movefleet® – Fuhrparkverwaltungssoftware

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move)fleet® Fuhrparkverwaltungssoftware ist eine vom Fahrzeughersteller unabhängige Fuhrpark-verwaltungssoftware. Die Anzahl der zu verwaltenden Fahrer und Fahrzeuge ist unbegrenzt – ohne steigende Kosten bei steigender Fahrzeuganzahl. move)fleet unterstützt alle gängigen Tankkartenanbieter, verwaltet Fahrzeuge, Fahrer und Tankkarten, erfasst und archiviert Verbrauchsdaten, verfügt über ein elektronisches Fahrtenbuch und ein Wiedervorlagemodul. Über eine Schnittstelle werden Rechnungsdaten und Verbrauchsdaten eingelesen.

move)fleet® wird von Unternehmen mit eigenem Fuhrpark eingesetzt. Die Fuhrparkmitarbeiter verwalten Lkw, Pkw, Maschinenparks, Fahrräder, Mobiltelefone, Schlüssel, Parkplätze. Außerdem gibt es ein Reservierungsmodul für Poolfahrzeuge (Einsatzplanung).

move)fleet® ist standardisiert, modular aufgebaut und kann bei Bedarf flexibel an individuelle Anforderungen angepasst werden. Der modulare Aufbau ermöglicht es Anwendern und Kunden, sich eine Fuhrparkverwaltungssoftware ganz nach ihren Anforderungen zusammenzustellen.

Vorteile beim Einsatz der Fuhrparkverwaltungssoftware move)fleet®:

Kostentransparentes Management aller Vorfälle
Zentrales Management der Fuhrparkdaten für unterschiedliche Buchhaltungsmandanten
Zuordnung der unterschiedlichen Vertragsdaten (Kaufvertrag, Leasing, Versicherung usw.)
Systembasiertes Führen einer Schadensakte
Erhebliche Reduzierung der manuellen Datenerfassung durch automatisierte Verarbeitung von Verbrauchsdaten (Flottenkarten)
Automatische Verarbeitung von Verbrauchsdaten
Terminmanagement
automatische Fahrtenbuchführung
Integration von move)fleet® in andere ERP-Systemen

move)fleet® ist mit Microsoft Dynamics™ NAV und Microsoft Dynamics™ 365 Business Central entwickelt und kann an das vorhandene ERP-System oder FIBU-System des Kunden angebunden werden.

Das Fuhrparkverwaltungsprogramm move)fleet® setzt sich aus folgenden Softwaremodulen zusammen:

move)fleet® Startpaket (Auszug):

kann in Multi-Mandantenumgebung als Zentralmandant genutzt werden
Fahrzeugdatenmanagement mit Modellklassifizierung, techn. Spezifikationen, Kauf- und Leasingdaten, Versicherungsangaben, Ausstattungsmerkmalen, buchhalterischen Zuordnungen usw.

Management von Fahrerdaten (Personal) mit Anschrift, Personalnummern, Kommunikation, Führerscheindaten, usw.

Management von Reifensets (Lagerung, Winterreifen, Sommerreifen)

Erfassung von Kosten- oder Umsatzdaten mit Fahrzeugbezug oder optional Fahrerbezug und Buchhaltungsdimensionen (z.B. Kostenstelle, Objekt, Kostenträger)

Führung von Fahrtenbucheinträgen
Fortschreibung von Kilometerstand und Verbrauch

Protokollierung von Schadensfällen mit Aktenzeichen, Begleitmaterialien (Dokumente, Fotos usw.), Angaben über Unfallhergang, Schadensbeteiligte, Versicherungen

Fahrzeughistorie mit historischen Kosten, Reparaturen, Schadensfällen usw.

Management von Tankkarten (Flottenkarten)

Automatisierte Rechnungserfassung durch Schnittstellen zu Tankkartenbetreibern und Servicedienstleistern (ARAL, Euromaster, DKV, Heuer, euroShell, A.T.U., UTA; weitere auf Anfrage)

Generierung von Buchungsverteilungen und Buchungssätzen
Reporting (Fahrzeugkosten, Falschtanker, Laufleistung, Tankvolumen usw.)

move)fleet® Wiedervorlage

Das Zusatzmodul move)fleet® Wiedervorlage unterstützt die flexible Einrichtung von Terminwiedervorlagen im Rahmen des Fuhrparkmanagements. Lassen Sie sich an Termine für HU oder Wartungstermine erinnern oder Fristen im Zusammenhang mit Mitarbeiterqualifikationen usw.. Es können auch Wiedervorlagen angelegt werden, um eine Warnung vor dem Erreichen einer bestimmten Laufleistung zu erhalten.

