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PHOENIX INVOICE - Eingangsrechnungsbearbeitung

Eingangsrechnungen schnell und strukturiert verwalten

Version:  12

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Sparen Sie Ihre Zeit und Kosten durch die rechtssichere digitale Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen!

Die PHOENIX INVOICE – Eingangsrechnungsbearbeitung ermöglicht Ihnen die digitale Weiterverarbeitung von eingehenden Rechnungen, wodurch Sie eine signifikante Kosten- und Zeitersparnis erreichen. Denn mit dieser Software lässt sich der Arbeitsschritt der manuellen Erfassung von diesen Eingangsrechnungen abkürzen. Diese digitale Verarbeitung spart jedoch nicht nur Ressourcen, sondern verringert auch die Fehlerquote. Das ist dem integrierten PHOENIX Invoice Reader geschuldet, der automatisch alle Rechnungsdaten aus den eingegangenen Rechnungsbelegen ausliest. 

Die von der IQUADRAT AG entwickelte Software PHOENIX INVOICE optimiert zudem Ihre betriebsinternen Geschäftsprozesse dahingehend, dass die Vertreterregelung, die Wiedervorlage sowie Eskalation und andere nützliche Hilfetools eingesetzt werden. Unter Berücksichtigung der Anforderungen gemäß § 14 UstG werden zudem intern entsprechende Benachrichtigungen aktiviert, sodass via E-Mail die zuständigen MitarbeiterInnen automatisch informiert werden, dass eine neue Rechnung eingegangen ist und zur Weiterverarbeitung bereitsteht.

Ihre Vorteile bei der Anwendung PHOENIX INVOICE: 

