten.

Basierend auf der Idee, was Informationen sind und nicht wo sie sich befinden bietet M-Files eine einheitliche Metadatenebene, über die Informationen über eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche organisiert werden – egal ob Mobil oder per Desktop.

Dabei führt M-Files Informationen aus allen verbundenen Systemen und Datenquellen zusammen, ohne diese selbst zu verändern und ermöglicht damit den 360-Grad-Blick auf Ihre Informationen.

Das Finden und Verwalten von Informationen war noch nie so einfach.

Was unterscheidet M-Files von anderen Dokumentenmanagementsystemen?

M-Files fördert die Zusammenarbeit, durch das Teilen eines Dokuments per Link mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder Kunden. Dies verhindert die Entstehung von Dubletten sowie Versionswirrwarr – denn alle Korrekturen sind an einem Ort. Selbstverständlich können Sie Ihre Workflows verwalten und sicherstellen, dass Inhalte gemäß ihren Unternehmensrichtlinien bearbeitet und genehmigt werden. Darüber hinaus können Sie mit M-Files automatisch rollenbasierte Zugriffs- und Benutzerrechte festlegen.

M-Files verwendet intelligente Mechanismen, die Informationen automatisch analysieren und kategorisieren, um Ihnen die Anlage der Metadaten zu Ihrem Dokument zu vereinfachen. Die sinnvolle Ablage führt natürlich auch dazu, dass Sie geschäftskritische Informationen schneller wiederfinden.

M-Files sorgt durch Workflows für einen effizienten Informationsfluss. Straffen Sie mit M-Files die wichtigen Geschäftsprozesse und Workflows Ihres Unternehmens - angefangen bei einfachen Dokumentenanfragen und Aktualisierungen bis hin zu erweiterten Prüf- und Annahmevorgängen.
Volle Konformität mit FDA 21 CFR Part 11 oder GMP EU Anhang 11.

M-Files erfüllt alle Anforderungen an einen rechts- und revisionssicheren Umgang mit elektronischen Dokumenten sowie an die Sicherheit von Cloud-Lösungen (GoBD konform)

Anwendungsmöglichkeiten/Module:

• Dokumentenmanagement & Informationsverwaltung
• Digitale Akten
• HR-Prozesse
• Enterprise Content Management (ECM)
• Enterprise Information Management (EIM)
• Vertragsmanagement, Fristenverwaltung (M-Files CLM)
• CAPA Management, Audits, Risiko Management (M-Files QMS)
• Informations- und Wissenslandkarten (M-Files Process Maps)

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Einfaches, übersichtliches User-Interface
• Office-Integration (Outlook, Office, Windows Explorer Integration)
• Ordnerlose Speicherung löst das Problem des „Wohin“
• Leistungsstarke Metadaten
• Versionsverwaltung… gegen Verlustängste und Kopienirrsinn
• Zusammenarbeit und automatisierte Workflows
• Dokumententresor mit metadatengeschützten Zugriffsrechten
• Unterwegs und doch alles dabei: Mobile Client und offline arbeiten
• Bereitstellung flexibel, sicher und ausbaufähig
• Hybride Cloud-Lösung: das Beste aus beiden Welten
• Standortunabhängig
• Zuverlässig und revisionssicher (GoBD konform)

Kleine bis große mittelständische Unternehmen sowie Großunternehmen aller Wirtschaftszweige wie beispielsweise:

• Banken / Versicherungen
• Bauwesen
• Energieversorgung
• Forschung
• Gesundheitswesen
• Handel
• Hochschulen und Universitäten
• Immobilien
• Industrie
• Life Science
• Pharma
• Produzierendes Gewerbe
• Qualitätsmanagement
• Transport / Logistik
• Telekommunikation
• Unterhaltung / Medien
• Verarbeitende Industrie
• Verkehrswesen
• Tourismus