move)fleet® – Fuhrparkverwaltungssoftware

Überblick der Leistungsfähigkeit der Fuhrparkverwaltungssoftware move)fleet^®

^move)fleet®

move)fleet® ist eine vom Fahrzeughersteller unabhängige Fuhrparkverwaltungssoftware. Die Anzahl der zu verwaltenden Fahrer und Fahrzeuge ist unbegrenzt – ohne steigende Kosten bei steigender Fahrzeuganzahl.

Mit move)fleet® verwalten die Fuhrparkmitarbeiter alle benötigten Daten der Fahrzeuge und des Fahrpersonals. Es werden die unterschiedlichen Kostenarten, wie Tankverbrauch, Wartung und Pflege, Reparaturen, Abschreibungen, und vieles mehr, sowie die Laufleistungen erfasst. Die Fuhrparkmitarbeiter verfolgen die Service- und Prüftermine, und planen die Aufträge und Einsätze des Fuhrparks.

Buchhaltungsrelevante Daten, wie Buchungssätze, werden durch das System ohne Doppelerfassungen automatisch generiert, so dass auch Mitarbeiter ohne buchhalterische Kenntnisse gern mit move)fleet® arbeiten. move)fleet® unterstützt alle gängigen Tankkartenanbieter.

move)fleet®  Fuhrparkverwaltungssoftware eignet sich u.a.  für Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen, sowie Unternehmen der öffentlichen Verwaltung.

move)fleet® wird von Unternehmen mit eigenem Fuhrpark eingesetzt. Die Fuhrparkmitarbeiter verwalten Lkw, Pkw, Maschinenparks, Fahrräder, Mobiltelefone, Schlüssel, Parkplätze. move)fleet® verfügt über ein Reservierungsmodul für Poolfahrzeuge (Einsatzplanung).

move)fleet® ist standardisiert, modular aufgebaut und kann bei Bedarf flexibel an individuelle Anforderungen angepasst werden. Der modulare Aufbau ermöglicht es Anwendern und Kunden, sich eine Fuhrparkverwaltungssoftware ganz nach ihren Anforderungen zusammenzustellen.

move)fleet® ist mit Microsoft Dynamics ™ NAV und 365 BC entwickelt, wird in dieses integriert oder an das ERP-System der Kunden angebunden. 

Vorteile beim Einsatz der Fuhrparkverwaltungssoftware move)fleet^® auf einen Blick:

• Kostentransparente Verwaltung aller Vorfälle

• Erhebliche Reduzierung der manuellen Datenerfassungstätigkeit durch automatische Verarbeitung von Verbrauchsdaten (Flottenkarten)

• Zuordnung der unterschiedlichen Vertragsdaten (Kaufvertrag, Leasing, Versicherung usw.)

• Automatische Verarbeitung von Verbrauchsdaten

• Kritische Terminerinnerungen lassen sich über die Wiedervorlage sicher verwalten

• Automatisierte Führung eines Fahrtenbuchs

• Systembasiertes Führen einer Schadensakte

• Anwender können selbst und ohne Programmierkenntnisse den Stammdaten des Moduls weitere Informationsfelder hinzufügen. Zum Beispiel können weitere Ausstattungsmerkmale von Fahrzeugen oder Personaldaten hinzugefügt werden

• Zentrale Verwaltung der Fuhrparkdaten für unterschiedliche Buchhaltungsmandanten

• Integration und Nutzung der ERP-Software Microsoft Dynamics^TM NAV / Microsoft Dynamics™ 365 BC

• Integration von move)fleet^® mit ERP-Systemen

move)fleet^® Startpaket

Mit dem move)fleet^® Startpaket verwalten Sie alle benötigten Daten Ihrer Fahrzeuge und Ihres Fahrpersonals, erfassen die unterschiedlichen Kostenarten (Tankverbrauch, Wartung und Pflege, Reparaturen, Abschreibungen und vieles mehr), erfassen die Laufleistungen, verfolgen die Service- und Prüftermine und planen die Aufträge und Einsätze ihres Fuhrparks.

