Systemhaus sucht für einen Dienstleister eine Vertragsmanagementsoftware

Wir suchen als Systemhaus eine Software für Vertragsmanagement und Vertragscontrolling für einen Dienstleister.

Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:

• 1. Funktionsumfang: Es müssen alle Verträge schnell, einfach, (revisions-)sicher und vollständig erfasst, bearbeitet und ausgewertet werden können.
  • 1.1. Vertragsarten
    • 1.1.1. Es müssen diverse Vertragsarten abgebildet werden können. Verträge sind Werkverträge (bspw. Wartungsverträge, Architektenverträge, Softwareprogrammierung, etc.), Versicherungsverträge, Lizenzverträge, Dienst(leistungs)verträge (Dauerschuldverhältnisse aller Art), Mietverträge (insb. Leasingverträge, Vermiet- und Anmietverträge, etc.), Kaufverträge, etc. pp.)
    • 1.1.2. Es müssen auch zukünftig neue Vertragsarten und –gestaltungen konfigurier- und abbildbar sein. Es muss ein generelles Konzept zur Abbildung von Verträgen aller Art bestehen.
    • 1.1.3. Es müssen Vertragsvorlagen implementiert werden können, welche anschließend von Anwendern aus den Fachbereichen in vordefinierten Umfang gestaltbar sind.
  • 1.2. Vertragslebenslauf: Es müssen alle Lebenslaufphasen eines Vertrages abbildbar sein.
    • 1.2.1. Vertragsanbahnung mit Anfrage-, Ausschreibungs-, Angebote-, Angebotsvergleichs-, Genehmigungsverfahren sowie damit korrelierenden Vereinbarungen in der Vertragsanbahnung (bspw. Letter-of-Intent, Vertraulichkeitsvereinbarungen, etc.). Es sollten hier bereits im digitalen Vertragsprozess in der Phase des Angebotsvergleichs alle zeitlichen und finanziellen Risiken erfasst werden
    • 1.2.2. Vertragsabschluss sollte Funktionalitäten hinsichtlich der Termin- und Finanzplanung über den gesamten Vertragszeitraum beinhalten.
    • 1.2.3. Vertragsdurchführung mit Aufgabenverwaltung, Budgetierung, automatischer Rechnungsstellung, automatischer Rechnungsprüfung, etc. pp.
    • 1.2.4. Vertragsänderungen, Historienverwaltung, Verlängerungen und Verkürzungen jeweils mit automatischer Neuberechnung der zugehörigen Planwerte.
    • 1.2.5. Workflows zur Vertragserstellung, -prüfung, -verlängerung und -beendigung.
    • 1.2.6. Verträge müssen in ihren jeweils verschiedenen Vertragsstadien führbar sein (bspw. Kalkulation, Plan, Soll, Ist, etc. pp.). Insbesondere sollte es möglich sein, den Vertragsabschluss oder Vertragsänderungen bspw. hinsichtlich Kosten zu „simulieren“.
  • 1.3. Vertragsdaten und Geschäftsprozesse: Alle nachstehenden Vertragsdaten sollten erfass- und/oder berechenbar sein.
    • 1.3.1. Vertragsstrukturen (insbesondere Geschäftspartner, Objekte, Leistungsumfänge, Kostenstellen, etc.)
    • 1.3.2. Beziehungen (zwischen einzelnen oder mehreren Geschäftspartnern, Vertragsobjekten und Verträgen -> Interdependenzanalyse)
    • 1.3.3. Vertragsregeln (Zeitwirkungen, Finanzwirkungen und/oder andere definierbare auslösende Ereignisse)
    • 1.3.4. Vertragswirkungen (Plan, Soll, Ist, Preise, Werte (vergangenheits-, gegenwarts-, zukunftsbezogen)
  • 1.4. Geschäftspartner: Die Software muss folgende Geschäftspartnerdaten verwalten können.
    • 1.4.1. Stammdaten
    • 1.4.2. Adressdaten
    • 1.4.3. Ansprechpartner (bspw. Datenschutzbeauftragter, Geschäftsführer, Innen-Revision, etc.)
    • 1.4.4. Bankverbindungen
    • 1.4.5. Zertifizierungen
    • 1.4.6. Geschäftspartnerbeziehungen (gemeint sind Konzernstrukturen, verbundene Unternehmen, Kooperationen, etc.)
