Software > Verwaltung > Dokumentenmanagement (DMS) > postStream - Dokumentenmanagement

postStream - Dokumentenmanagement

DMS mit Praxisnähe, soliden und leistungsstarken Funktionen, intuitiv und verständlich

Version:  3.3

Kompatibel mit
 
 
 
 
 
 
 
 

postStream    Einfach - Schnell - Sicher

Dokumente in digitaler Form mögen grundsätzlich platzsparender und sicherer aufzubewahren sein als jene in Papierform. Doch auch im digitalen Zeitalter verlangt die Verwaltung dieser Dokumente Zeit und Einsatz. Kleine oder mittelständischen Unternehmen stehen hier oftmals vor der Herausforderung, alles effizient abzuwickeln, ohne MitarbeiterInnen zu sehr mit den Abläufen und Prozessen zu beauftragen. Schlussendlich ist es immer eine Zeit- und Kostenfrage, die bei niedrigem Personalschlüssel schnell zu Mehrarbeit zwingen. Die Dokumentenmanagement-Software postStream bietet den Vorteil, digitale Akten und Dokumente über eine Datenbank zu verwalten und zu archivieren. So lassen sich aufwendige Workflows abkürzen und Prozesse vereinfachen. 

Die KGL Kopier Gesellschaft mbH hat bei der Entwicklung des Dokumentenmanagements postStream den Fokus darauf gelegt, dass das Tool praxisnah, solide und mit leistungsstarken Funktionen ausgestattet ist. Zusammen mit einer intuitiven und leicht verständlichen Anwendung haben Sie als UnternehmerIn ebenso wie Ihre MitarbeiterInnen den Vorteil, dass sich elektronische Dokumente wesentlich einfacher und schneller erfassen, verarbeiten, verwalten und archivieren lassen. Zudem profitieren Sie bei diesem Dokumentenmanagement von der fehlerfreien Übernahme aller relevanten Daten. 

Ihre Vorteile bei der Nutzung des postStream Dokumentenmanagements: 

  • alle Dokumente lassen sich via Scan oder als digitaler Import vom WindowsExplorer, E-Mail-Programmen oder per Drag&Drop aus diversen Büroanwendungen erfassen und einpflegen
  • erfasste Dokumente lassen sich direkt archivieren oder weiterleiten
  • dank integrierter Texterkennungsfunktion (OCR) lässt sich die Verschlagwortung einfach durchführen
  • die Dokumentenverteilung erfolgt über vordefinierte Abläufe oder individuell einschließlich optional beigefügter Zusatzinformationen
  • mit Stempelfunktion
  • einschließlich Lernfunktion, welche die Verschlagwortung vereinfacht und automatisiert
  • inklusive Konvertierungsfunktion
  • für die sichere und exakte sowie revisionssichere Archivierung werden alle Dokumente nach spezifischen Vorgaben und Kriterien überprüft
  • die Archivierung erfolgt im Langzeitarchivierungsformat PDF/A
  • dank der Microsoft SQL-Datenbank lassen sich auch große Datenmengen verwalten
  • ermöglicht einen schnellen und direkten Zugriff auf Einzeldokumente oder Dokumentenordner
  • alle Dokumente lassen sich in allen Versionen jederzeit abrufen und nachverfolgen
  • zentraler Zugang für berechtigte MitarbeiterInnen
  • mit Schnittstellen zu ERP-Systemen, E-Mail-Systemen sowie Finanzbuchhaltungssystemen

Maßschneiderung

Die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden an ein Dokumentenmanagement realisieren wir für gewöhnlich in einer Maßschneiderung. Dabei erarbeiten wir die relevanten Prozesse und die effektive Anbindung bereits vorhandener Software (z.B. Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaftssystem oder bestehende Datenstrukturen) mit Ihnen gemeinsam und setzen sie anschließend zu einer passgenauen Digitalisierungslösung um. Daneben erleichtert die intuitive Bedienung und verständliche Oberfläche, eine unkomplizierte Schulung und weiterführende Unterstützungen die Einführung des Systems in Ihrem Unternehmen maßgeblich. 

Gerne bieten wir Ihnen an, unser Softwaresystem in einer Präsentation zu demonstrieren und Ihre individuellen Anforderungen, Workflows und Schnittstellen im Detail zu besprechen.

    Funktionen:
    Ablagestrukturen
    Anlegen und Löschen von Dokumenten
    Archiv-Zugriffsrechte
    Archivierung
    DMS
    Dokumentanzeige
    Dokumenten-Kommentierung
    Dokumenteneingabe
    Dokumentenindizierung
    Kommentarfunktion
    Scanner
    Schnittstellen
    Stichwortsuche
    Suche
    Suchstrategien
    Textbearbeitung
    Texterkennung (OCR)
    Texterkennungsergebnisse
    Verschlagwortung
    Volltextsuche
    Zielgruppen:

    Grundsätzlich alle Klein- und Mittelständischen Unternehmen. Die Software konzentriert sich auf wesentliche Funktionen der Dokumentenverwaltung und versucht so in der unteren Preiskategorie zu bleiben.