Vorteile:

• Skalierbarkeit entsprechend des individuellen Funktionsbedarf
• Eignung für Fuhrparks jeder Größe
• Auch für Anwender ohne buchhalterische Kenntnisse geeignet, durch Möglichkeit der automatischen Generierung buchhaltungsrelevante Daten
• Individualisierbar mit integrierter Design- und Entwicklungsumgebung
• Anbindung von move)fleet^® an andere ERP-Systeme
• Integration der ERP-Module und Technologie von Microsoft Dynamics™ NAV bzw. Microsoft Dynamics™ 365 Business Central

Funktionen

• Verwaltung von Fahrzeugdaten mit Modellklassifizierung, Technischen Spezifikationen, Versicherungsangaben, Kauf- und Leasingdaten, Ausstattungsmerkmalen, buchhalterischen Zuordnungen usw.
• Verwaltung von Fahrerdaten (Personal) mit Anschrift, Kommunikationsdetails, Führerscheindaten, Personalnummern usw.
• Verwaltung von Reifensets (Winterreifen, Sommerreifen, Lagerung)
• Erfassung von Kosten- oder Umsatzdaten mit Bezug auf ein Fahrzeug sowie optional Fahrer und Buchhaltungsdimensionen (z.B. Kostenstelle, Kostenträger, Objekt)
• Generierung von Buchungssätzen und Buchungsverteilungen
• In Multi-Mandanten Umgebung als übergreifender Zentralmandant zur Fahrzeugverwaltung einsetzbar (erfasste Fahrzeugkosten werden dann über entsprechende Zuordnung in die Buchhaltungsmandanten verteilt)
• Fortschreibung von Kilometerstand und Verbrauch
• Führung von Fahrtenbucheinträgen
• Protokollierung von Schadensfällen mit Aktenzeichen, Angaben über Unfallhergang und Schadensbeteiligte, Versicherungen, Begleitmaterialien (Dokumente, Fotos usw.)
• Fahrzeughistorie mit historischen Kosten, Reparaturen, Schadensfällen usw.
• Reporting (Fahrzeugkosten, Laufleistung, Falschtanker, Tankvolumen usw.)
• Multilingualität (standardmäßig deutsches und englisches Sprachpaket – weitere auf Anfrage)

move)fleet^® Wiedervorlage

Das Zusatzmodul move)fleet^® Wiedervorlage ermöglicht die flexible Einrichtung von Wiedervorlagen für bestimmte Termine im Rahmen der Fuhrparkverwaltung.

Funktionen

• Verwaltung verschiedener Termine (z.B. Termine für Hauptuntersuchung oder Wartung von Fahrzeugen, Fristen im Zusammenhang mit Mitarbeiterqualifikationen oder Schadensfällen, Geburtstage von Mitarbeitern)
• Neben Datumsbezug auch Wiedervorlagen bei Erreichen bestimmter Grenzwerte (z.B. Laufleistung) einrichtbar
• Einrichtung flexibler Regeln für die Erzeugung der Wiedervorlage möglich
• Definition des zeitlichen Vorlaufs für die Erinnerung
• Wiedervorlagen für einzelne Benutzer, oder für Benutzergruppen
• Übertragung von Wiedervorlagen an Vertreter im Falle eigener Fehlzeiten möglich

move)fleet^® Werkstattaufträge

Mit diesem Modul können Sie Werkstattaufträge für Fahrzeuge verwalten, und dazu Anfragen, Bestellungen und Abrechnungen bei Werkstätten erstellen.