    • 1.4.7. Bonitätsbewertungen
    • 1.4.8. Zusatzdaten
  • 1.5. Subunternehmerdaten
    • 1.5.1. Subunternehmerbeziehungen zu Geschäftspartner (Verlagerungskette)
    • 1.5.2. Subunternehmerbeziehungen zu bestimmten Verträgen und Vertragsobjekten
    • 1.5.3. Vollständige Subunternehmerdaten wie 1.4.
  • 1.6. Vertragsobjekte: Es müssen Vertragsobjektdaten mit der Software verwaltbar sein.
    • 1.6.1. Stammdaten
    • 1.6.2. Objektbeziehungen
    • 1.6.3. Anforderungen abgeleitet aus Geschäftsprozessen, bspw.:
    • 1.6.4. Geschäftspartnerrollen in Objekten
    • 1.6.5. Zusatzdaten
    • 1.6.6. Kritisrelevante Vertragsobjekte?
  • 1.7. Vertragsstammdaten: Es müssen Vertragsstammdaten in der Software verwaltet werden können.
    • 1.7.1. Vertrag
    • 1.7.2. Vertragspartner (Mehrparteifähigkeit)
    • 1.7.3. Stammdaten
    • 1.7.4. Vertragslaufzeit
    • 1.7.5. Beziehungen (Vertragsbeziehungen, Ansprechpartner-Rollen in Verträgen, Revision, etc.)
    • 1.7.6. Vertragsklauseln: Die Software muss Dokumente, Notizen, E-Mails, Schriftverkehr, etc. verwalten können, insb.:
    • 1.7.7. E-Mails
    • 1.7.8. Briefpost (als Scan)
    • 1.7.9. Notizen
    • 1.7.10. Termine zum Vertrag (ggfs. mit Protokollfunktion)
  • 1.8. Leistungsumfang
    • 1.8.1. Es müssen alle möglichen Daten zum Leistungsumfang (bspw. Leistungsgegenstände, Leistungsverzeichnisse, Pflichtenhefte, etc.) in der Software verwaltet werden können.
    • 1.8.2. Es müssen diverse Leistungsarten (Kostenarten) verwaltet werden können.
    • 1.8.3. Grundsätzlich sollte für jede Leistungsart ein eigener Leistungszeitraum verwaltbar sein.
    • 1.8.4. Die Leistung muss einem oder mehreren Leistungsgegenständen zuordnenbar (Budgetierung) sein, so dass zum Beispiel die Kosten entsprechend zugeordnet werden können oder Folgekosten von Investitionen ermittelt werden.
    • 1.8.5. Die Kosten müssen den jeweiligen Kostenträgern, Kostenstellen und ggfs. weiteren auswertbaren Elementen zugeordnet werden können.
    • 1.8.6. Es müssen für alle möglichen Leistungen die Mengen, Preise und andere mögliche Werte für den gesamten Leistungszeitraum als Planwerte berechnet werden können.
  • 1.9. Messwesen
    • 1.9.1. Es muss mittels eines Messwesens die variable Inanspruchnahme von Vertragsleistungen dokumentiert und ausgewertet werden können.
    • 1.9.2. Dieses Messwesen muss so gestaltbar sein, dass es individuell auf den jeweiligen Vertrag durch das Vertragsmanagement oder den Fachbereich angepasst werden kann.
    • 1.9.3. Ggfs. sollten hieraus auch automatische Rechnungsprüfungen durchgeführt werden können.
  • 1.10. Änderungsnachweis
    • 1.10.1. Alle Änderungen und Dokumentationen müssen sich revisionssicher verfolgen lassen. Es muss sich jederzeit feststellen lassen, zu welchem Zeitpunkt welche Änderung oder Dokumentation vorgenommen wurde.
    • 1.10.2. Hierfür muss für alle Vertragsdaten ein entsprechend revisionssicherer Änderungsnachweis geführt werden.
• 2. Fristenverwaltung
  • 2.1. Es müssen über das System für jeden Vertrag verschiedene Fristen (Kündigungsfristen, Gewährleistungsfristen, Zahlungsfristen, manuelle Termine, etc.) verwaltet werden können.
  • 2.2. Aus den jeweiligen Kündigungsklauseln müssen automatisch Termine berechnet werden können mit ToDo-Workflows für einzelne Fachbereiche.
