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Stiftung sucht Software für die Dokumentation und Auswertung

Suche / Ausschreibung von: StiftungProjekt Nr. 21/2757, bis: 4. Apr. 2022

Wir sind eine gemeinnützige Stiftung aus Norddeutschland und suchen für unsere Belange eine Dokumentationssoftware (Dokumentation und Auswertung). Wir sind branchenmäßig im Rahmen der Frühen Hilfen im Gesundheitswesen angesiedelt und helfen und betreuen Schwangere und Familien rund um die Geburt. Mit der Einführung der neuen Dokumentationssoftware sollen folgende Ziele erreicht werden:

  • Abbildung der Prozesse
    • zur Unterstützung der Dokumentation sollen die Prozessschritte des bestehenden Programms in der Software abgebildet werden
    • Abbildung der Schwerpunktarbeiten innerhalb des Programms sowie deren Vernetzung
  • Auswertungen
    • Bereitstellung von definierten Auswertungen bzw. sauberer Rohdaten zur Erstellung von Auswertungen
  • Medienbruchvermeidung
    • Allgemeine Nutzbarkeit und Verfügbarkeit der Dokumentation in dem gesamten Programm (unter Beachtung des Berechtigungskonzeptes)
    • Unterstützung der medienbruchfreien Klienten-Dokumentation und -Verwaltung
  • Zusammenarbeit und Datenschutz/Informationssicherheit
    • Umsetzung eines effizienten, effektiven und detaillierten Berechtigungskonzeptes
    • detailliertes Herunterbrechen der Zugangs-, Zutritts-, Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigung bis auf Klienten-Ebene
  • IT-Landschaft
    • Integration in die vorhandene IT-Landschaft
  • Mitarbeiterkompetenz
    • Befähigung der Mitarbeiter zur Arbeit mit dem Programm

Folgende Anforderungen soll die Software erfüllen:

