postStream - Dokumentenmanagement
DMS mit Praxisnähe, soliden und leistungsstarken Funktionen, intuitiv und verständlichVersion: 3.3
Version: 3.3
Dokumente in digitaler Form mögen grundsätzlich platzsparender und sicherer aufzubewahren sein als jene in Papierform. Doch auch im digitalen Zeitalter verlangt die Verwaltung dieser Dokumente Zeit und Einsatz. Kleine oder mittelständischen Unternehmen stehen hier oftmals vor der Herausforderung, alles effizient abzuwickeln, ohne MitarbeiterInnen zu sehr mit den Abläufen und Prozessen zu beauftragen. Schlussendlich ist es immer eine Zeit- und Kostenfrage, die bei niedrigem Personalschlüssel schnell zu Mehrarbeit zwingen. Die Dokumentenmanagement-Software postStream bietet den Vorteil, digitale Akten und Dokumente über eine Datenbank zu verwalten und zu archivieren. So lassen sich aufwendige Workflows abkürzen und Prozesse vereinfachen.
Die KGL Kopier Gesellschaft mbH hat bei der Entwicklung des Dokumentenmanagements postStream den Fokus darauf gelegt, dass das Tool praxisnah, solide und mit leistungsstarken Funktionen ausgestattet ist. Zusammen mit einer intuitiven und leicht verständlichen Anwendung haben Sie als UnternehmerIn ebenso wie Ihre MitarbeiterInnen den Vorteil, dass sich elektronische Dokumente wesentlich einfacher und schneller erfassen, verarbeiten, verwalten und archivieren lassen. Zudem profitieren Sie bei diesem Dokumentenmanagement von der fehlerfreien Übernahme aller relevanten Daten.
Die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden an ein Dokumentenmanagement realisieren wir für gewöhnlich in einer Maßschneiderung. Dabei erarbeiten wir die relevanten Prozesse und die effektive Anbindung bereits vorhandener Software (z.B. Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaftssystem oder bestehende Datenstrukturen) mit Ihnen gemeinsam und setzen sie anschließend zu einer passgenauen Digitalisierungslösung um. Daneben erleichtert die intuitive Bedienung und verständliche Oberfläche, eine unkomplizierte Schulung und weiterführende Unterstützungen die Einführung des Systems in Ihrem Unternehmen maßgeblich.
Gerne bieten wir Ihnen an, unser Softwaresystem in einer Präsentation zu demonstrieren und Ihre individuellen Anforderungen, Workflows und Schnittstellen im Detail zu besprechen.
Grundsätzlich alle Klein- und Mittelständischen Unternehmen. Die Software konzentriert sich auf wesentliche Funktionen der Dokumentenverwaltung und versucht so in der unteren Preiskategorie zu bleiben.
Unternehmen mit niedrigem Papieraufkommen können bereits nach wenigen Monaten des Einsatzes von postStream eine effektive Kostensenkung verbuchen. Die zugrunde liegende Datenbank und die im Hintergrund arbeitende OCR sind markführend. Das Programm verzeichnet keinen spürbaren Leistungseinbruch bei gleichzeitigen Zugriffen im hohen zweistelligen Bereich und einer Archivgröße von 1.000.000 Dokumenten.
Das Programm ist bei Befolgung unserer Sicherheitshinweise revisionssicher. Die Archivsicherheit übersteigt, bei professioneller Implementierung, die Sicherheit eines Papierarchivs deutlich.
Unsere Software unterstützt Projektierungsstrukturen. Eingelernte Dokumente werden automatisch verschlagwortet und den jeweiligen Projekten zugeteilt. Wir verzichten auf eine traditionelle Ordnerstruktur (welche dennoch auf wunsch per Export generiert werden kann). Sie finden das Gesuchte ähnlich wie bei Google, nur genauer. Mittels Volltextsuche oder Verschlagwortung können Sie z.B. gezielt nach Artikelnummern innerhalb verschiedener Dokumente suchen und Position bequem vergleichen. Für einige Formate lassen sich auch Metadaten auslesen und ein automatischer Positionenabgleich durchführen.
Berechtigungen werden nach Dokumentenklassifizierungen den entsprechenden Benutzern zugeordnet. Für vertrauliche Unterlagen kann eine separate Dokumentenklasse angelegt werden und separater Scanpfad angelegt werden. Grundsätzlich ist das gesamte Archiv verschlüsselt und einzelne Dokumente können nur von jenen Nutzern abgerufen werden, die über entsprechende Zugriffsberechtigung verfügen. Der Administrator kann jedoch Teile oder das gesamte Archiv entschlüsselt in einer klassischen Ordnerstruktur ausgeben lassen.
Entweder / oder, aber nicht beides gleichzeitig (und das ist es doch, was Sie eigentlich suchen). Bei unserer Cloud-Lösung benötigen Sie keine zusätzliche Hardware und müssen auch die Software nicht bei sich installieren. Wir übernehmen die gesamte Wartung. Wir hosten direkt aus einem Rechenzentrum, sodass Sie keine Leistungseinbrüche zu befürchten haben.
Grundsätzlich ist die Schnittstellenfähigkeit zu externen Systemen gewährleistet. Im Einzelfall muss die Schnittstelle angepasst werden. Dies ist im Falle des CRM-Systems möglich, bedeutet aber unsererseits einen Programmieraufwand von ca 1-2 Tagen.
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