Der Begriff „Belegdruck“ bezeichnet die automatisierte oder manuelle Erstellung und Ausgabe von geschäftsrelevanten Dokumenten (Belegen) wie Rechnungen, Lieferscheinen, Quittungen oder Auftragsbestätigungen. Diese Belege dienen der rechtlichen Dokumentation, internen Nachverfolgung sowie der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Der Belegdruck ist ein zentrales Element in vielen ERP-, Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssystemen.
Vorlagenverwaltung: Gestaltung und Verwaltung von Layouts und Textbausteinen für unterschiedliche Belegarten (z. B. Rechnung, Angebot, Gutschrift).
Automatischer Belegdruck: Automatische Erstellung und Druckausgabe von Belegen auf Basis definierter Geschäftsprozesse (z. B. nach Auftragserfassung oder Lieferung).
PDF-Generierung: Erstellung digitaler Belege im PDF-Format zur elektronischen Archivierung oder zum Versand per E-Mail.
Drucksteuerung: Auswahl und Ansteuerung verschiedener Drucker (z. B. Etikettendrucker, Netzwerkdrucker) sowie Druckschachtverwaltung.
Seriendruckfunktionen: gleichzeitiger Druck mehrerer Belege (z. B. Monatsrechnungen oder Mahnungen) über eine Stapelverarbeitung.
Mehrsprachiger Belegdruck: Ausgabe von Belegen in unterschiedlichen Sprachen, je nach Kundenprofil oder Land.
Belegarchivierung: Automatische Speicherung erstellter Belege im DMS (Dokumentenmanagementsystem) oder Archivsystem.
Versionskontrolle: Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Beleginhalten und Layouts über unterschiedliche Versionen hinweg.
Ein Handelsunternehmen erstellt automatisch eine Rechnung und einen Lieferschein nach dem Versand einer Bestellung.
Ein Dienstleister druckt monatlich alle Ausgangsrechnungen als PDF und versendet diese per E-Mail an seine Kunden.
Ein Produktionsbetrieb nutzt unterschiedliche Belegvorlagen für nationale und internationale Kundenaufträge.
Ein Unternehmen archiviert sämtliche Ausgangsbelege revisionssicher in einem DMS-System.
Ein ERP-System erstellt automatisch Gutschriften bei Retouren inklusive ausdruckbarem Beleg.
