Der Begriff „Journalfunktion“ bezeichnet in der Softwaretechnik die automatisierte Protokollierung von Datenänderungen, Buchungsvorgängen oder Benutzeraktionen in einem chronologischen Verlauf. Sie dient in erster Linie der Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Revisionssicherheit. Journalfunktionen kommen insbesondere in ERP-Systemen, Finanzbuchhaltungssoftware oder revisionskritischen Anwendungen zum Einsatz, wo gesetzliche Anforderungen oder interne Kontrollmechanismen eine lückenlose Dokumentation erfordern.
Buchungsjournal: Erfassung aller Finanzbuchungen mit Datum, Betrag, Buchungstext und beteiligten Konten.
Änderungsprotokoll (Audit Trail): Dokumentation von Datenänderungen (z. B. wer wann welchen Datensatz geändert hat).
Nutzeraktivitätsprotokoll: Aufzeichnung von Benutzeraktionen innerhalb der Software (z. B. Login, Logout, Datenexporte).
Statusverfolgung: Historische Darstellung von Statusänderungen innerhalb von Prozessen oder Workflows.
Zugriffsprotokoll: Erfassung, wer auf welche Daten oder Module zugegriffen hat.
Fehler- und Systemereignisprotokolle: Automatische Aufzeichnung technischer Ereignisse oder Fehlermeldungen.
Versionierung: Rückverfolgbarkeit früherer Versionen von Dokumenten oder Datensätzen.
Exportfunktionen für Prüfzwecke: Bereitstellung der Journaldaten in standardisierten Formaten für interne oder externe Audits.
Ein Finanzbuchhalter ruft das Journal auf, um alle Buchungen eines bestimmten Zeitraums für eine Steuerprüfung zu exportieren.
Ein IT-Administrator überprüft das Änderungsprotokoll eines Datensatzes, um einen unautorisierten Zugriff nachzuvollziehen.
Ein Compliance-Team wertet das Zugriffsprotokoll aus, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen Kundendaten eingesehen haben.
Ein Projektleiter sieht im Statusverlauf, wann ein Angebot in den Status „Genehmigt“ übergegangen ist.
Ein Revisor nutzt die Exportfunktion, um alle revisionsrelevanten Protokolle in einem Auditbericht zusammenzustellen.
