Was versteht man unter eSignatur?

Der Begriff „eSignatur“ (elektronische Signatur) ist ein Oberbegriff für Verfahren, mit denen Dokumente elektronisch unterzeichnet werden können. Dabei handelt es sich um digitale Äquivalente zur handschriftlichen Unterschrift, die in elektronischen Geschäftsprozessen zur Authentifizierung und rechtlichen Absicherung eingesetzt werden. Die eSignatur umfasst unterschiedliche Signaturniveaus, die sich in Bezug auf Sicherheit, Nachweisbarkeit und rechtliche Wirkung unterscheiden:

Einfache elektronische Signatur (EES): z. B. eine eingescannte Unterschrift oder das Anklicken eines „Ich stimme zu“-Buttons. Geringes Sicherheitsniveau.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): eindeutig dem Unterzeichner zuordenbar und fälschungssicherer; erfordert in der Regel Authentifizierung.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES): basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und wird mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Die digitale Signatur ist dabei ein technisches Verfahren auf Basis kryptografischer Methoden (z. B. asymmetrische Verschlüsselung) zur Umsetzung fortgeschrittener und qualifizierter eSignaturen. Sie gewährleistet Integrität und Authentizität des Dokuments.

Typische Softwarefunktionen im Bereich „eSignatur“:

Dokumenten-Upload: Bereitstellung von Dokumenten zur elektronischen Unterzeichnung in Formaten wie PDF oder DOCX.
Signaturerstellung: Auswahl und Anwendung der gewünschten Signaturart (einfach, fortgeschritten, qualifiziert).
Identitätsprüfung: Einbindung von Authentifizierungsverfahren (z. B. eID, VideoIdent, SMS-TAN) je nach Signaturtyp.
Digitale Signaturtechnologie: Einsatz kryptografischer Verfahren zur Erzeugung und Prüfung der Signatur.
Mehrstufige Signaturprozesse: Unterstützung von Workflows mit mehreren Unterzeichnern, auch standortübergreifend.
Zeitstempelung: Beweissichere Protokollierung des Signaturzeitpunkts.
Integritätsprüfung: Sicherstellung, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht manipuliert wurde.
Rechtskonforme Archivierung: Revisionssichere Ablage und Nachvollziehbarkeit aller Signaturvorgänge (Audit Trail).
Schnittstellenintegration: API-basierte Anbindung an ERP-, CRM-, DMS- oder Vertragsmanagementsysteme.
Benachrichtigungs- und Erinnerungsfunktionen: Automatische Hinweise zu ausstehenden oder abgeschlossenen Signaturvorgängen.

Beispiele für „eSignatur“:

Ein Softwareunternehmen lässt Projektverträge von Kunden mit qualifizierter Signatur unterzeichnen.
Ein HR-Team versendet digitale Arbeitsverträge zur Unterschrift per fortgeschrittener eSignatur mit Identitätsnachweis.
Ein Lieferantenvertrag wird in einem mehrstufigen digitalen Workflow von mehreren Parteien unterzeichnet.
Ein Geschäftsführer nutzt eine eSignatur-Plattform mit Zeitstempelung zur rechtskonformen Freigabe von Jahresabschlüssen.
Ein integriertes CRM-System startet automatisiert die Signaturanforderung für neue Kundenvereinbarungen.