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ShakeSpeare® DMS - Vertragsmanagement & Rechnungsfreigabe

Spezialisiert auf Vertragsmanagement, Rechnungsverarbeitung & digitale Prozesse
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ShakeSpeare®: Dokumentenmanagement-Software mit integrierter Workflow-Automatisierung

ShakeSpeare® Software ist eine Dokumentenmanagement Software (DMS), mit der Unternehmen weltweit Dokumente digital und revisionssicher speichern und deshalb papierlos arbeiten können.

Durch den die integrierte Workflow Komponenten werden Freigabeabläufe (z.B. Freigabe von Eingangsrechnungen) digital abgebildet und die Dokumente somit zum Leben erweckt. Üblicherweise wird die ShakeSpeare® Software zunächste für das Vertragsmanagement und die Freigabe und Speicherung von Eingangsrechnungen genutzt.

Aber auch für die Eingangspost, das Fristenmanagement, die Freigabe von Bestellungen, Beantragung von Kostenstellen, das Schadenmanagement in Rechtsabteilungen und viele weiteren Geschäftsprozesse wird die Software genutzt.

In Cloud oder on-premise

Die Software kann als Cloud Lösung genutzt werden oder auf den Servern des Kunden (on-premise) genutzt werden.

Rechnungsverarbeitung und -freigabe (S-Invoice)

Das vorgefertigte Modul für Eingangsrechnungen heißt S-Invoice. Hiermit werden eingehende Rechnungen von verschiedenen Quellen (gescannte Post, E-Mails, Online-Portale usw.) gesammelt, digitalisiert und zur Genehmigung innerhalb der Organisation verteilt. Es erfolgt eine inhaltliche Prüfung, eine Genehmigung und danach die Weiterleitung an die Finanz- oder Buchhaltungsabteilung. Je nach Unternehmensvorgaben und gesetzlichen Vorgaben erhalten Kunden einen individuellen Freigabeablauf.

Ein digitales Archiv von Rechnungen (Rechnungseingangsbuch) ist innerhalb von ShakeSpeare für potenzielle Prüfungs- und Kontrollzwecke revisionssicher gespeichert.

Vertragsmanagement (S-Contract)

Das Produkt für das Vertragsmanagement heißt: S-Contract. Das komplette Management der Verträge kann mit ShakeSpeare abgebildet werden. Alle Verträge sind zentral, digital und revisionssicher an einem zentralen Ort gespeichert.

Die Rollen- und Rechteverteilung stellt sicher, das vertrauliche Daten und Dokumente nur von Berechtigten eingesehen werden können. Verschiedene Vertragsarten wie zum Beispiel Arbeitsverträge, Geheimhaltungs-, Kooperations- und Inkorporationsvereinbarungen können ebenso abgebildet werden wie Liefer-, Dienstleistungs-, Wartungs- und Mietverträge.

Ein Fristen- und Erinnerungs-management erinnert verantwortliche Personen an das Auslaufen von Verträgen, sodass diese rechtzeitig gekündigt, geprüft oder verlängert werden können. Für das Freigeben und Erstellen von Verträgen wird die Software ebenso genutzt wie für das Unterzeichnen. Der komplette Vertragslebenszyklus wird mit ShakeSpeare abgebildet. (Contract Lifecycle Management)

Bestellfreigabe / Einkaufsfreigabe

Ergänzend zur Rechnungsfreigabe werden auch Bestellungen und Auftragsfreigaben digitale in ShakeSpeare abgebildet. Der Bestellfreigabeprozess wird mit dem Rechnungsfreigabeprozess integriert, sodass freigegebene Bestellungen automatisch mit den dazugehörigen Eingangsrechnungen verknüpft werden.

Ticketing-Systeme

Am häufigsten werden Ticketing-Systeme für IT- und Wartungsmeldungen eingesetzt. Es sind aber auch andere Einsatzmöglichkeiten denkbar. Wir haben mit unseren Bankkunden Ticketing-Workflows für das „legal Ticketing“ mit Zweigstellen von Banken entwickelt. Hierbei werden mehrere KPIs verfolgt und Risiken analysiert und kategorisiert, um Risiken innerhalb von Organisationen zu identifizieren.

Qualitäts- und Compliance-Management

Abläufe in Compliance, Risikomanagement und Qualitätsmanagement sind äußerst umfangreich. Die meisten Anwendungsfälle im Bereich QM, RM, Compliance und Auditing werden mit spezialisierten Lösungen auf eigens dafür vorgesehenen Plattformen abgebildet.

Digitaler Posteingang

Jede Organisation bekommt Post. Der Posteingang ist daher einer der wichtigsten Einstiegs-Workflows. Posteingangsquellen gibt es viele. Über die Software werden die Dokumente der verschiedenen Quellen digitalisiert und teilautomatisiert an die korrekten Mitarbeiter oder Abteilungen weitergeleitet. Fristen und gesetzliche Vorschriften können problemlos eingehalten werden.

Workflow Konfigurator

Der grafische BPM-Workflow Konfigurator wird für die Digitalisierung und Automatisierung von administrative Geschäftsabläufe eingesetzt, ohne dass Programmierkenntnisse benötigt werden. Alle unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse, die nicht unter den vorgenannten Punkten genannt wurden, können vom Kunden selbst erstellt werden. Die Lösung ist bereits erfolgreich in mittelgroßen bis großen Organisationen für administrative Prozesse in den Bereichen Recht, Compliance, Finanzen, Gesundheitswesen, Qualitäts- und Risikomanagement, Behörden, Banken und Versicherungen im Einsatz.

