Die „Bieternummernvergabe“ bezeichnet den softwaregestützten Prozess zur systematischen Zuteilung von eindeutigen Identifikationsnummern (Bieternummern) an teilnehmende Unternehmen oder Einzelpersonen im Rahmen von Ausschreibungen, Vergabeverfahren oder Auktionen. Diese Nummern dienen dazu, Angebote anonymisiert und nachvollziehbar zu verwalten sowie die Kommunikation und Dokumentation im Beschaffungsprozess zu strukturieren.
Die Bieternummer fungiert in vielen elektronischen Vergabesystemen als Schlüssel zur Identifikation von Bietern, ohne deren Identität im Prozessverlauf offenzulegen – ein essenzieller Bestandteil zur Sicherstellung von Transparenz, Fairness und Datenschutz in öffentlichen wie auch privaten Ausschreibungen.
Automatische Nummernvergabe: Systemgenerierte Vergabe von eindeutigen Bieternummern bei der Registrierung oder Zulassung zum Verfahren.
Bieteridentifikation: Verknüpfung der Bieternummer mit unternehmensspezifischen Stammdaten im Hintergrund, ohne Offenlegung im laufenden Verfahren.
Anonymisierung von Angeboten: Angebote werden intern der jeweiligen Bieternummer zugeordnet, ohne den Namen des Unternehmens anzuzeigen.
Zugangskontrolle: Steuerung des Zugriffs auf Ausschreibungsunterlagen oder Angebotsplattformen anhand der Bieternummer.
Mehrfachvergabe-Prüfung: Systemüberprüfung, um eine doppelte Vergabe von Bieternummern zu verhindern.
Export- und Reporting-Funktion: Erstellung von Listen und Auswertungen über vergebene Bieternummern zur Verfahrensdokumentation.
Archivierung und Nachverfolgbarkeit: Historisierung und revisionssichere Speicherung der vergebenen Bieternummern zur späteren Auswertung oder Kontrolle.
Ein kommunales Vergabeportal vergibt automatisch eine Bieternummer an jedes Unternehmen, das sich für ein Ausschreibungsverfahren registriert.
Bei einer Online-Auktion für Industrieanlagen erhält jeder Bieter eine Nummer, um seine Gebote anonym abgeben zu können.
Ein Krankenhaus beschafft Medizintechnik über ein elektronisches Vergabesystem, in dem Angebote nur anhand von Bieternummern bewertet werden.
Ein IT-Dienstleister pflegt in seinem Vergabetool eine vollständige Liste aller Bieternummern und deren zugehörige Registrierungsdaten zur späteren Nachvollziehbarkeit.