    Unternehmen mit niedrigem Papieraufkommen können bereits nach wenigen Monaten des Einsatzes von postStream eine effektive Kostensenkung verbuchen. Die zugrunde liegende Datenbank und die im Hintergrund arbeitende OCR sind markführend. Das Programm verzeichnet keinen spürbaren Leistungseinbruch bei gleichzeitigen Zugriffen im hohen zweistelligen Bereich und einer Archivgröße von 1.000.000 Dokumenten.

    Das Programm ist bei Befolgung unserer Sicherheitshinweise revisionssicher. Die Archivsicherheit übersteigt, bei professioneller Implementierung, die Sicherheit eines Papierarchivs deutlich.   

    Preise:
    ab 470,05 EUR (395 EUR zzgl. 19% MwSt) einmalig - zeitl. und volumenunbeschr. Vollversion pro Arbeitsplatz
    ab 46,41 EUR (39 EUR zzgl. 19% MwSt) monatlich - monatliche Miete pro Arbeitsplatz inkl. Support
    Kunden fragten
    Eignet sich Ihre Software für das Dokumentenmanagement eines Kfz-Ersatzteilhändlers?

    Unsere Software unterstützt Projektierungsstrukturen. Eingelernte Dokumente werden automatisch verschlagwortet und den jeweiligen Projekten zugeteilt. Wir verzichten auf eine traditionelle Ordnerstruktur (welche dennoch auf wunsch per Export generiert werden kann). Sie finden das Gesuchte ähnlich wie bei Google, nur genauer. Mittels Volltextsuche oder Verschlagwortung können Sie z.B. gezielt nach Artikelnummern innerhalb verschiedener Dokumente suchen und Position bequem vergleichen. Für einige Formate lassen sich auch Metadaten auslesen und ein automatischer Positionenabgleich durchführen.

    Wird der Schutz vertraulicher Akten und Dokumente durch eine Rechteverwaltung unterstützt?

    Berechtigungen werden nach Dokumentenklassifizierungen den entsprechenden Benutzern zugeordnet. Für vertrauliche Unterlagen kann eine separate Dokumentenklasse angelegt werden und separater Scanpfad angelegt werden. Grundsätzlich ist das gesamte Archiv verschlüsselt und einzelne Dokumente können nur von jenen Nutzern abgerufen werden, die über entsprechende Zugriffsberechtigung verfügen. Der Administrator kann jedoch Teile oder das gesamte Archiv entschlüsselt in einer klassischen Ordnerstruktur ausgeben lassen.

    Ist eine Volltextsuche nach Schlagwörtern auch bei Bilddateien möglich (über im Hintergrund laufende OCR Funktion)?
    Unser System unterstützt eine Schlagwort und eine Volltextsuche. Eingescannte Dokumente werden als Bilddateien erfasst und im Anschluss verschlagwortet. Zusätzlich zur Verschlagwortung steht nach der Archivierung weiterhin die Volltextsuche zur Verfügung (ca. 0-1s vs 1-2 Sekunden). Grundsätzlich lassen sich alle Dateitypen vom System erfassen und verschlagworten. Wir verwenden dazu unterschiedliche Importfunktionen, u. A. einen virtuellen Drucker.
    Läuft die Software webbasiert im Intranet bzw. liegen die Daten auf den Servern des Kunden?

    Entweder / oder, aber nicht beides gleichzeitig (und das ist es doch, was Sie eigentlich suchen). Bei unserer Cloud-Lösung benötigen Sie keine zusätzliche Hardware und müssen auch die Software nicht bei sich installieren. Wir übernehmen die gesamte Wartung. Wir hosten direkt aus einem Rechenzentrum, sodass Sie keine Leistungseinbrüche zu befürchten haben.

    Kann die Software mit einem bestehenden CRM-System (cobra) kommunizieren?

    Grundsätzlich ist die Schnittstellenfähigkeit zu externen Systemen gewährleistet. Im Einzelfall muss die Schnittstelle angepasst werden. Dies ist im Falle des CRM-Systems möglich, bedeutet aber unsererseits einen Programmieraufwand von ca 1-2 Tagen.

    weitere Antworten auf Kundenanfragen
    Anbieter Kontaktdaten:
    Hersteller:
    Ansprechpartner
    Herr Steffen Meiner
    Herr Steffen Meiner
    Leiter Softwareentwicklung
    0341 / 200 90 10
    Links und Kontakt:
    Videotermin
    anfragen
    Online-Vorführung
    Termin anfordern
    Demoversion
    direkt zur Webseite
    Informationsmaterial
    direkt zur Webseite
    Anwenderbericht
    direkt zur Webseite

    Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

    IT-Dienstleister (sucht für eine Spedition) ein Dokumentenmanagement (DMS)

    Projekt Nr.: 22/2955
    Ausschreibung bis: 20. Dez 2022

    Als IT-Dienstleister suche ich in beratender Funktion für einen Kunden ein Dokumentenmanagement ... mehr

    Bilanzbuchhaltungs-Service sucht Dokumentenmanagement (DMS)

    Projekt Nr.: 22/2874
    Ausschreibung bis: Beendet

    Ich suche für meinen Bilanzbuchhaltungs-Service ein Dokumentenmanagement (DMS). ... mehr

    Anwaltskanzlei sucht Dokumentenmanagementsystem (DMS)

    Projekt Nr.: 21/2707
    Ausschreibung bis: Beendet

    Ich suche für meine Anwaltskanzlei aus Norddeutschland ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). ... mehr

    weitere Ausschreibungen