  • 2.3. Es müssen mit der Fristenverwaltung automatische Terminkalender für Vertragsmanagement und fachverantwortliche geführt werden können.
  • 2.4. Es müssen generell wichtige regelmäßige Termine, wichtige außerplanmäßige Termine, wichtige auslösende Ereignisse, wichtige Feststellungen, etc. pp. verwaltet werden können.
  • 2.5. Es sollten zum Beispiel Termine und korrelierende ToDo zu Garantien, Gewährleistungen, Haftungsthemen, Mängelbeanstandungen, etc. verwaltet werden können.
  • 2.6. Automatische Fristenüberwachung muss vorhanden sein.
  • 2.7. Es müssen automatische Kalender nach Fachbereichen, nach Verträgen, nach Vertragsklauseln und ggfs. weiteren Kriterien geführt werden können.
• 3. Dokumentenmanagement
  • 3.1. Composerfunktion
    • 3.1.1. Die Software muss über eine Funktion verfügen, welche aus einem zentralen Klausel-Lager Verträge in Zusammenarbeit mit einem oder mehreren Fachbereichen, externen Rechtsanwälten und Lieferanten/Dienstleistern „zusammenfügen“ kann und daraus unter Eingriff des Vertragsmanagements einen Vertragstext erzeugt.
    • 3.1.2. Die Daten aus dieser Composerfunktion sollten automatisch in die Vertragsdatenbank und in den Vertrag übernommen werden.
    • 3.1.3. Mittels spezifischer/vorgegebener Vertrags- und Klauselvorlagen, welche lediglich durch den Bearbeiter (bspw. Vertragsmanagement, Fachbereich, etc.) ausgefüllt werden, soll die Vertragserfassung weiter erleichtert werden.
  • 3.2. Archivierung
    • 3.2.1. Die Software muss über ein revisionsicheres Dokumentenmanagementsystem verfügen.
    • 3.2.2. Es müssen Vertragsakten (und ggfs. Projektakten) gebildet werden können.
    • 3.2.3. Einzelne Dokumente müssen auch in verschiedene Vertragsakten zuordnenbar sein.
  • 3.3. Dokumentensuche
    • 3.3.1. Im Vertragsmanagementsystem müssen abgelegte Dokumente sowohl über Schlüsselworte als auch über OCR-Volltextsuche durchsuchbar sein und entsprechende Dokumente aufgefunden werden.
    • 3.3.2. Die Suchfunktion sollte ggfs. auch mehrsprachenfähig sein, gemeint ist auch englische Begrifflichkeiten auffinden.
    • 3.3.3. Es sollten Rahmenverträge, Einzelverträge, Abrufe und auch Belege gesucht werden können.
  • 3.4. Dokumentenvergleich
    • 3.4.1. Ein automatisierter Dokumentenvergleich sollte möglich sein (z. B. Vertragswerk Version 2 zu Version 1)
    • 3.4.2. Ein automatischer Dokumentenvergleich sollte auch dann möglich sein, wenn die Dokumente nicht im gleichen Format (Word vs. PDF) vorliegen.
• 4. Übergreifender Einsatz
  • 4.1. Das Vertragsmanagementsystem sollte firmenübergreifend bzw. für übergeordnete Institutionen einsetzbar sein.
  • 4.2. Die Software sollte hinsichtlich verschiedener Partner, für welche Verträge abgeschlossen werden, mandantenfähig sein.
  • 4.3. Es müssen unterschiedliche Berechtigungen definierbar sein.
• 5. Informationssystem
  • 5.1. Verfügbare Daten
    • 5.1.1. Es müssen über die gesamte Vertragslaufzeit alle zeitlichen, mengenmäßigen und wertmäßigen Vertragsfolgen Planwerte, Istwerte und historische Daten verfügbar sein.
    • 5.1.2. Es muss über Vertragsarten einheitlich möglich sein, sämtliche betriebswirtschaftlichen Fragestellungen auch ad-hoc zuzulassen und zu beantworten.
  • 5.2. Währungen
    • 5.2.1. Die Vertragssoftware muss alle Währungen abbilden können.
    • 5.2.2. Alle finanzwirksamen Daten automatisch umrechnen (bspw. Wechselkurse).
