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postStream - Dokumentenmanagement

DMS mit Praxisnähe, soliden und leistungsstarken Funktionen, intuitiv und verständlich

Version:  3.3

Kompatibel mit
 
 
 
 
 
 
 

postStream    Einfach - Schnell - Sicher

PostStream ist eine Dokumentenmanagement-Software zur datenbankgestützten Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Die Software umfasst insofern die Erfassung, Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung spezifizierter Daten.

Die Erfassung der Daten erfolgt zum Einen über eine vordefinierte Poststelle, welche die Möglichkeit hat gescannte Dokumente direkt zu archivieren oder über einen dynamischen Verteiler an die entsprechenden Postfächer bzw. Abteilungen weiter zu leiten. Zum anderen können Dokumente mittels verschiedenster Importfunktionen integriert werden. Dabei können unterschiedliche Arten von Dokumenten, wie gescannte Papierdokumente, E-Mails/E-Mail-Anhänge und Dateien aus Büroanwendungen erfasst und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagern verwaltet und archiviert werden.

Nach dem Erfassen wird die Verschlagwortung der Dokumente vorgenommen, wobei die integrierten Texterkennungsfunktionen (OCR) den Vorgang erleichtern. Die Verteilung der Dokumente kann individuell oder über vordefinierte Workflows erfolgen. Dabei können einem Dokument zusätzliche Informationen angehangen werden, wie etwa Stempel und Notizen, ohne das Originaldokument in seiner Ursprünglichkeit zu verändern. PostStream verfügt über eine Lernfunktion zur erleichterten und automatisierten Verschlagwortung, sowie über diverse Konvertierungsfunktionen zur Umwandlung in andere Dateiformate.

Um eine exakte und sichere Archivierung zu gewährleisten werden Dokumente auf spezifizierte Kriterien überprüft und anschließend im Langzeitarchivierungsformat PDF/A gespeichert. Der Einsatz einer Microsoft SQL Datenbank erlaubt dabei die Handhabung großer Datenmengen und einen direkten und schnellen Zugriff auf einzelne Dokumente oder Dokumentengruppen, sowie die Nachverfolgung und Versionierung dieser. Der zentrale Zugang zu den archivierten Daten wird allen mit der Bearbeitung betrauten Stellen über ein Berechtigungssystem entsprechend gleichzeitig erteilt.

Eigenschaften

  • Server – Client – Architektur
  • Mehrbenutzerfähig/ Benutzerverwaltung
  • Mandantenfähig
  • Administrative Verwaltung
  • Grafische Benutzeroberfläche mit intuitiver Bedienung
  • Kompatible Dokumententypen:  Alle
  • Schnittstellenfähigkeit zu externen Systemen gewährleistet.
  • Integrierter Team-Viewer Support

Dokumenten-Eingang

  • Scaneingang
  • Digitaler Import (per Drag&Drop oder WindowsExplorer)
  • Mobiler Import (mit Smartphone-App Foto senden)
  • automatisierte Imports (z.B. aus ERP-System, EMail-Programm oder Hotfolder)
  • Altdatenimport oder Einbindung bestehender Datenstrukturen - durchsucht Verzeichnis nach Dokumenten und archiviert diese automatisch

Dokumenten-Verarbeitung

  • OCR-Verschlagwortung 
  • Intelligente Dokumentenerkennung (automatische Verschlagwortung von eingelernten Dokumenten) inkl. Verwaltungstool
  • Dynamischer Post-Verteiler (z.B. für MA oder Abteilungen)
  • Digitaler Posteingangsstempel
  • Einfügen von eigenen Notizen in PDF-Dokumenten
  • Umfangreiche Stempelfunktionen (Stempel mit variablem Text, Datum, Benutzer, Buchungsstempel usw.)
  • Erstellung von Workflows 
  • Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungssystemen, ERP-Systemen, EMail-Systemen
  • Projekteverwaltung/ Aktensystem
  • Viele Import- und Exportfunktionen
  • Fristenmanagement und Wiedervorlage
  • Digitales Unterschreiben mittels „Fortgeschrittene elektronische Signatur“

Dokumenten-Archiv

  • Sehr schnelle Suche
  • Umfangreiche Suchfunktionen
  • Volltextarchivierung und Volltextsuche
  • Sofort-Suche mittels Tastenkombination aus jeder erdenklichen Anwendung heraus
  • Revisionsicheres Archiv / GoBD-Konform
  • Verwaltung von Zugriffsberechtigungen
  • Versionierung / Nachverfolgung 
  • Extra Archivsuche per Webclient (von überall und zu jeder Zeit mobiler Zugriff auf Ihre Archivdaten)
  • Archiv-Exportfunktion

Maßschneiderung

Die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden an ein Dokumentenmanagement realisieren wir für gewöhnlich in einer Maßschneiderung. Dabei erarbeiten wir die relevanten Prozesse und die effektive Anbindung bereits vorhandener Software (z.B. Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaftssystem oder bestehende Datenstrukturen) mit Ihnen gemeinsam und setzen sie anschließend zu einer passgenauen Digitalisierungslösung um. Daneben erleichtert die intuitive Bedienung und verständliche Oberfläche, eine unkomplizierte Schulung und weiterführende Unterstützungen die Einführung des Systems in Ihrem Unternehmen maßgeblich. 

