Was versteht man unter Prozess-Monitoring?
Der Begriff „Prozess-Monitoring“ bezeichnet die kontinuierliche Überwachung, Analyse und Auswertung laufender Geschäftsprozesse in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit. Ziel ist es, Transparenz über den aktuellen Status, die Effizienz und mögliche Störungen von Prozessen zu schaffen. Prozess-Monitoring unterstützt Unternehmen dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Prozesse zu optimieren und die Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLAs) sowie regulatorischen Vorgaben sicherzustellen.
Typische Softwarefunktionen im Bereich „Prozess-Monitoring“:
- Echtzeit-Visualisierung: Darstellung aktueller Prozesszustände in Dashboards und grafischen Prozesslandkarten.
- Kennzahlenüberwachung (KPIs): Verfolgung definierter Leistungskennzahlen zur Bewertung von Prozessqualität und -effizienz.
- Alerting und Benachrichtigungen: Automatisierte Warnmeldungen bei Abweichungen, Fehlern oder SLA-Verletzungen.
- Datenaggregation: Zusammenführung von Prozessdaten aus verschiedenen Systemen zur zentralen Analyse.
- Historische Auswertung: Analyse von Prozessverläufen zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Trends.
- Drill-down-Funktionalität: Detaillierte Analyse einzelner Prozessinstanzen zur Ursachenforschung.
- Anomalieerkennung: Einsatz von Regeln oder KI-Algorithmen zur Erkennung ungewöhnlicher Prozessverläufe.
- Compliance-Überwachung: Prüfung, ob Prozesse definierte Regeln, Richtlinien oder gesetzliche Vorgaben einhalten.
Beispiele für „Prozess-Monitoring“:
- Ein Dashboard zeigt, dass eine Rechnungsfreigabe den vorgesehenen Zeitrahmen überschreitet.
- Eine automatisierte Warnung informiert das Team, dass eine Lieferkette durch einen fehlenden Lagerbestand unterbrochen ist.
- Eine Analyse deckt auf, dass die Bearbeitungsdauer von Support-Tickets außerhalb der Geschäftszeiten signifikant ansteigt.
- Die Überwachung zeigt, dass bestimmte Aufträge regelmäßig manuell nachgesteuert werden müssen.
- Die Echtzeitansicht signalisiert, dass ein IT-Service-Workflow in einer bestimmten Phase wiederholt hängen bleibt.
- Ein Bericht belegt, dass ein Genehmigungsprozess die vereinbarten SLAs dauerhaft nicht einhält.
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