International tätiges Ingenieurbüro sucht Auftragsbearbeitungs- und Projektabwicklungsoftware (ca. 200 Clients)

Wir sind ein international tätiges Beratungs- und Planungs­unternehmen und suchen eine Software mit folgenden Funktionsbereichen:

• Angebotsbearbeitung
• Projektplanung
• Projektabwicklung
• Kostenplanung
• Reporting
• Kundenmanagement
• Personalverwaltung

Allgemeine Anforderungen der Software sind:

• weltweiter Zugriff über das Internet
• mehrwährungsfähig
• mehrsprachig (mind. Englisch)
• Definition von Pflichtfeldern
• Wechselkurse (IST am Stichtag, Mittelwert per Stichtag im Jahr, Prognosemittelwert Jahr)
• Freigabeprozesse

Die Anzahl der Software-Arbeitsplätze beträgt schätzungsweise 80-100 in Deutschland und ca. 100 im Ausland (abhängig von der Funktionsweise der Software).

Hinweis von SoftGuide:

Wir haben im Folgenden die Funktionsbereiche etwas mehr spezifiziert, um einen bessern Einblick zu geben. Detailliertere Ausschreibungspezifikationen mit Beispielen können bei SoftGuide angefordert werden.

Angebotsbearbeitung

• Stammdaten eingeben
  
  • Projektdaten (Angebotsnummer, Kostenstelle, Land, etc.)
  • Auftraggeber
  • Angebotsdaten (Abgabetermine, Bindefrist, Submission, Zuschlagschance, Status)
• Angebot bearbeiten
  
  • Aufwandsermittlung (Gantt-Diagramm, Preisermittlung, Kostenermittlung, etc.)
  • Honorarermittlung (Kalkulationssätze, Zuschlagskalkulation)
• Workflow
• Angebotsstatistiken, Reports, Grafiken

Projektplanung und Projektanlage

• Kalkulation (Übernahme der Kalkulationsansätze aus Angebotskalkulation)
• Mitarbeiterplanung
• Projektdefinition (Anlage des Projekts und Erweiterung der Stammdaten)
• Terminplanung
• Historie

Projektabwicklung

• Verwaltung von Subunternehmen
• Dokumentationen
• laufende Statistiken und Hochrechnungen
• Kontrollen (monatliche Ist-Kosten, Plankosten, etc.)
• Projektabschluss (Gegenüberstellung der Ausgangsdaten mit Enddaten, Kommentare)

Kostenplanung

• Darstellung der Ist-Kosten, Soll-Ist-Vergleich (Overheadkosten)
• Leistungsplanung (Bestandsprojekte, evtl. Neuaufträge aus Angeboten, wartende Angebote)
• Ergebnisplanung
• Ertragsplanung (sonstige)
• Planung Overheadkosten
• Planung Finanzergebnisse, EBIT und Jahresüberschuss (monatlich und je Profitcenter)
• Reports
• Historie, Abgleich

Reporting

• Projektlisten
• Soll-Ist-Vergleiche
• Zeitliche Verläufe, Grafiken
• Cockpit (Dashboard, gesamt und je Profitcenter)

Kundenmanagement

• Kundendatenverwaltung
• Kontaktmanagement

Personalverwaltung

• Expertendatenbank
• Mitarbeiterdaten
• Mitarbeiterplanung

Weitere Anforderungen in Stichpunkten:

• beliebige Vorsysteme der Ist-Kostenbuchung möglich
• Berücksichtigung von Intercompany-Aufträgen (Konsolidierung der Leistung)
• Aufteilung eines Auftrages in einzelne Organisationseinheiten
• generelle Templates / Musterkalkulationen
• Filtern von Aufträgen für Präqualifikationen nach diversen Projektinformationen
• Datenexport für flexible Darstellungen in Fremdsysteme möglich
• Datenleitungen, Datenbank wo?
• Abbildung der Firmenstruktur
• Umorganisation, Zuordnung der Projekte zu neuen Bereichen
• Wiedervorlagefunktionen für Terminüberwachung
• Abwicklung von Arbeitsgemeinschaften
• Anlage von Dokumenten in jedem Prozessschritt
• Anlage von Unterprojekten möglich
• Live-Prozesse (Eingaben jederzeit möglich ohne Stichtagsabrechnungen, z.B. Stundenkontierung)

SoftGuide versucht zunächst für das vorliegende Problem eine Standardsoftware zu finden, die im Rahmen eines Customizings ausgebaut werden kann. Alternativ recherchieren wir nach passenden IT-Dienstleistern, die bereits ähnliche Projekte realisiert haben.