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So geht digitales Dokumentenmanagement

PHOENIX DOCUMENTS – Komplettlösung für modernes Dokumentenmanagement

So geht digitales Dokumentenmanagement

Version:  7.0

 
 
 
 
 
 
 
 
Demoversion

PHOENIX Documents - innovative Komplettlösung für digitales Dokumentenmanagement

Sicher, zuverlässig und performant!

Die leistungsfähige und äußerst effiziente Lösung PHOENIX Documents umfasst alle wichtigen Werkzeuge zur digitalen Verwaltung Ihrer gesamten Daten und Dokumente in den unterschiedlichsten Formaten. Zahlreiche nützliche Funktionen sorgen für eine professionelle Unterstützung Ihres zukünftigen digitalen Dokumentenmanagements.

Vorteile

  • Gesetzeskonform arbeiten (erfüllt DSGVO, HGB, AO und UStG Anforderungen)
  • Automatisches Verschlagworten
  • Leistungfähige & flexible Suche
  • Mobil und ortsunabhängig
  • Minimaler Installations- und Wartungsaufwand
  • Schnelle Einarbeitungszeit
  • Kostengünstige DMS-Paketlösung

Für jedes Unternehmen, egal ob Start-Up oder Großkonzern, ist es von großer Bedeutung Dokumente nicht nur digital zu verwalten, sondern sie auch erstens sicher abzuspeichern und vor allem, wenn nötig, sie schnell aufrufen zu können. Ein professionelles Dokumentenmanagement ist eine gute Grundlage für alle Geschäftstätigkeiten. 

Finden Sie alle Informationen schnell in Ihren Akten wieder?

Das Dokumentenmanagement PHOENIX Documents sorgt mithilfe von der Suchfunktion mit flexiblen Suchfiltern, auch aus Fremdapplikationen mit konfigurierbarem Hotkey, für das schnelle Auffinden von Dokumenten. Die Software besticht durch die automatische Verschlagwortung, die beispielsweise bei einer Rechnung alle relevanten Rechnungsdaten übernimmt.

Mit dem PHOENIX DMS sind Sie außerdem bereits jetzt zukunftssicher aufgestellt, da das DMS auch ZUGFeRD und X-Rechnungen automatisch verschlagwortet.

Mitarbeiter können ortsunabhängig sicher auf die Dokumente zugreifen

Die Lösung ist mobil und ortsunabhängig gestaltet und ermöglicht den sicheren Zugriff auf die Dokumente. Unabhängig davon, ob sich der Mitarbeiter vor Ort im Büro, im Home Office, einer Filiale oder auf Geschäftsreise bei einem Kunden oder Lieferanten befindet.

Features

  • Browserbasiertes Interface
  • Workflows frei und flexibel schnell einrichten
  • Historien-Funktion
  • Integriertes rechtssicheres PHOENIX Archiv
    • Benutzergesteuerte und automatisierte E-Mail-Archivierung
    • Automatisierbare Dokumentenübernahme aus beliebigen Systemen
    • Sicherer Zugriffsschutz und Verschlüsselung
  • Inklusive PHOENIX Capture (erweitertes Scanprogramm)
    • Intelligentes OCR
  • Suchfunktion mit flexiblen Suchfiltern, auch aus Fremdapplikationen mit konfigurierbarem Hotkey
  • Smarte Benutzerführung mit SmartClient, SmartIndexing und SmartClassify

Sie benötigen Scan-Software?

Kein Problem, PHOENIX Capture erledigt für Sie das Scannen und ist bereits im Umfang von PHOENIX Documents enthalten. Rechnungen, Verträge etc. werden in kürzester Zeit in ein digitales Format umgewandelt und können indexiert werden.

Sichere Ablage

PHOENIX Documents umfasst das PHOENIX Archiv, das alle gängigen an Archivierung erfüllt. Egal, ob es um den erhöhten Dokumenten- und Zugriffsschutz (DSGVO) geht oder um Ihre Dokumentations- bzw. Löschpflichten, die Software bildet außerdem die Anforderungen der Abgabenordnung, der GoBD und des Handelsgesetzbuchs ab.

Digitalisierung leicht gemacht – fordern Sie noch heute Ihren Testzugang an!

Abkürzungen:
DSGVO: Datenschutzgrundverordnung
HGB: Handelsgesetzbuch
AO: Abgabenordnung
UStG: Umsatzsteuergesetz
DMS: Dokumenten Management System
ZUGFeRD: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
OCR: Optical Character Recognition
GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Zielgruppen:
  • für alle Branchen und alle Unternehmensgrößen
Anbieter Kontaktdaten:
Informationsmaterial
URL anfordern
Anfordern Online-Vorführung
Termin anfordern
Software-Exposé
URL anfordern
 
Funktionen:
Abfragen
Ablagestrukturen
Ähnlichkeitssuche
Änderungsverfolgung
Anlegen und Löschen von Dokumenten
Archiv-Zugriffsrechte
Archivierung
Archivierung, Papierbelege, Scanning
Aufgaben- und Kompetenzträger
Berichte
betriebliche Verbesserungsvorschläge
Dateiarchivierung
Delegationsfunktionen
DMS
Dokument-Unterschriften
Dokumenten-Workflow
Dokumentenindizierung
Dokumentenklassifikation
Dokumentenvorlagen
Editor
ereignisgesteuerte Prozesskette
Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen
Formular- und Dokumentenverarbeitung
Heftarchiv
Kalender- und Terminmanagement
Kodierungs- und Verschlagwortungsassistent
Kommentarfunktion
Logos und Unterschriften
Mehrfachbeschreibung
Mehrfachverweise
Metadaten und Verschlagwortung
Metadaten-Suche
Musterbriefe, Verträge
Musterverträge
Mustervorlagen
Nachrichten
PDF Viewer
PDF-Bearbeitung
PDF-Datei
Prozessautomatisierung
Sicherung und Archivierung
Start-Vorlagen
Stichwortsuche
Suche
Suchstrategien
Verbesserungen
Versionierung von Prozessen
Vorgangshistorie
Workflow-Designer
Workflow-Management
Preis:
auf Anfrage

Lernen Sie die Software näher kennen! Fordern Sie einen Videotermin für eine persönliche Präsentation an!

Technische Angaben:
webbasiert:
ja
SaaS, Cloud:
ja
multiuser-fähig (netzwerkfähig):
ja
mandantenfähig:
ja
Customizing-Option:
gegen Entgelt möglich
Sitz des Anbieters:
Deutschland
Dialogsprache(n):
Deutsch
Systemvoraussetzungen:
kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
Win 11
Win 10
Win 8
Win 7
Win Server
Mainframe basierend
Unix basierend
Linux basierend
Mac OS
Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
iOS
Android
Weitere Programme des Anbieters:
PHOENIX INVOICE - Eingangsrechnungsbearbeitung
PHOENIX CONTRACT - Vertragsmanagement

Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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