Software > Softwaresuche / Ausschreibungen > Geldinstitut sucht für nicht-bankbezogene Aktivitäten eine Adressverwaltung

Geldinstitut sucht für nicht-bankbezogene Aktivitäten eine Adressverwaltung

Suche / Ausschreibung von: GeldinstitutProjekt Nr. 20/2365, bis: 9. Feb. 2021

Wir sind ein Geldinstitut und suchen für unsere nicht-bankbezogenen Aktivitäten, wie z.B. Veranstaltungsmanagement, Testaments- u. Nachlassverwaltung, Stiftungsmanagement und Pressearbeit, eine Adressverwaltung.

Die Software sollte folgende Anforderungen erfüllen:

Personen und Adressen (10.000 - 11.000 Stück)

  • Privat- bzw. Einzelpersonen mit Adressdaten (Post, Telefon, Email, Homepage) national und international
  • gezielte Anrede von Personen in Abhängigkeit von Funktion, Organisation und Gremium: persönlich, geschäftlich
  • Unternehmen, Presse-Medien, Schulen, Vereine, Stiftungen, Dienstleister, Friedhöfe, Grabpfleger, etc. inkl. Ansprechpartner mit Adressdaten (Post, digital, Telefon)
    nationale und internationale Formate
  • Verknüpfung von Adressen z.B. zwischen Unternehmen und Privatpersonen
  • Zusatzfeld für Vorstandsbriefe: wer unterschreibt, wie ist die Anrede
    • Unterschrift Vorstand D1
    • Unterschrift Vorstand D2
    • Unterschrift Vorstand D3
    • Unterschrift Vorstand D4
    • 4 Felder ggf. auch hinterlegen der Unterschriften
  • frei definierbare und vollständig integrierte Zusatzfelder bzw. Merkmale oder Attribute. U.a. Kammerkonzert, Weihnachten, Presse, Lehrer für Verteilerlisten in Form von Stichwörter, Felder oder Auswahllisten mit Mehrfachnennung
  • Plausibilitäts- und Dublettenprüfung
  • Beziehungen zwischen Adressen herstellen und unterschiedliche Sichtweisen
  • Versandsperre

Kommunikation

  • Einzelbriefe, E-Mails
  • personalisierte Serienbriefe, -faxe und -E-Mails (Text, HTML, Anhänge, pdf)
  • Brief- bzw. E-Mail-Vorlagen ggf. Nutzung unserer Word-Briefbögen
  • Zu- und Absagelink für Mailings bei Einladung für Veranstaltungen
  • Verwendung unterschiedlicher Absender (Stiftungen, Unternehmen, Ansprechpartner)
  • Widerspruchslink, falls Empfänger nicht mehr kontaktiert werden möchte in Mailing inkl. automatische Verarbeitung der Rückmail mit Sperrung der Adresse in Datenbank
  • themenbezogene Sperrung bzw. Widerspruch im Adressdatensatz
  • Auswertung von Email-Reaktionen z.B. empfangen, gelesen oder Zusage bzw. Absage bei Einladungen
  • Kommunikationshistorie der Ansprechpartner z.B. Telefonate, E-Mail, Brief usw. inkl. Notiz und Link zum Dokument

Spenden

  • Empfänger, Betrag, Datum, Co-Sponsor, Kategorie
  • 1:N-Beziehung zu Personen bzw. Unternehmen für Beiträge bzw. Spenden
  • Co-Sponsoren (1:1 Beziehung zu Adressen (Spendern))
  • Quellen (1:1-Beziehung zu Spenden)
  • Doku Spendenbescheinigung inkl. Datum
  • Auswertungen: unterschiedliche Blickwinkel der Tabellen, Gesamtübersicht und zum jeweiligen Adressdatensatz und woher kommen die Quellen
    z.B. nach einem Verein, sollte ggf. per Kommunikationshistorie möglich sein

Testament, Erbschaften, Stiftungen

  • Kommunikationsdatenverwaltung von Testamentsvollstreckungen, Erbschaften, Stiftungen

Veranstaltungen

  • Adressen Verknüpfung zu Veranstaltung xy für Einladungen
  • Veranstaltung: Datum, Ort, min. bzw. max. Teilnehmer
  • Zusagen bzw. Absagen
  • N:M-Tabellen wie Veranstaltungen mit unterschiedlicher Sichtweise (Auswertung)
  • Anzahl zu versendender Plakate oder Flyer für Etiketten

Datenschutz

  • datenschutzkonform nach DSGVO
  • Sperrvermerke
  • integrierte Auskunftspflicht in lesbarer Form und digitaler Form (z.B. pdf und csv)
  • Löschkonzept
  • Überwachen der Löschfristen

allgemeine Funktionen

  • Drucken von Etiketten, Namenschilder
  • Datenexport - u.a. Erzeugen von verschiedenen Listen u.a. Adressliste, Geburtstagslisten, Etiketten und Namensschildern, inkl. Export nach Excel
  • Adressimport aus Web-Datenbank (intrex), Exceldateien und Access-DB (Zumindest für die Einführung des Systems!)
  • Dokumentenverwaltung (Anschreiben, Briefe, Faxe und E-Mails, Presseanschreiben, Erbschaften bzw. Nachlässe
  • Rechte- und Berechtigungskonzept: Tabellen, Feld-Ebene, Funktionsebene

Technik

  • Serverinstallation (Terminalserver) - keine Cloud oder SaaS-Lösung
  • zentrale Datenbank mit (de-)zentraler Pflege integriert
  • Integration ins gewohnte Arbeitsumfeld Microsoft® Office (Word, Excel & Outlook)
  • Datenbanksystem Oracle präferiert; wenn ein anderes DB-System, muss Betrieb und Wartung vom Anbieter bzw. Dienstleister sichergestellt werden
  • Mandantenfähigkeit
  • Mehrbenutzerfähigkeit

Es werden 20-30 Software-Arbeitsplätze benötigt.

Wir haben 21 Softwarelösungen recherchiert. Beispielsweise kommen aufgrund der spezifischen Anforderungen folgende Lösungen in Frage:

Software Lösungen finden
Das SoftGuide Rechercheteam erarbeitet weitere potenzielle Lösungen...
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation

Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:

Projektstatistik (Stand 02.12.2020)

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 21
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 10 (7)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 51
Erhaltene E-Mails von Anbietern 6
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 2
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 7