• 6. Standard und Individualität
  • 6.1. Umfang der Standardmodule
    • 6.1.1. Es ist zu klären, inwieweit für die Vertragssoftware zum Abdecken der Anforderungen fertige Module existieren und welche Teile individuell programmiert werden müssen.
    • 6.1.2. Hinsichtlich der Individualprogrammierungen ist der Aufwand für beginnende und zukünftige Programmierungen zu berücksichtigen.
  • 6.2. Vertragsindividuelle Masken
    • 6.2.1. Die persönlichen Masken der jeweiligen Anwender der einzelnen Verträge sollte individuell gestaltbar sein, so dass das Vertragsmanagement ohne Programmierung festlegen kann, welche Angaben zu jedem Vertrag aufgenommen werden sollen.
    • 6.2.2. Persönliche Bildschirme und Geschäftsprozesse müssen durch das Vertragsmanagement gruppen-, rollen- und personenbezogen ohne Programmierung eingestellt werden können.
  • 6.3. Steuerung der Geschäftsprozesse und Berechnungen
    • 6.3.1. Die Bearbeitung für alle Verträge sollte vollständig durch Parameter gesteuert werden können.
    • 6.3.2. Der Anwender (bei entsprechender Berechtigung) und das Vertragsmanagement (als Administrator) sollte ohne Programmierung alle Parameter pflegen können.
  • 6.4. Vertragsmathematik und Regelwerk
    • 6.4.1. Jeder Anwender sollte mit den Funktionen der Vertragsmathematik ohne Programmierung die wirtschaftlichen Vereinbarungen strukturiert beschreiben sowie deren finanzielle Wirkungen über den gesamten Zeitraum berechnen und für die Vertragsvergleiche über unterschiedliche Währungen (mit Schwankungstendenzen) hinweg berechnen können.
    • 6.4.2. Alle Regeln sollten dann in einem Regelwerk gespeichert werden können, welches ohne IT-Spezialisten und Programmierung auch vom Vertragsmanagement und der Fachabteilung bedient werden kann.
  • 6.5. Eine hohe Konfigurierbarkeit der Anwendung ist erforderlich
• 7. Sicherheit
  • 7.1. Berechtigungskonzept
    • 7.1.1. Es muss möglich sein, beim Berechtigungskonzept zwischen der Berechtigung zum Abruf des Vertrages, der Berechtigung zur Änderung des Vertrages und zur Berechtigung der Änderungen der Eintragungen zu dem Vertrag in das Vertragsmanagementsystem zu unterscheiden.
    • 7.1.2. Es müssen verschiedene Rollen definierbar sein.
    • 7.1.3. Diese unterschiedlichen Rollen müssen unterschiedlichen Anwendern bzw. Positionen zugeordnet werden können.
    • 7.1.4. Einzelnen Anwendern müssen auch unterschiedliche Rollen zugeordnet werden können.
    • 7.1.5. Es sollten Stellvertreterfunktionen mit flexiblen Berechtigungen eingerichtet werden.
    • 7.1.6. Es sollte auch statusabhängige Bearbeitungsrechte geben.
    • 7.1.7. Das Rollenberechtigungssystem der Vertragssoftware sollte sich automatisch mit den zentralen Rollenberechtigungssystem des Unternehmens abgleichen lassen.
  • 7.2. Revisionssicherheit
    • 7.2.1. Für die Vertragsbearbeitung ist ein vom Vertragsgegenstand abhängiges Prüfungsprinzip zu implementieren
      • 7.2.1.1. Auslagerungen/Fremdbezug -> Prüfung durch Auslagerungsmanagement
      • 7.2.1.2. Auftragsverarbeitungen zur Kenntnisnahme an Datenschutzbeauftragten
      • 7.2.1.3. Verträge mit Mitarbeiterinteressen -> Prüfung durch Betriebsrat
    • 7.2.2. Für die Vertragsaktivierung ist ein vom (jährlichen) Auftragsvolumen abhängiges mehrstufiges Prüfungsprinzip (4-/6-/8-Augenprinzip) zu implementieren.
      • 7.2.2.1. < 50.000,-- -> Fachbereich (FB) + Vertragsmanagement (VTM) = 4-Augenprinzip
      • 7.2.2.2. < 100.000,-- -> FB + VTM + Direktor = 6-Augenprinzip
      • 7.2.2.3. > 100.000,-- -> FB + VTM + Direktor + Vorstand = 8-Augenprinzip
    • 7.2.3. Vorige Punkte, 7.2.1. und 7.2.2. gelten auch für Vertragsänderungen
    • 7.2.4. Volltransparente Zugriffsmöglichkeiten der Innen Revision auf alle Vorgänge
  • 7.3. Workflows
    • 7.3.1. Es müssen zwingend Workflows eingerichtet werden können.
