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Dokumentations- und Beratungsunternehmen sucht Projektmanagement- bzw. ERP-Lösung

Suche / Ausschreibung von: Dokumentations- und BeratungsunternehmenProjekt Nr. 20/2351: beendet

Für unser Dokumentations- und Beratungsunternehmen suchen wir eine Projektmanagement- bzw. ERP-Lösung. Hierbei geht es im Kern um eine PM-Software, da unser Kerngeschäft die Abwicklung von Dokumentationsprojekten ist. Es sind immer ca. 100 bis 150 Projekte aktiv in Bearbeitung. Ein schneller Überblick ist wichtig. Ein typisches Projekt besteht aus 3 bis 6 Teilaufgaben und hat ein Budget von 5.000 bis 10.000 EUR an dem 1 bis 3 Mitarbeiter arbeiten.

Folgende Anforderungen sollte die künftige PM Software erfüllen.

  • Projektverwaltung:
    • Anlegen von Projekten mit beliebig vielen Teilaufgaben
    • Erzeugung von Projektberichten und Auswertungen
    • Anlegen bzw. Übernahme der Projektrahmendaten wie Adressen, Bestellnummern etc.
  • Zeiterfassung:
    • Erfassung reiner Arbeitszeit
    • Dokumentation der Arbeitszeit (Zeitnachweise)
    • Buchung von Urlaub und Krankzeiten
    • Urlaubsantrag und -genehmigung
    • Buchung der Arbeitszeit auf Projekte bzw. Teilprojekte
    • Kalenderfunktionen
  • Stammdaten für Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Materialien:
    • Mitarbeiter: Arbeitszeitmodelle, interne Kosten
    • Verwaltung von verschiedenen Arbeitszeitmodellen der MA, nach Möglichkeit automatische Neuberechnung von Resturlaub u. ä. bei Änderung des Arbeitszeitmodells
    • Kunden: alle relevanten Kundendaten, Kundenpreislisten
    • Hinterlegung interner Fixkosten
  • Berechtigungslogiken für unterschiedliche User
  • Erstellen von Rechnungen auf Basis
    • erfasster Zeiten auf Projekte
    • angelegter Sachkosten in Projekten
    • Reisekosten
    • Mahnwesen, Zahlungserinnerungen
  • Mail Client
    • Versand von Informationen an Kunden, Mitarbeiter via Mail
    • direkter Versand von Rechnungen via Mail
  • CRM
    • Verwaltung der Kundenkommunikation von der Anfrage bis zu den Projekten
    • Verwaltung von Kontaktdaten
    • Outlook Kontaktdatenimport
    • Erstellung von Angeboten
    • Umwandlung von Angeboten in Projekte
    • Ablage der Dateien an Kunde oder Projekt wie Angebot, AB, Bestellungen, Belege
  • Kommunikation:
    • Dashboard konfigurierbar
    • Chats der Mitarbeiter
    • Videokonferenz mit Kunden und Teammitarbeiter
    • E-Mail (siehe oben)
  • Reports:
    • Überblick aller Projekte mit Soll Ist Vergleich und Projektstatus (Budgetübersicht)
    • Auswertungen auf Kunden, Projekt und Mitarbeiterebene (Umsatz, Rohertrag, etc.)
    • ForeCast wie z. B. gebuchte Stunden x Stundensatz = voraus. Umsatz bzw. Rohertrag
    • Projekteingang, Rechnungseingang, Zahlungseingang, etc. auf Kundenbasis, Zeitraumbasis etc.
  • Schnittstellen:
    • Buchhaltung zu DATEV Unternehmen online
    • Kalenderdaten zu Outlook Kalender bzw. Mailserver Kerio
  • Ticketsystem (nicht Prio 1):
    • Verwaltung der Tickets
    • Buchung von Zeiten auf Tickets
  • Mandantenfähigkeit
    • ggf. Verwaltung von 2 Standorten

Lizenzmodelle/Rahmenbedingungen:

  • Lizenzkauf (+ Wartung )
  • Alternativ: monatliche Miete skalierbar
  • Wartung und 1st Level Support aus Deutschland bzw. in deutscher Sprache
  • Installation auf eigener IT bevorzugt (da Kommunikation via Mail, Schnittstellen, etc)
  • MS Windows Clients und Windows Server und SQL Datenbank
  • Kerio Mailserver

Was NICHT wichtig ist:

  • Detaillierte Ressourcen und Auslastungsplanung
  • Abbildung komplexer Projekte mit Gantt Charts
  • Multiprojektmanagement
  • Projektabwicklung nach Scrum etc.
    (unsere Projekte sind sehr vielfältig und werden stark durch unsere Kunden getriggert, eine detaillierte Projektplanung ist nicht machbar)

Und noch ein Hinweis: Unsere Übersetzungsprojekte werden in der Software Plunet Business Manager abgewickelt. Eine Schnittstelle dazu ist nicht angedacht. Die Software soll auch nicht abgelöst werden.

Es sind 30 bis 40 Software-Arbeitsplätze geplant.

Wir haben 25 Softwarelösungen recherchiert. Beispielsweise kommen aufgrund der spezifischen Anforderungen folgende Lösungen in Frage:

Software Lösungen gefunden
SoftGuide Rechercheteam hat die Arbeit an der Ausschreibung beendet.
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation

Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:

Projektstatistik

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 25
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 15 (12)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 64
Erhaltene E-Mails von Anbietern 6
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 6
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 11

Kontakt zum ausschreibenden Unternehmen aufnehmen:

Die Ausschreibung ist bereits beendet.

Fragen zu Ausschreibungen beantworten wir gerne unter Tel. 05363 / 8094-0 oder per E-Mail an info@softguide.de