Die Wiedervorlagen können für einzelne Benutzer oder für Gruppen angelegt werden. Darüber besteht die Option, Wiedervorlagen im Falle eigener Fehlzeiten an einen Vertreter zu übertragen.

move)fleet ® Operations

Das move)fleet® Zusatzmodul Operations bzw. Einsatzplanung umfasst eine Einsatzplanung für Fahrer, Fahrzeuge und Hilfsmittel. Ebenfalls kann eine zeitliche Planung von Fahrern je Fahrzeug vorgenommen werden. Die Einsatzplanung wird übersichtlich in einem Tagesplan bzw. Schichtkalender präsentiert. Alle Auslastungen sind auf einen Blick zu erkennen.

Bei Integration mit der Transportmanagementsoftware move)trans® ist eine automatisierte Kapazitätsplanung von Transportaufträgen über die move)fleet® Operations möglich.

move)fleet® Werkstattaufträge

Nutzen Sie das Werkstattaufträge Modul um beispielsweise Aufträge für Werkstattaufenthalte bei Werkstätten anzufragen, zu bestellen und auch abzurechnen. In diesem Modul können sowohl Artikel als auch Dienstleistungen mit Preislisten (zum Beispiel auch in Arbeitseinheiten) verwendet werden.

Die Werkstattauftragsverwaltung ist mit dem Modul auch für Kunden möglich. Debitorische und Kreditorische Rechnungen können mit dem Modul erstellt werden. Im Modul Finanzbuchhaltung kann dann die weitere Bearbeitung dieser Rechnungen vorgenommen werden. Selbstverständlich können die Aufträge und Rechnungen gedruckt werden (Papier, PDF-Datei).

Aufträge werden archiviert und stehen für Recherchen oder als Vorlagen für Kopien etc. zur Verfügung.

move)fleet® Communikationmanager

Das Grundsystem umfasst bereits die Speicherung von Druckbelegen auch als PDF-Datei. Die PDF-Datei kann dann per E-Mailsystem bequem versendet werden. Die Schritte dieser PDF-Dateiversendung können Sie automatisieren, wenn Sie den move)fleet® Communication Manager einsetzen. Über das Modul Kommunikationsmanager wird für beliebige Druckbelege die Schaltfläche "E-Mail" bereitgestellt. Hierüber erfolgt der Druck in eine Datei, die Erzeugung der E-Mail und die Versendung mit nur einem Klick.

Für jeden Belegtyp können ein Betrefftext, ein Textbaustein für den Body-Text und der Absender konfiguriert werden. Wenn der Nutzer dann beispielsweise "Auftragsbestätigung E-Mail" auswählt, wird automatisch eine PDF-Datei erzeugt und das System versendet diese als Dateianhang entweder über Ihren SMTP-Dienst oder mit Microsoft Outlook.

Die E-Mail-Adresse des Auftraggebers als Empfänger sowie der Betreff werden automatisch hinzugefügt und können in Outlook noch bearbeitet werden. Eine Stapelverarbeitung ist ebenfalls möglich. Es können außer PDF-Dateien auch Word- und Excel-Dokumente erzeugt und versendet werden. Das Modul kann zusätzlich zur Kommunikation per E-Post oder Fax eingesetzt werden.

move)fleet® Dokumentenverwaltung

Mit dem Modul zum Dokumentenmanagement können zu einzelnen Fahrzeugen oder Fahrern externe Dokumente gespeichert und verwaltet werden (zum Beispiel xls, doc, PDF oder auch Bilddateien). Wichtige Dokumente und Dateien (Vertragdokumente, Befähigungsnachweise) können direkt zum Fahrer oder Fahrzeug hinterlegt werden.

Diese hinterlegten Dateien können direkt zur Ansicht aus der Fahrzeug- bzw. Fahrerkarte aufgerufen werden. Die Speicherung der Dokumente zu Fahrern und Fahrzeugen ist per Drag&Drop möglich. Zur Ablage der Dateien kann pro Stammdatensatz eine eigene Verzeichnisstruktur definiert werden. Das Zielverzeichnis kann ebenfalls per Klick aus Fahrzeug- bzw. Fahrerkarte aufgerufen werden.

