Urlaubsanträge müssen genehmigt, Dokumente freigegeben, eine offene Stelle soll neu besetzt werden - die Liste der Arbeitsabläufe in Unternehmen ist beliebig erweiterbar. Diese Arbeitsabläufe setzen sich aus einzelnen Schritten zusammen, die aufeinander aufbauen. Das Ergebnis des ersten Schrittes bestimmt den Ablauf des darauffolgenden Schritts. Die Abarbeitung der einzelnen Schritte eines Arbeitsablaufes erfolgt nach einem festgelegten Plan und meist auch durch bestimmte Bearbeiter im Unternehmen. Der Begriff „Workflow“ steht für genau für diesen Arbeitsablaufplan.
Das Workflow Management System (WfMS) umfasst die Festlegung von Arbeitsablaufplänen und deren Verwaltung. Innerhalb des WfMS wird zunächst der Start- und Endpunkt eines Vorganges definiert. Als Nächstes werden die einzelnen Schritte zwischen Start- und Endpunkt betrachtet und die jeweiligen Aktionen und Schritte bestimmt, die für die Abarbeitung des Arbeitsablaufes ausschlaggebend sind. Ein grafisches Beispiel für einen solchen Plan mit entsprechenden Erläuterungen finden Sie in unseren Software-Tipps zu Workflow Management Systemen.
In der Modellierungs- und Verwaltungsphase der Workflows geht es vor allem darum, für die einzelnen Prozesse die jeweils effiziente digitale Version zu finden. Neben dem generellen Ziel der Digitalisierung von Prozessen steht bei einem Einsatz eines Workflow Management Systems die Vereinheitlichung und Optimierung von Arbeitsabläufen im Mittelpunkt.
Der Kernvorgang und somit auch die wichtigste Funktionalität eines Workflow Management Systems ist das Erstellen und Automatisieren von Workflows. Hierfür sollte das jeweilige WfMS einen möglichst einfach zu bedienenden Designer zur Verfügung stellen. Mit sogenannten WYSIWYG-Workflow-Designern kann ohne weitere Codeprogrammierung die Automatisierung von Arbeitsabläufen umgesetzt werden. Die einzelnen Schritte des Workflows (z. B. Freigaben, Benachrichtigungen, Überprüfungen etc.) können definiert werden.
Grundlage eines jeden Workflows sind die entsprechenden Daten für diesen Workflow. Mit dem WYSIWYG-Designer können Nutzer daher auch Formulare mit den benötigten Feldern erstellen und gleichzeitig festlegen, welche dieser Felder als Pflichtfelder ausgefüllt sein müssen, bevor eine automatische Weiterleitung bzw. Weiterbearbeitung erfolgen kann.
Eine ebenfalls wichtige Funktion innerhalb des WfMS ist das Aufgabenmanagement. Hier werden Checklisten und Standardaufgaben für einzelne Schritte der Workflows erstellt und verwaltet. Das Verfolgen bzw. Überwachen von Fortschritten erfolgt in der Regel in Echtzeit.
Automatisierte Arbeitsabläufe für zum Beispiel die Eingangsrechnungsverarbeitung, Beschaffung, Urlaubsmanagement, Recruiting usw. benötigen ein Rechtesystem für den Zugriff auf die jeweiligen Vorgänge. Das können Rechte für Einzelne oder auch für Gruppen, Abteilungen etc. sein. Zu den Funktionalitäten rund um den Zugriff und die entsprechenden Rechte hierfür gehört auch die automatische Benachrichtigung der verantwortlichen Mitarbeiter, wenn eine Genehmigung bzw. Freigabe eines Schrittes im Verlauf eines Geschäftsprozesses erfolgen soll. Ein WfMS ist meist auch mit einem Feature für Vertretungsregeln und einem Eskalationsmanagement ausgestattet. Aufgaben oder Vorgänge bleiben nicht einfach liegen, sondern werden durch den benannten Vertreter erledigt. In der Regel kann das System Aufgaben automatisch an diesen definierten Vertreter weiterleiten. Bei überfälligen Aufgaben kann das System automatisch z. B. Vorgesetzte informieren.
