Der Begriff „Brief-Gebote“ bezieht sich auf ein Verfahren in Ausschreibungen, insbesondere im öffentlichen Sektor oder bei großen Beschaffungsprojekten, bei dem Angebote in schriftlicher Form – meist physisch per Post oder Kurier – eingereicht werden. Ziel ist es, verbindliche, versiegelte und termingerechte Angebote von Bietern zu erhalten, die erst zu einem festgelegten Zeitpunkt geöffnet und bewertet werden. Trotz der zunehmenden Digitalisierung wird das Verfahren in bestimmten Bereichen weiterhin eingesetzt, vor allem wenn hohe Anforderungen an Sicherheit, Vertraulichkeit oder Nachweisbarkeit gestellt werden.
Erstellung von Angebotsunterlagen: Unterstützung bei der standardisierten Erstellung und Formatierung von Angebotsdokumenten.
Fristen- und Terminverwaltung: Verwaltung und Überwachung von Einreichungsfristen, Öffnungsterminen und Angebotsgültigkeiten.
Druck- und Versandmanagement: Anbindung an Drucksysteme und Versanddienstleister für die physische Übermittlung der Angebote.
Protokollierung und Nachverfolgung: Dokumentation des Eingangs, der Lagerung und der Öffnung der Brief-Gebote zur Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit.
Revisionssichere Archivierung: Digitale Erfassung und Archivierung von Angebotsunterlagen zur späteren Auswertung und Kontrolle.
Schnittstellen zu Vergabestellen: Unterstützung der Kommunikation mit Auftraggebern, z. B. zur Einholung von Rückfragen oder Klarstellungen.
Dokumentenmanagement: Zentrale Verwaltung aller eingehenden und ausgehenden Dokumente im Zusammenhang mit dem Ausschreibungsverfahren.
Ein Bauunternehmen reicht sein Angebot auf eine öffentliche Ausschreibung fristgerecht per Einschreiben ein.
Ein Softwareanbieter erstellt Angebotsunterlagen mithilfe eines Bieterportals, druckt diese aus und übermittelt sie als Brief-Gebot.
Ein Projektteam überwacht in der Software die Einhaltung aller relevanten Fristen für die Angebotsabgabe und -öffnung.
Eine Vergabestelle dokumentiert die Öffnung und Bewertung der Brief-Gebote mit revisionssicherer Softwareunterstützung.
Ein Unternehmen archiviert alle eingereichten Angebotsunterlagen digital zur internen Prüfung und Nachweisführung.
