Gemeinnützige Forschungseinrichtung sucht Labor Informations- und Management System

Wir sind ein DIN EN ISO/IEC 17025 akkreditiertes Labor und prüfen hauptsächlich Gas- und Ölgeräte, Gasarmaturen und Feuerstätten für Biomassefeuerung. Hierbei sind wir für ca. 200 Produktnormen und Verordnungen akkreditiert. Wir suchen ein Labor Informations- und Management System, welches die Effizienz bei der Planung und Abarbeitung unserer vielfältigen und komplexen Prüfaufgaben steigert, für alle Anwender leicht zu bedienen und möglichst flexibel auf unser Aufgabenspektrum anzupassen ist.

Die Software soll möglichst für die gesamte Prozesskette von Angebot bis zur Abrechnung verwendbar sein. Hierbei ist zu beachten, dass es bereits ein bestehendes CRM gibt, welches genutzt werden soll und welches auch grundlegende Angebotsdaten erhalten soll. Dies kann durch eine Datenschnittstelle erfolgen oder indem die Software erst ab dem Prüfauftrag ansetzt.

Die Hauptprozesse umfassen:

• Kundenanfrage
• Angebotserstellung
• Auftragsvergabe
• Prüfungsdurchführung mit Prüfanweisungen
• Eingabe der Messwerte
• Auswertung
• Berichtserstellung
• Projektabschluss mit Abrechnung

Dazu kommen noch weitere Prozesse, die abgebildet werden sollen. Diese sind:

• Prüf- und Messmittelverwaltung mit Historie sowie Verknüpfung zu den Prüfberichten

Hierzu gehören auch

• Validierungen und Verifizierungen sowie Ringversuche, welche für Prüfstände notwendig sind
• Verwaltung des Akkreditierungsumfangs (welche Normen/Ausgabestände sind enthalten, in welchen Berichten angewendet)
• Dokumentieren von Kompetenzen (Nachweis über Schulungen und durchgeführte Prüfungen)
• Kalenderplanung von Mitarbeitern und Prüfständen sowie Mitarbeiterstundenbuchung.
• Korrespondenz mit dem Kunden in Bezug auf bestimmte Projekte

Wir haben nur sehr wenige automatisierte Prüfstände, für die eine Datenanbindung sinnvoll wäre. Meist werden Messwerte und Prüfergebnisse händisch aufgenommen.
Die Prüfaufgaben und Prüfmuster sind sehr vielfältig und der Anteil an freiem Text in Berichten ist sehr groß. Zudem kann es auch passieren, dass nur Teilpunkte einer Prüfnorm benötigt werden.

Es sind gegenwärtig rund 20 Mitarbeiter im Prüflabor tätig. Jeder sollte einen Zugang haben.