move)fleet® Car Configurator

Die korrekte Produktdefinition für den Kunden kann sich aufgrund der komplexen und variantenreichen Endprodukte im Automobilbau oft schwierig gestalten. Zwischen den bestimmten Ausstattungsmerkmalen eines Fahrzeuges bestehen je nach Modell verschiedene Abhängigkeiten und Restriktionen bzw. Constraints. Bestimmte Ausstattungskombinationen können "verboten" sein. (z. B. Dachreling mit Falt- oder Schiebedach) oder es müssen bestimmte Kombinationen gewählt werden (z. B. bestimmte Batteriestärke bei der Auswahl einer Klimaanlage etc.). Für eine korrekte Fahrzeugbestellung ist deshalb ein Konfigurator (car configurator), der den Kunden bei der Auswahl der gewünschten Ausstattungsmerkmale unterstützt und ihn auf die zulässigen bzw. unzulässigen Merkmalskombinationen hinweist, von Vorteil.

Das move)fleet® Modul Car Configurator unterstützt den Mitarbeiter ein Auto nach seinen Wünschen zu konfigurieren. Technisch basiert das Modul für die Fahrzeugkonfiguration auf dem hersteller-übergreifenden Schwacke-Konfigurator. Marke und Modell können selektiert werden, dann wird aus den möglichen Ausstattungsmerkmalen ausgewählt. Die Fahrzeugkonfiguration wird in einem move)fleet® Datensatz mit dem Status "Konfiguration" gespeichert und kann in move)fleet® bearbeitet werden. Es kann ein Workflow-Prozess für die Arbeitsschritte von der Konfiguration bis hin zur Bestellung entsprechend der im Unternehmen gültigen Car Policy mit entsprechenden Freigabehierarchien, Budgetrahmen, automatisierter Workflowkommunikation usw. eingerichtet werden.

Zielgruppen:

Die Software move)fleet® ist eine Branchenlösung für Fuhrparkverwaltung und eignet sich insbesondere für:

Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen mit eigenem Fuhrpark
Öffentliche Verwaltungen mit eigenem Fuhrpark
Fuhrparkbetreiber

Branchen in denen move)fleet® u.a. eingesetzt wird:

Fahrzeugentwicklung
Facility Management
Spedition
Gemeinnützige Unternehmen / Pflegedienste
Anlagenbau / Stahlbau
Dienstleistungen allgemein
Öffentliche Verwaltung

Auf der ags Homepage https://www.ags-online.de finden Sie Projektberichte zu den einzelnen Branchen.

Kunden fragten:

Gibt es ein Dashboard zur übersichtlichen Darstellung z.B. der Fahrzeugeinsätze

> In Kombination mit der Transportmanagementlösung move)trans gibt es ein graphisches Dashboard für die Darstellung von Transportaufträgen. Ansonsten wird move)fleet über sogenannte Rollencenter gesteuert, mit übersichtlichen, filterbaren Anzeigen etwa der Fahrzeugliste und Drilldownfunktionen in die verschiedenen Detaildaten. move)fleet wurde mit Anspruch der intuitiven Bedienung gestaltet, dennoch kann die Gestaltung der Masken vom Endanwender an seine Bedürfnisse angepasst werden.

Ist ein Tankkartenimport sowie eine KM- und Treibstoffüberwachung (Verbrauch etc.) möglich?

> Ja, Tankrechnungsdaten inklusive km-Standangaben und dergleichen können per Schnittstelle von verschiedenen Betreibern importiert werden. Sowohl Kostendaten als auch KM-Standsdaten werden historisch geführt. Das System verfügt über Warnmeldungen und Auswertungen für Tankverbrauch etc.

Ist die Software mandantenfähig?

> Ja. move)fleet kann technisch in mehreren Mandanten mit getrennten Datenbeständen eingerichtet werden, oder alternativ als zentraler Fuhrparkmandant, wobei eine Trennung der buchhalterischen oder benutzerbasierten Zuordnung dann über sogenannte Abteilungscodes erfolgt.

Eignet sich Ihre Software für die Fuhrparkverwaltung eines Paketdienstleisters mit 6 Standorten und 150 Fahrzeugen (auf 400 wachsend)?

> Ja, die Software wird in der Regel mit einem Fuhrpark ab 100 Fahrzeugen eingesetzt. Die Fahrzeuge können für unterschiedliche Standorte verwaltet werden. Auch wechselnde Standorte etc. sind in der Historie rückverfolgbar.

Verfügt Ihrer Software idealerweise über Module für E-Mobile und eine Poolfahrzeugverwaltung

> Poolfahrzeuge können verwaltet werden. Mitarbeiter oder Abteilungen können beispielsweise datumsbasiert den Poolfahrzeugen zugewiesen werden oder direkt bei jeder einzelnen Buchung zugeordnet werden.

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