Der Begriff „Bevollmächtigten-Gebote“ bezieht sich auf Angebote oder Bietaktionen, die im Namen eines Dritten – des sogenannten Vollmachtgebers – durch einen Bevollmächtigten abgegeben werden. Solche Gebote kommen typischerweise in Auktionssystemen, E-Procurement-Lösungen oder bei elektronischen Ausschreibungen zum Einsatz, bei denen eine Person oder Organisation berechtigt ist, stellvertretend für jemand anderen zu handeln. Dies kann notwendig sein, wenn ein zentralisierter Einkaufsprozess vorliegt oder externe Einkaufsdienstleister für mehrere Mandanten tätig werden.
Vertretungsverwaltung: Zuweisung und Verwaltung von Bevollmächtigten mit spezifischen Rechten für einzelne Auftraggeber oder Geschäftsbereiche.
Bietfunktion im Auftrag Dritter: Ermöglichung der Angebotsabgabe durch einen Bevollmächtigten unter Einhaltung von definierten Vorgaben und Berechtigungen.
Mandantenfähige Benutzerverwaltung: Unterstützung mehrerer Auftraggeberprofile mit eigenen Regeln und Zugriffsrechten für Bevollmächtigte.
Revisionssichere Protokollierung: Lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Gebote und Aktivitäten, inklusive Unterscheidung zwischen Vollmachtgeber und -nehmer.
Genehmigungsworkflows: Automatisierte Prüfung und Freigabe von Geboten vor deren finaler Abgabe durch den Bevollmächtigten.
Benachrichtigungen und Erinnerungen: Automatisierte Kommunikation an alle Beteiligten über Fristen, Änderungen oder abgeschlossene Aktionen.
Audit-Funktion: Prüffunktion zur Validierung, ob Gebote gemäß der übertragenen Vollmacht erfolgten.
Ein Einkaufsberater reicht im Namen eines mittelständischen Unternehmens ein Angebot bei einer öffentlichen Ausschreibung ein.
Ein zentraler Einkaufsdienstleister übernimmt die Angebotsabgabe für verschiedene Tochtergesellschaften eines Konzerns.
Ein Mitarbeiter einer Einkaufsabteilung gibt ein Gebot im Namen eines Projektleiters ab, der im Ausland tätig ist.
Eine Kanzlei übermittelt im Auftrag eines Mandanten ein Angebot in einem Vergabeverfahren über eine elektronische Vergabeplattform.