Ein zentrales Dashboard bietet eine perfekte Übersicht über alle aktiven Workflows des WfMS und zeigt gleichzeitig alle Fälligkeiten für Aufgaben und weitere Informationen zu den einzelnen Workflows an.
Workflow und Geschäftsprozess sind eng miteinander verbunden und die Begriffe werden oft synonym verwendet. Geschäftsprozesse sind klar festgelegte Vorgänge mit einem zielgerichteten Ergebnis. Business Process Management (BPM) umfasst die Modellierung und die Organisation der Prozesse auf einer konzeptionellen und strategischen Ebene. Beim BPM erfolgt die Betrachtung der Prozesse deutlich umfassender als beim Workflow Management.
Der Workflow (also, der Ablaufplan für einzelne Arbeitsschritte) und das Workflow Management beschreiben die automatisierten Aspekte eines Geschäftsprozesses. Hier geht es vor allem um das automatisierte "Wie" des Ablaufs. Das WfMS koordiniert die Rechte und Rollen, die Regeln und die miteinander verbundenen Schritte.
Beispiele für den Einsatz von Workflow Management Systemen sind unter anderem:
Der Beschaffungsprozess kann digital perfekt als Workflow abgebildet werden. Eine Bedarfsmeldung wird erstellt, auf sachliche Richtigkeit geprüft, die Bestellung freigegeben und der Einkauf kann abgewickelt werden.
Freigaben von Dateien aller Art spielen in Unternehmen eine wichtige Rolle. Dokumente wie zum Beispiel Bilder eines neuen Produktes oder bestimmte Vertragsversionen, Projektberichte usw. sollen nicht versehentlich oder ungeplant an die Öffentlichkeit gegeben werden. Mithilfe des WfMS kann dafür gesorgt werden, dass die Freigaben durch die Verantwortlichen erfolgen und erst dann Dateien das Unternehmen auch „verlassen“ oder bestimmten Teams oder Abteilungen zugänglich gemacht werden. Gleichzeitig kann auch ein Workflow für die entsprechende Archivierung dieser Dateien eingerichtet werden.
Der Eingang und die weitere Bearbeitung von Rechnungen können vollständig digitalisiert und automatisiert werden. Rechnungen können den jeweiligen Sachbearbeitern zugeleitet werden, diese können die Rechnungen prüfen und freigeben. Die freigegebenen Rechnungen werden automatisch der Buchhaltung zugeordnet und können gebucht werden. Ist ein Bearbeiter abwesend, sorgen Vertretungsregelungen automatisch für eine Weiterleitung an den dann zuständigen Mitarbeiter.
Workflows können für zahlreiche HR-Bereiche eingerichtet werden. Neben Urlaubsanträgen, Dienstreisen etc. können zum Beispiel alle Vorgänge rund um Stellenausschreibungen und Bewerbungen mit digitalen Workflows abgebildet werden.
Ein Workflow Management System sorgt für die Automatisierung der Geschäftsabläufe. Durch den Einsatz eines Workflow Management Systems als zentrale Plattform wird in der Regel die Transparenz von Geschäftsprozessen gesteigert. Die Bearbeitungszeiten von Prozessen können durch die digitale Automatisierung verkürzt werden, was zu einer Reduktion der Kosten führt. Gleichzeitig kann durch den Einsatz die Compliance effektiv sichergestellt werden. So können beispielsweise Belege, Akten oder Dokumente über Workflows revisionssicher archiviert oder Anträge gemäß der Unternehmensvorgaben geprüft und genehmigt werden. Außerdem wird die Überprüfbarkeit der Vorgänge deutlich verbessert.
Gesamtheitlich betrachtet, bietet ein Workflow Management System alle Möglichkeiten für die Einführung eines effizienten Genehmigungsmanagements im Unternehmen. Zudem werden kollaborative Vorgänge automatisiert, die Durchlaufzeiten verkürzt und die Zusammenarbeit im Team wird erleichtert.