    • 7.3.2. Diese Workflows müssen die unterschiedlichsten Arbeitsabläufe mit unterschiedlichen Bedingungen steuern können.
    • 7.3.3. Hierfür müssen die Arbeitsabläufe flexibel nach Status gesteuert werden können.
    • 7.3.4. Die Arbeitsabläufe sollten von beliebigen Vertragsdaten gesteuert/initialisiert werden können.
    • 7.3.5. Dies möglichst durch Anwender, welche nebst Standard-Workflow-Funktionen, persönliche Workflows definieren können.
    • 7.3.6. Innerhalb der Workflows sollten verschiedene Entscheidungsmöglichkeiten geboten werden können (bspw. wenn-dann, ja/nein, über x/unter x, etc. pp.)
    • 7.3.7. Anstehende Aufgaben (eigene/delegierte) sollten in einer ToDo-Liste angezeigt werden.
    • 7.3.8. Fragenkataloge mit Aussteuerungen und Verweisen (bspw. Fragenkataloge zu Datenschutz, Auslagerungsthematiken, etc.)
    • 7.3.9. Digitale Checklisten
    • 7.3.10. Terminüberschreitungen sollten automatisch angezeigt werden.
• 8. Schnittstellen
  • 8.1. ERP-Anbindung
    • 8.1.1. Alle Daten des Vertragsmanagementsystems sollten im ERP-System hinterlegt und weitere vom ERP-System abrufbar sein.
    • 8.1.2. Vorhandene Daten, welche aus dem ERP-System abrufbar sein sollten, könnten für eine Make-or-Buy-Entscheidung bspw. sein Kosten eines IT-Arbeitsplatzes.
    • 8.1.3. Geprüfte Rechnungen und gezahlte Rechnungen sollten automatisch entsprechend vom ERP-System übergeben werden können.
    • 8.1.4. Obligodaten (z. B. zum Vertragsende noch offene Vertragsleistungen) sollten automatisch an das ERP-System übergeben werden können.
    • 8.1.5. Die zum ERP exportierten Daten sollten automatisch nach Kostenstellen, Kostenarten und Vertragsobjekten gebucht werden können.
  • 8.2. Office-Anbindung
    • 8.2.1. Das Vertragsmanagementsystem muss revisionssicher mit Office- und Mailingsystemen verbunden sein oder diese implementieren.
    • 8.2.2. Kein Dokument (bspw. E-Mails, Belege, Protokolle, Pflichtenhefte, etc.) sollte im Vertragsmanagementsystem mehr manuell neu eingegeben werden, sondern aus dem System direkt selbst erfasst werden.
    • 8.2.3. Leistungsverzeichnisse sollten über das System vor Ausschreibung direkt pro Vertragsobjekt durch den Fachbereich erfassbar sein.
    • 8.2.4. Es sollte aus dem Vertragsmanagementsystem direkt gemailt werden können.
  • 8.3. Individuelle Schnittstellen
    • 8.3.1. Es sollte möglich sein, mittels Schnittstellengenerator individuelle Schnittstellen zu anderen Systemen zu generieren; falls möglich sollte dieser durch Anwender selbst bedient werden können.
    • 8.3.2. Es sollten mindestens allgemeine Schnittstellen (bspw. Standard-XML-Format) bestehen.
    • 8.3.3. Falls möglich, sollten Web Services in das System eingebunden werden können.
  • 8.4. Revisionssichere Übertragungsprotokolle
    • 8.4.1. Es müssen detaillierte Übertragungsprotokolle bestehen in denen alle Ergebnisse der Export-und Import-Schnittstellen (bspw. Import von Scanner) dokumentiert werden.
• 9. Webfähigkeit
  • 9.1. Das System sollte webbasiert über Browser eingesetzt werden können und im Intranet implementiert werden können.
  • 9.2. Es sollte möglich sein, Software-Module nach dem Baukasten-Prinzip zu implementieren.

  Es sind ca. 30 Software-Arbeitsplätze geplant.