Schnittstellen:
Microsoft D365 for Operations
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Azure
Microsoft SQL Server
SSO Microsoft & Google
Microsoft Office
Microsoft NAVISION
Microsoft Dynamics NAV
DATEV
DATEV XML-Format mit Belegtransfer
DATEV xml Schnittstelle
DATEV online
DATEV XML mit Belegtransfer
S4/HANA
pantheon
Advoware
Microsoft Active Directory
Funktionen:
Ablagestrukturen
Ad-hoc-Berichte
Änderungsverfolgung
Anlegen und Löschen von Dokumenten
Archiv-Zugriffsrechte
Archivierung
Archivierung, Papierbelege, Scanning
Aufgabenmanagement
Auftragsmanagement
Ausgangspost
Autokorrektur
Automatisierter Schriftverkehr
Benutzer- und Zeitstempel
Berichte
Bibliotheken
Buchungs-Archivierung
Claim Management
Compliance
Controllingfunktionen
Dashboards
Dateiarchivierung
Datenbank-Schnittstellen
Datenfelder pro Vertragsart individuell anpassbar
Datenschutz
Datev-Schnittstellen
DMS
Dokument-Unterschriften
Dokumenten-Workflow
Dokumentenindizierung
Dokumentenklassifikation
Dokumentenstempel
Dokumentenvorlagen
E-Mail-Funktionen
Editor
Eingangsrechnungsprüfung
Elektronische Akten
Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen
Erinnerungsfunktionen
Erstellung von Vertragsgeneratoren
Exportfunktionen
Formatierung
Formular- und Dokumentenverarbeitung
Formularmanagement
Freigabeworkflow für Entwürfe
Fremdwährungen
Fristenmanagement
Hierarchien
Historie
Historienerstellung
Importfunktionen
Indexierung
Indexverwaltung
Inhaltsübersicht
Inhaltsverzeichnisserstellung
Kategorisierung
Klassifikationssysteme
Kommentarfunktion
Kopf- und Fußtexte
Kreditorische Eingangsrechnungen
Kündigungen
Logos und Unterschriften
Mail-In/Scan-In Funktion
Mandantenfähigkeit
Mandantenverwaltung
Mehrbenutzerfähigkeit
Mehrfachbeschreibung
Mehrfachverweise
Metadaten und Verschlagwortung
Metadaten-Suche
Musterbriefe, Verträge
Musterverträge
Mustervorlagen
PDF Viewer
PDF-Datei
PDF-Erstellung
Rechnungen
Rechnungsprüfungen
Rechnungsstellung
Reisekosten
Release-Erstellung bei Vertragsänderungen
Risikobewertung
Scanner
Schnittstellen zu betrieblichen Daten
Sicherung und Archivierung
Signaturverwaltung
SLA-Vertragsmanagement
Sprachversionen
Stammdatenmanagement
Stapelschnittstellen (Bufü)
Statistiken
Stichwortsuche
Suche
Suchstrategien
Templatemanagement
Termin- und Fristüberwachung
Text-Integration
Textbausteine
Textbausteinverwaltung
Textbearbeitung
Texterkennung (OCR)
Texterkennungsergebnisse
Textfilter
Textvorlagen, Mustertexte
Thesaurus
Übernahme von Indexdaten
Umsatzsteuer ID
Unternehmensinternes Mahnwesen
Vergabeakte
Verschlagwortung
Versicherungsdaten
Versionierung
Verträge einscannen
Vertrags-Genehmigungs-Workflow
Vertragsartendefinition
Vertragscontrolling
Vertragserweiterungen
Vertragsinhaltserfassung
Vertragsmanagement
Vertragspartnerverwaltung
Vertragsvorlagen
Volltextsuche
Vorlagenmanagement
Vorschauansicht
Vorsteuerabrechnung
Wartungsverträge
Wiederkehrende Buchungen
Workflow-Management
Zielgruppen:

Mittelständische Unternehmen mit 100 - 5.000 Mitarbeitern aus den folgenden Branchen:

  • Krankenhäuser, Gesundheitswesen, Pharma
  • produzierende Unternehmen
  • IT-Unternehmen
  • Unternehmen mit vielen Tochterunternehmen (Holdings) oder Standorten
  • Stadtwerke
  • Compliance und Audit &Wirtschaftsprüfung
  • Finanzen, Controlling & Buchhaltung
  • Banken, Finanzdienstleister
  • Versicherungen und Qualitätsmanagement.

Preis:
ab 16,66 EUR (14 EUR zzgl. 19% MwSt) monatlich - min. 10 User
Kunden fragten
Wie lange dauert die Einrichtung?

Die Einrichtung der ShakeSpeare Software dauert in der Regel 1-2 Stunden, wenn Sie die Standardmodule nutzen.

Was sind Workflows in ShakeSpeare?

Durch Workflow werden Dokumente zum Leben erweckt. In der digitalen Welt reicht es nicht Dokumente einfach nur revisionssicher zu speichern. Die Dokumente müssen durch das Unternehmen "wandern" können, von bestimmten Personen freigegeben oder bearbeitet werden können. Diese Dokumentenabläufe kann ich mit einem digitalen Workflow im ShakeSpeare Workflow Konfigurator abbilden. Einfachstes Beispiel: Freigabe von Eingangsrechnungen.

Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Herr Anselm Appel
01733250432
Links und Kontakt:
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Informationsmaterial
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Pressemeldung zu dieser Software:

ShakeSpeare DMS mit neuen Dashboards
42DBS GmbH A Zejn Group Company
21. März 2022