Funktionen

• Artikel und Dienstleistungen mit Preislisten verwendbar
• Werkstattaufträge können auch für Kunden verwaltet und berechnet werden
• Erstellung kreditorischer bzw. debitorischer Rechnungen bei der Abrechnung, zur Weiterverarbeitung in der Finanzbuchhaltung
• Archivierung für historische Nachverfolgbarkeit

move)fleet^® Fahrzeugkonfigurator

Das Modul move)fleet^® Fahrzeugkonfigurator ermöglicht die detaillierte Konfiguration von Ausstattungsmerkmalen zu den in move)fleet^® verwalteten Fahrzeugen.

Funktionen

• Basiert auf dem herstellerübergreifenden Schwacke-Konfigurator
• Berücksichtigung technischer Restriktionen und gesetzlicher Vorgaben bei der Konfiguration
• Erstellte Ausstattungskonfiguration wird mit Bezug zum move)fleet® Fahrzeugdatensatz gespeichert
• Möglichkeit der Einrichtung von Workflow-Prozesse für die im Unternehmen gültige car policy (Freigabehierarchien, Budgetrahmen, automatisierte Workflowkommunikation usw.)

move)fleet^® Document Capture - Automatisiertes Verarbeiten von Eingangsrechnungen, ohne manuelle Eingabe

Document Capture erfasst und verarbeitet automatisiert Ihre Rechnungen und andere Dokumente.
Das Belegerkennungs- und Capturing-System optimiert und beschleunigt die Prozessabläufe und minimiert gleichzeitig die manuelle Dateneingabe in move)fleet^®.

Funktionen:

• automatische Registrierung und Erfassung von Dokumenten

• Optimierter elektronischer Belegfluss

• Auskunftsfähigkeit: Wo ist der Beleg? Status des Belegs?

• Automatische Zuordnung zu einer Einkaufsbestellung

• Belege per Drag&Drop zu jedem Datensatz hinzufügen

• Datenextraktion

• Erkennung und Verarbeitung über optische Zeichenerkennung (OCR)

• Volltextsuche

• komfortable Genehmigungs- und Freigabeprozessunterstützung

move)fleet^® Communication Manager

Das Modul move)fleet^® Communication Manager ermöglicht die Automatisierung der Erstellung und Versendung beliebiger Druckbelege in verschiedenen Dateiformaten aus Microsoft Dynamics™ NAV bzw. Microsoft Dynamics™ 365 BC.

Funktionen:

• Automatisierte pdf-Erstellung und E-Mail-Versendung beliebiger Druckbelege
• Weitere Dateiformate außer pdf (z.B. Word, Excel)
• Individuelle Konfiguration von Betreff- und Body-Texten
• Stapelversand möglich
• Einsetzbar für Kommunikation über Faxware oder E-Post

move)fleet^® Dokumentenverwaltung

Mit Hilfe des Moduls Dokumentenverwaltung können mit Bezug zu einem Fahrzeug oder Fahrer externe Dokumente verknüpft und verwaltet werden. Man hat somit die Möglichkeit, wichtige Dokumente (z.B. Vertragsdokumente zum Fahrzeug, Befähigungsnachweise zum Fahrer) mit direktem Bezug zu diesem für einen schnellen, direkten Zugriff im System zu hinterlegen.

Funktionen:

• Verschiedene Dateiformate unterstützt (z.B. pdf, Excel, Word, Bilddateien)
• Aufruf der Dokumente direkt aus Fahrer- bzw. Fahrzeugkarte möglich
• Komfortable Hinterlegung per Drag&Drop
• Möglichkeit der Definition einer eigenen Verzeichnisstruktur für die Ablage je Stammdatensatz

move)fleet^® Schnittstellen zu Tankkartenbetreibern und Servicedienstleistern

move)fleet^® bietet Schnittstellen zu gängigen Tankkartenbetreibern wie ARAL, DKV, euroShell, Hoyer, UTA oder Esso. Neben dem Import von Tankrechnungen bietet move)fleet^® auch Schnittstellen zu Servicedienstleistern wie A.T.U. und Euromaster.

