Der Begriff „Präferenznachweisverwaltung“ bezeichnet die softwaregestützte Erfassung, Prüfung, Verwaltung und Archivierung von Nachweisen, mit denen der präferenzielle Ursprung von Waren belegt werden kann. Ziel ist es, Zollvorteile wie reduzierte oder entfallende Einfuhrabgaben korrekt zu nutzen, Ursprungsangaben nachvollziehbar zu dokumentieren und die Einhaltung internationaler Handels- und Freihandelsabkommen zu unterstützen.
Erfassung von Präferenznachweisen: Verwaltung von Ursprungsnachweisen, Lieferantenerklärungen, Ursprungserklärungen, Warenverkehrsbescheinigungen und weiteren relevanten Dokumenten.
Prüfung der Gültigkeit: Kontrolle von Laufzeiten, formalen Anforderungen, Länderbezügen, Warenpositionen und produktbezogenen Ursprungsangaben.
Verwaltung von Lieferantenerklärungen: Erfassung, Überwachung und Zuordnung von Einzel- und Langzeit-Lieferantenerklärungen zu Artikeln, Lieferanten und Beschaffungsvorgängen.
Präferenzkalkulation: Berechnung, ob Waren die jeweils geltenden Ursprungsregeln erfüllen, beispielsweise anhand von Stücklisten, Vormaterialien, Wertanteilen oder Verarbeitungsschritten.
Artikel- und Ursprungshistorie: Dokumentation von Änderungen an Artikeln, Ursprungsangaben, Lieferanteninformationen und Gültigkeitszeiträumen.
Fristen- und Ablaufüberwachung: Automatische Hinweise auf auslaufende, fehlende oder zu erneuernde Präferenznachweise.
Dokumentenmanagement: Digitale Ablage, Suche und revisionssichere Archivierung von Nachweisen und zugehöriger Korrespondenz.
Integration in ERP- und Zollsysteme: Austausch von Artikel-, Lieferanten-, Einkaufs-, Verkaufs- und Exportdaten mit bestehenden Unternehmenssystemen.
Reporting und Auswertungen: Erstellung von Übersichten zu gültigen Nachweisen, Präferenzstatus, betroffenen Artikeln, Lieferanten und Exportvorgängen.
Audit- und Compliance-Unterstützung: Bereitstellung nachvollziehbarer Dokumentationen für interne Prüfungen, Zollprüfungen und Nachweisanforderungen durch Behörden.
Ein Industrieunternehmen prüft anhand von Stücklisten, ob ein Produkt die Voraussetzungen für einen präferenziellen Ursprung erfüllt.
Ein Exporteur verwaltet Langzeit-Lieferantenerklärungen und erhält automatisch Hinweise, wenn Nachweise ablaufen.
Ein Handelsunternehmen ordnet Präferenznachweise bestimmten Artikeln und Zielländern zu, um Exportdokumente korrekt zu erstellen.
Eine Zollabteilung dokumentiert, welche Lieferantenangaben für eine Ursprungserklärung verwendet wurden.
Ein Unternehmen archiviert Präferenznachweise digital, um diese bei Zollprüfungen schnell und nachvollziehbar vorlegen zu können.