  • eingehende Rechnungen werden schnell und fehlerfrei eingelesen
  • die Rechnungs- und Belegerfassung erfolgt via Scanner und Invoice Reader
  • dabei werden Formate wie ZUGFeRD und XRechnung genutzt und GoBD-Vorschriften beachtet
  • vollumfängliche Kontrolle der Zugriffsrechte, die für Daten und Belege bestehen und festgelegt sind
  • die nachfolgenden Arbeitsschritte werden automatisch eingeleitet
  • deutlich geringere Bearbeitungsdauer
  • beschleunigte Geschäftsabläufe
  • manuelle Erfassung von Rechnungsdaten wird überflüssig
  • sichere Nutzung von Skontoabzügen
  • schnelle Auffindbarkeit abgelegter Belege
  • fristgerechte Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen
  • unkomplizierte Einhaltung von Vorschriften, die für E-Rechnungen gültig sind
  • individuelle Prüf- und Freigaberegeln
  • dank revisionssicherer Archivierung keine Papierarchivierung mehr notwendig
  • rechtskonforme Erfüllung der EU-DSGVO-Vorgaben
  • dank GoBD-konformer Software erhöhte Sicherheit
  • direkte Erstellung eigener Rechnungen
  • kundenspezifisches Branding
  • mit Rechnungseingangsbuch
  • einstellbare E-Mail-Alerts
  • vereinfachte Überwachung von Zahlungseingängen
  • übersichtliche Frist- und Terminüberwachung
  • zahlreiche Schnittstellen zu vorhandenen Archiv-Systemen und zur FiBU
  • wird in das vorhandene Datensicherungskonzept integriert
  • branchenübergreifend anwendbar in allen Rechnungsverwaltungen von Unternehmen
  • inklusive zahlreicher Funktionen wie Archivierung, Benachrichtigungssystem, Kommentarfunktion, Mandantenfähigkeit, Stammdaten-Indizierung, Workflow-Management, Rechnungsexport, Mahnwesen, Collaboration und vieles mehr
  • für kleine und mittelständische Unternehmen besonders lohnend in wirtschaftlicher Hinsicht
Funktionen:
Archivierung
Archivierung, Papierbelege, Scanning
Bearbeitungsstatus
Belegarchivierung
Belegstorno
Belegverarbeitung
Benachrichtigungssystem
Buchführung
Collaboration
Dashboards
DMS
Dokumenteneingabe
E-Mail-Alerts
E-Mail-Benachrichtigung
E-Mail-Funktionen
Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen
Fremdwährungen
Importformate
Kommentarfunktion
Kundenspezifisches Branding
Mahnwesen
Mandantenfähigkeit
Mehrbenutzerfähigkeit
Rechnungen
Rechnungen direkt erstellen
Rechnungs-Eingangsbuch
Rechnungs-Export
Rechnungsstellung
Rechnungsverarbeitung
Schnittstelle Finanzbuchhaltung
Schnittstellen zu Buchhaltung
Sicherung und Archivierung
Skonti und Verzugszinsen
Stammdaten-Indizierung
Termin- und Fristüberwachung
Workflow-Management
Zahlungserfassung
Zahlungszugänge
Zielgruppen:
  • Rechnungsverwaltung für alle Branchen
  • viele fertige Schnittstellen zu FiBu und Archiv-Systemen verfügbar
  • wirtschaftlich lohnend auch für KMU
Kunden fragten
Wie ist die Sicherung der Daten organisiert bzw. inwieweit wird die Datensicherung unterstützt?
PHOENIX wird in das jeweilige Datensicherungskonzept des Kunden integriert. Zusätzlich bieten wir die Option eines HSM-Konzepts (Hierarchisches Speichermanagement), bestehend aus speziellen Softwarekomponenten die sich u.a. in vielen Banken- und Versicherungsprojekten bewährt haben, beliebigen Markenservern mit zertifizierter WORM-Konfiguration von Speicherbereichen sowie angebundener WORM-Band Library zur absolut (rechts-)sicheren Archivierung. Somit bieten wir höchste Sicherheit an und vermeiden jegliche proprietären Abhängigkeiten!
Welche Customizing-Optionen bieten Sie im Zusammenhang mit der Software an?
Customizing kann durch unsere Spezialisten vor Ort oder Online, sowie nach Einweisung auch Kundenseitig erfolgen. Das System beinhaltet z.B. standardmäßig einen Formulardesigner zum Anpassen der Oberflächen (Feldergänzungen etc.), sowie einen Report-/Berichtsgenerator.
Wird neben dem Freigabe-Workflow auch das Einscannen und Archivieren der Rechnungen unterstützt?
Ja, PHOENIX beinhaltet eine eigene Capture-(Scan)Lösung, einen leistungsstarken Rechnungsleser, auch auf Positionsebene und selbstverständlich ein zertifiziertes, rechtssicheres sehr leistungsstarkes Archivsystem.
Werden die Rechnungen rechtskonform bzw. revisionssicher verarbeitet bzw. archiviert?
Ja, PHOENIX Documents beinhaltet ein zertifiziertes rechtssicheres Archiv. Weitere Maßnahmen wie z.B. die Verfahrensdokumentation werden im Projekt besprochen und unterstützt.
Ist die Software mandantenfähig?
Ja, Mandanten können optional einzeln oder auch in einer "Flatrate" lizenziert werden. Der Anwenderzugriff erfolgt Benutzerrechte- oder Rollenbezogen.
weitere Antworten auf Kundenanfragen
Weitere Programme des Herstellers:
PHOENIX CONTRACT - Vertragsmanagement
PHOENIX DOCUMENTS – Komplettlösung für modernes Dokumentenmanagement
SaaS, webbasiert, Cloud:
ja
On-Premises (lokale Installation):
ja
Netzwerkfähig:
ja
Mandantenfähig:
ja
Systemvoraussetzungen:
kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
Win 10
Win 8
Win 7
Win Server
Mainframe basierend
Unix basierend
Linux basierend
Mac OS
Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
iOS
Android
Datenträger:
DVD
CD-ROM
Download
Flash-Speicher
Allgemeine Angaben zur Software:
Dialogsprache(n):
Deutsch, Englisch
Dokumentation:
Benutzerhandbuch
Schulung:
gegen Entgelt
Hotline:
gegen Entgelt
Installationssupport:
gegen Entgelt
Wartung:
gegen Entgelt
Customizing-Option:
gegen Entgelt möglich
Erstinstallation:
2000
Anzahl der Installationen:
600
Sitz des Herstellers:
Deutschland
  • Vorwerk Temial GmbH
  • PUKY GmbH & Co.KG
  • Schaeffler Technologies AG & Co. KG
  • Gebr. Eickhoff Maschinenfabrik u. Eisengießerei GmbH
  • Schuhhaus Klauser GmbH & Co. KG
  • Rakuten Deutschland GmbH
  • AGAPLESION gAG
  • und über 200 weitere Kunden

Schauen Sie sich gerne unsere Anwenderberichte an.

Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Herr Detlef Deisler
0202-94701-137
Links und Kontakt:
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