Funktionen:

• Import der beim Tankstellenbetreiber oder Servicedienstleister entstandenen Kosten (z.B. für Kraftstoff, Reinigungen, Reparaturen oder Wartungen)
• Automatische Zuordnung zum entsprechenden Fahrer / Fahrzeug
• Plausibilitätsprüfungen (z.B. durchschnittlicher Kraftstoffverbrauch um mehr als 5% überschritten)
• Buchung der importierten Kosten mit direktem Bezug zur Finanzbuchhaltung
• Nachverfolgbarkeit der importierten Kosten über Fahrzeughistorie zur Auswertung und Analyse

move)fleet^® Garagen- und Stellplatzverwaltung

Über die move)fleet^® Garagen- und Stellplatzverwaltung können Sie die Stellplätze für Ihre Fahrzeuge verwalten, und die Zuordnung der Fahrzeuge oder Fahrer planen.

Funktionen:

• Zuordnung Stellplätze zu Fahrzeug- oder Fahrer-Stammdatensatz
• Automatischer Abgleich Stellplatzdaten mit Fahrzeugabmessungen
• Historische Nachverfolgbarkeit der Stellplatzvergabe
• Verwaltung verschiedener Stellplatztypen abbildbar (z.B. Tiefgaragen, Parkhäuser, Innenhöfe)

move)fleet^® Schlüsselverwaltung

Mit dem move)fleet^® Zusatzmodul Schlüsselverwaltung lassen sich Schlüssel oder Schlüsselkarten für Fahrzeuge, Tiefgaragen oder Bürotüren planen und verwalten.

Funktionen:

• Erfassung und Verwaltung der Schlüssel oder Schlüsselkarten
• Protokollierung der Ausgabe und die Rückgabe an Fahrer / Mitarbeiter
• Quittierung der Schlüsselausgabe über integrierten Ausstellungsbeleg
• Erfassung von Aussteller und Ausstellungsdatum möglich
• Historische Nachverfolgbarkeit der Schlüsselvergabe

move)fleet^® Bußgeldverwaltung

Mit dem move)fleet^® Zusatzmodul Bußgeldverwaltung können Bußgelder für Verkehrsvergehen wie Falschparken oder Geschwindigkeitsverstöße erfasst und verwaltet werden.

Funktionen:

• Erfassung und Verwaltung der Kerninformationen zu den Bußgeldbescheiden
• Hinterlegung des Dokumentes als pdf im System
• Automatische E-Mail Benachrichtigung an Fahrer möglich
• Verwaltung des Bezahlstatus der Bußgelder
• Archivierung abgewickelter Bußgeldbescheide
• Auswertungsmöglichkeiten (z.B. Anzahl Bußgelder in einem Zeitraum

move)fleet^® Personalausstattung

Mit der move)fleet^® Personalausstattung können Ausstattungsgegenstände verwaltet und deren Ausgabe an Fahrer (Mitarbeiter) abgebildet werden.

Funktionen:

• Erfassung und Verwaltung der Ausstattungsgegenstände (z.B. Handys, Laptops oder Tablets)
• Protokollierung der Ausgabe bzw. Rückgabe der Geräte an Fahrer / Mitarbeiter
• Übergabequittierung durch integrierten Ausstellungsbeleg
• Erfassung des Gerätezustands möglich (für zeitnahen Austausch veralteter oder defekter Gegenstände)
• Neben der Verwaltung elektrischer Geräte auch für die Verwaltung anderer Ausstattungsgegenstände (z.B. Kleidung oder Büroausstattung) einsetzbar

move)fleet^® App Schadensmeldung für die Fuhrparkverwaltungssoftware move)fleet^®

Die move)fleet^® App Schadensmeldung ermöglicht dem Anwender, auch offline, die Erfassung von Schadensfällen auf mobilen Endgeräten, wie Smartphones oder Tablets. Die speziell für solche mobilen Endgeräte entwickelten Schnellerfassungsmasken führen den Anwender dabei durch die Erfassung der wichtigsten Informationen zum Schadensfall.