  • Digitalisierung Dokumente, u.a.
    • der Papier-Posteingang soll in einem geeigneten Verfahren digitalisiert und elektronisch für die weitere Verarbeitung zur Verfügung gestellt werden
    • verschiedene Posteingangskörbe
    • die in einem zentralen Posteingangskorb eingegangenen Dokumente sollen mit einer individuellen Verschlagwortungsmaske verknüpfbar sein, die es erlaubt, entsprechende Metadaten zu erfassen
    • auf Basis der Metadaten sollen die Posteingänge (Dokumente) automatisiert an andere Gruppen- oder Mitarbeiterpostfächer verschoben werden
    • es soll eine statistische Auswertung bzw. ein Reporting geben
    • die Inhaber von Posteingangskörben sollen über den Posteingang per Mail und/oder per „Dashboard“ (nach Login ins Softwareprodukt) informiert werden
    • das Informationsprocedere soll sowohl individuell durch den Anwender als auch administrativ anpassbar und auswertbar sein
    • eingescannte Dokumente sollen in der Software automatisch dem jeweiligen Klienten zugeordnet werden
  • Suche, u.a.
    • die Suchfunktion soll sich direkt auf der Übersichtsseite befinden
    • Volltext-Suchfunktion
    • soll die Ergebnisliste bereits während der Eingabe anzeigen und fortlaufend aktualisieren („Live-Suche“)
    • die Suchfunktion soll bei wenigen oder keinen Treffern Suchvorschläge machen. Insbesondere bei Tippfehlern soll Suchenden so geholfen werden, die Suchstrategie zu verbessern
  • Elektronische Signatur, u.a.
    • der Anbieter soll darlegen, in welcher Form die QES (gemäß Art. 3 Nr. 12 eIDAS-Verordnung) in der Software-Lösung eingebunden werden kann, wie die Arbeitsweise/der Umgang damit ist und welche Anbieter für die Signaturerstellung infrage kommen (best practice)
    • das Programm soll Dokumente mit einer QES versehen können, um die Echtheit zu bestätigen (z. B. Rechnungen etc.)
    • die QES soll anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sein und zur Authentifizierung dienen
  • Auswertungen und Reporting, u.a.
    • vordefinierte Routine-Auswertungen hinterlegt sein
    • es soll möglich sein, alle im Softwareprodukt gespeicherten Daten so in Listen zu exportieren, dass eine Weiterverarbeitung in MS Excel oder in einem BI-Tool möglich ist
    • die Suchfunktion soll für Auswertungen und Reports verwendet werden
  • Archivierung (Langzeitarchivierung, gesetzliche Aufbewahrungsfristen)
  • Digitale Arbeitsprozesse, u.a.
    • es soll möglich sein, die von dem Auftraggeber künftig definierten Arbeitsprozesse als Workflows innerhalb des Systems ablaufen können
    • elektronische Formulare und Masken zu erstellen - dies soll über einen Formulareditor möglich sein
    • es sollen Workflows abgebildet werden können, die in Abhängigkeit bestimmter Parameter automatisch verzweigen (Wertegrenzen, Freigabegrenzen etc.); also Entscheidungsregeln verarbeiten können
    • eine vollständige Historisierung eines Workflows abgebildet werden und aufrufbar sein (wer, wann, welche Entscheidung getroffen hat)
  • Weiteres zur Abbildung der Arbeitsprozesse
    • Erkennen – Auswertung von bestimmten Bögen und Direktmeldung
    • Klären – Durchführung des Clearings
    • Planen – Erstellung einer Hilfe- und Veränderungsplanung
    • Beraten und Vernetzen – Steuerung zu passgenauen Angeboten
    • Begleiten – Monitoring der Unterstützungsleistungen
    • Abschließen – Beendigung der Unterstützung und Zusammenarbeit
    • Evaluieren – Überleitungswirkung, Klientenzufriedenheit, weiterer Unterstützungsbedarf
    • Feststellung einer möglichen Kindeswohlgefährdung
  • IT- und Informationssicherheit / Datenschutz, u.a.
    • der Anbieter soll darlegen, inwieweit die Anforderungen der gültigen Informationssicherheitsleitlinie des Auftraggebers erfüllt werden
    • das Programm soll die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben (DSG-EKD) berücksichtigen
  • Migration, u.a.
    • Altdatenübernahme - bei der Migration handelt es sich um sehr große Datenmengen (Klienten-Akten), die bereits produziert wurden und in der aktuellen Dokumentationssoftware hinterlegt sind
    • erforderlich hierbei ist allerdings eine lückenlose Dokumentation des Gesamtprozesses (Thema Revisionssicherheit etc.), um nachweisen zu können, dass alles was migriert werden sollte, auch korrekt in das Softwareprodukt migriert wurde
    • die migrierten Akten sollen in deren Metadaten als migriert und mit dem Migrationsdatum gekennzeichnet sein
  • Schnittstelle, u.a.
    • eine in die MS Office (zukünftig auch Office 365) Umgebung integrierbare und von dort aus einfach zu benutzende Möglichkeit geben, Dokumente und E-Mails im Softwareprodukt zu archivieren und versionsgestützt zu bearbeiten
    • soll eine REST-Schnittstelle, langlebige Schnittstelle für den Import, den Export und das Auffinden von Dokumenten bereitstellen
    • es soll eine (API-)Schnittstelle zwischen der Software und den jeweiligen Informationssystemen geben
  • Sonstiges, u.a.
    • soll jederzeit auf Benutzereingaben reagieren (kein „Einfrieren“ der Benutzeroberfläche)
    • soll den Anwendenden die Möglichkeit geben, laufende Vorgänge abzubrechen
    • Benutzerrechteverwaltung, entsprechende Vergabe von Berechtigungen (Admin, User etc.)
    • mandantenfähig
    • Skalierbarkeit - der Anbieter muss darlegen, wie eine Skalierung der Software auf andere Standorte und Einrichtungen erfolgen kann
    • Vor-Ort-Installation (keine Cloud-Lösung)
    • netzwerktauglich
    • Unterstützung von mobilen Endgeräten
    • Lieferung, Installation und Inbetriebnahme der Software durch den Anbieter
    • entsprechende Reaktionszeiten nach Störungsmeldung
    • die Möglichkeit von Schulungen durch den Anbieter
    • soll die Möglichkeit einer Fernwartung anbieten
    • der Anbieter muss auf dem Markt etabliert sein, drei Referenzen aufführen können, die entsprechende Erfahrung und ausreichende Bonität haben und eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Finanz- und Sozialkassen vorlegen können
    • es ist ein Softwarepflegevertrag über die Dauer von 60 Monaten anzubieten, der u.a. Softwareupdates, Support, Fehlerbehebung und die Nutzungsrechte für neue Versionen der Software enthält

Gearbeitet wird in einer MS Windows-Systemlandschaft und Virtualisierungsumgebung.

Es sind 25 Software-Arbeitsplätze geplant. Eine bundesweite Übertragung wäre möglich, auf dann bis zu 300 Arbeitsplätze.

Ein detailliertes Lastenheft und idealerweise auch das Bewertungsblatt können gegebenenfalls bei SoftGuide angefordert werden.

Wir haben 21 Softwarelösungen recherchiert. Beispielsweise kommen aufgrund der spezifischen Anforderungen folgende Lösungen in Frage:

C&S® KlientenManager
GETECO conviva
VIA-S - Softwarelösung für soziale Einrichtungen
Projektron BCS - Die webbasierte Projektmanagement-Software
Software Lösungen finden';
Das SoftGuide Rechercheteam erarbeitet weitere potenzielle Lösungen...
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation

Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:

Projektstatistik (Stand 22.01.2022)

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 21
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 9 (8)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 60
Erhaltene E-Mails von Anbietern 17
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 0
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 4