Für unser Dokumentations- und Beratungsunternehmen suchen wir eine Projektmanagement- bzw. ERP-Lösung. Hierbei geht es im Kern um eine PM-Software, da unser Kerngeschäft die Abwicklung von Dokumentationsprojekten ist. Es sind immer ca. 100 bis 150 Projekte aktiv in Bearbeitung. Ein schneller Überblick ist wichtig. Ein typisches Projekt besteht aus 3 bis 6 Teilaufgaben und hat ein Budget von 5.000 bis 10.000 EUR an dem 1 bis 3 Mitarbeiter arbeiten.
Folgende Anforderungen sollte die künftige PM Software erfüllen.
- Projektverwaltung:
- Anlegen von Projekten mit beliebig vielen Teilaufgaben
- Erzeugung von Projektberichten und Auswertungen
- Anlegen bzw. Übernahme der Projektrahmendaten wie Adressen, Bestellnummern etc.
- Zeiterfassung:
- Erfassung reiner Arbeitszeit
- Dokumentation der Arbeitszeit (Zeitnachweise)
- Buchung von Urlaub und Krankzeiten
- Urlaubsantrag und -genehmigung
- Buchung der Arbeitszeit auf Projekte bzw. Teilprojekte
- Kalenderfunktionen
- Stammdaten für Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Materialien:
- Mitarbeiter: Arbeitszeitmodelle, interne Kosten
- Verwaltung von verschiedenen Arbeitszeitmodellen der MA, nach Möglichkeit automatische Neuberechnung von Resturlaub u. ä. bei Änderung des Arbeitszeitmodells
- Kunden: alle relevanten Kundendaten, Kundenpreislisten
- Hinterlegung interner Fixkosten
- Berechtigungslogiken für unterschiedliche User
- Erstellen von Rechnungen auf Basis
- erfasster Zeiten auf Projekte
- angelegter Sachkosten in Projekten
- Reisekosten
- Mahnwesen, Zahlungserinnerungen
- Mail Client
- Versand von Informationen an Kunden, Mitarbeiter via Mail
- direkter Versand von Rechnungen via Mail
- CRM
- Verwaltung der Kundenkommunikation von der Anfrage bis zu den Projekten
- Verwaltung von Kontaktdaten
- Outlook Kontaktdatenimport
- Erstellung von Angeboten
- Umwandlung von Angeboten in Projekte
- Ablage der Dateien an Kunde oder Projekt wie Angebot, AB, Bestellungen, Belege
- Kommunikation:
- Dashboard konfigurierbar
- Chats der Mitarbeiter
- Videokonferenz mit Kunden und Teammitarbeiter
- E-Mail (siehe oben)
- Reports:
- Überblick aller Projekte mit Soll Ist Vergleich und Projektstatus (Budgetübersicht)
- Auswertungen auf Kunden, Projekt und Mitarbeiterebene (Umsatz, Rohertrag, etc.)
- ForeCast wie z. B. gebuchte Stunden x Stundensatz = voraus. Umsatz bzw. Rohertrag
- Projekteingang, Rechnungseingang, Zahlungseingang, etc. auf Kundenbasis, Zeitraumbasis etc.
- Schnittstellen:
- Buchhaltung zu DATEV Unternehmen online
- Kalenderdaten zu Outlook Kalender bzw. Mailserver Kerio
- Ticketsystem (nicht Prio 1):
- Verwaltung der Tickets
- Buchung von Zeiten auf Tickets
- Mandantenfähigkeit
- ggf. Verwaltung von 2 Standorten
Lizenzmodelle/Rahmenbedingungen:
- Lizenzkauf (+ Wartung )
- Alternativ: monatliche Miete skalierbar
- Wartung und 1st Level Support aus Deutschland bzw. in deutscher Sprache
- Installation auf eigener IT bevorzugt (da Kommunikation via Mail, Schnittstellen, etc)
- MS Windows Clients und Windows Server und SQL Datenbank
- Kerio Mailserver
Was NICHT wichtig ist:
- Detaillierte Ressourcen und Auslastungsplanung
- Abbildung komplexer Projekte mit Gantt Charts
- Multiprojektmanagement
- Projektabwicklung nach Scrum etc.
(unsere Projekte sind sehr vielfältig und werden stark durch unsere Kunden getriggert, eine detaillierte Projektplanung ist nicht machbar)
Und noch ein Hinweis: Unsere Übersetzungsprojekte werden in der Software Plunet Business Manager abgewickelt. Eine Schnittstelle dazu ist nicht angedacht. Die Software soll auch nicht abgelöst werden.
Es sind 30 bis 40 Software-Arbeitsplätze geplant.
Abkürzungen:EUR: Euro
PM: Projektmanagement