Das Fahrzeug und der Fahrer können direkt aus dem Stammdatenpool von move)fleet^® ausgewählt werden, bzw. werden bei eindeutiger Zuordnung anhand des angemeldeten Anwenders vorbelegt. Weiterhin können Informationen wie Datum, Unfallort, Angaben zur Unfallursache und der km-Stand erfasst werden. Außerdem stehen Schnellerfassungsmasken für Informationen zu Unfallbeteiligten und deren Versicherungen zur Verfügung.

Darüber hinaus ist es möglich, mit dem Smartphone Fotos z.B. von Dokumenten (Führerschein, Versicherungsunterlagen usw.), oder vom Unfallort anzufertigen, und direkt mit der erfassten Schadensmeldung zu verknüpfen.

Die move)fleet^® App Schadensmeldung ist für die Betriebssysteme Android, iOS und Windows verfügbar, und kann sowohl offline als auch online genutzt werden. Im offline-Modus werden die erfassten Informationen gespeichert und mit dem move)fleet^® System synchronisiert, sobald das mobile Endgerät wieder online ist. Die erfassten Informationen werden somit direkt in eine Schadensakte in move)fleet^® überführt, und stehen dort zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Verknüpfte Fotos werden dabei ebenfalls in die move)fleet^® Schadensakte übernommen, je nach Einrichtung von Dynamics NAV™ integriert in die Datenbank, oder verlinkt mit einem definierten Speicherort.

move)fleet^® App Führerscheinkontrolle für die Fuhrparkverwaltungssoftware move)fleet^®

Die move)fleet^® App Führerscheinkontrolle ermöglicht die Sichtkontrolle des Führerscheins, ohne dass der Fahrer dazu in die Firmenzentrale kommen muss. Der Anwender hat die Möglichkeit Fotos seines Führerscheins zu erstellen, und über spezielle, für die Displays von mobilen Endgeräten optimierte Dialoge mit einem Fahrerdatensatz zu verknüpfen.

Die move)fleet^® App Führerscheinkontrolle ist für die Betriebssysteme Android, iOs und Windows verfügbar, und kann sowohl offline als auch online genutzt werden. Im offline-Modus werden die erfassten Informationen gespeichert und mit dem move)fleet® System synchronisiert, sobald das mobile Endgerät wieder online ist. Dabei erfolgt die Aktualisierung des entsprechenden Stammdatensatzes in move)fleet^®. Der Mitarbeiter in der Zentrale kann die übermittelten Fotos prüfen und das Führerschein-Kontrolldatum in der Fahrerakte in move)fleet^® aktualisieren.

Die Software move)fleet® ist eine Branchenlösung für Fuhrparkverwaltung und eignet sich insbesondere für:

• Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen mit eigenem Fuhrpark
• Öffentliche Verwaltungen mit eigenem Fuhrpark
• Fuhrparkbetreiber

Branchen in denen move)fleet® u.a. eingesetzt wird:

• Fahrzeugentwicklung
• Facility Management
• Spedition
• Gemeinnützige Unternehmen / Pflegedienste
• Anlagenbau / Stahlbau
• Dienstleistungen allgemein
• Öffentliche Verwaltung

Auf der ags Homepage https://www.ags-online.de finden Sie Projektberichte zu den einzelnen Branchen.

• ags - Microsoft Dynamics™ NAV / Business Central
• move)log® – Lagerverwaltungssoftware / LVS
• move)food® - Branchenlösung Lebensmittelhandel
• move)bank - ERP Software für Banken
• move)arc-Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics NAV u. DMS windream
• move)trans® - Die Transportmanagement Software

Auf Anfrage.

Auf der ags Homepage https://www.ags-online.de finden Sie Projektberichte zu einzelnen Branchen.