Gerne bieten wir Ihnen an, unser Softwaresystem in einer Präsentation zu demonstrieren und Ihre individuellen Anforderungen, Workflows und Schnittstellen im Detail zu besprechen.

    Zielgruppen:

    Grundsätzlich alle Klein- und Mittelständischen Unternehmen. Die Software konzentriert sich auf wesentliche Funktionen der Dokumentenverwaltung und versucht so in der unteren Preiskategorie zu bleiben.

    Unternehmen mit niedrigem Papieraufkommen können bereits nach wenigen Monaten des Einsatzes von postStream eine effektive Kostensenkung verbuchen. Die zugrunde liegende Datenbank und die im Hintergrund arbeitende OCR sind markführend. Das Programm verzeichnet keinen spürbaren Leistungseinbruch bei gleichzeitigen Zugriffen im hohen zweistelligen Bereich und einer Archivgröße von 1.000.000 Dokumenten.

    Das Programm ist bei Befolgung unserer Sicherheitshinweise revisionssicher. Die Archivsicherheit übersteigt, bei professioneller Implementierung, die Sicherheit eines Papierarchivs deutlich.   

    Preise:
    ab 470,05 EUR (395 EUR zzgl. 19% MwSt) einmalig (zeitl. und volumenunbeschr. Vollversion pro Arbeitsplatz)
    ab 46,41 EUR (39 EUR zzgl. 19% MwSt) monatlich (monatliche Miete pro Arbeitsplatz inkl. Support)
    Kunden fragten
    Eignet sich Ihre Software für das Dokumentenmanagement eines Kfz-Ersatzteilhändlers?

    Unsere Software unterstützt Projektierungsstrukturen. Eingelernte Dokumente werden automatisch verschlagwortet und den jeweiligen Projekten zugeteilt. Wir verzichten auf eine traditionelle Ordnerstruktur (welche dennoch auf wunsch per Export generiert werden kann). Sie finden das Gesuchte ähnlich wie bei Google, nur genauer. Mittels Volltextsuche oder Verschlagwortung können Sie z.B. gezielt nach Artikelnummern innerhalb verschiedener Dokumente suchen und Position bequem vergleichen. Für einige Formate lassen sich auch Metadaten auslesen und ein automatischer Positionenabgleich durchführen.

    Wird der Schutz vertraulicher Akten und Dokumente durch eine Rechteverwaltung unterstützt?

    Berechtigungen werden nach Dokumentenklassifizierungen den entsprechenden Benutzern zugeordnet. Für vertrauliche Unterlagen kann eine separate Dokumentenklasse angelegt werden und separater Scanpfad angelegt werden. Grundsätzlich ist das gesamte Archiv verschlüsselt und einzelne Dokumente können nur von jenen Nutzern abgerufen werden, die über entsprechende Zugriffsberechtigung verfügen. Der Administrator kann jedoch Teile oder das gesamte Archiv entschlüsselt in einer klassischen Ordnerstruktur ausgeben lassen.

    Ist eine Volltextsuche nach Schlagwörtern auch bei Bilddateien möglich (über im Hintergrund laufende OCR Funktion)?
    Unser System unterstützt eine Schlagwort und eine Volltextsuche. Eingescannte Dokumente werden als Bilddateien erfasst und im Anschluss verschlagwortet. Zusätzlich zur Verschlagwortung steht nach der Archivierung weiterhin die Volltextsuche zur Verfügung (ca. 0-1s vs 1-2 Sekunden). Grundsätzlich lassen sich alle Dateitypen vom System erfassen und verschlagworten. Wir verwenden dazu unterschiedliche Importfunktionen, u. A. einen virtuellen Drucker.
    Läuft die Software webbasiert im Intranet bzw. liegen die Daten auf den Servern des Kunden?

    Entweder / oder, aber nicht beides gleichzeitig (und das ist es doch, was Sie eigentlich suchen). Bei unserer Cloud-Lösung benötigen Sie keine zusätzliche Hardware und müssen auch die Software nicht bei sich installieren. Wir übernehmen die gesamte Wartung. Wir hosten direkt aus einem Rechenzentrum, sodass Sie keine Leistungseinbrüche zu befürchten haben.

    Kann die Software mit einem bestehenden CRM-System (cobra) kommunizieren?

    Grundsätzlich ist die Schnittstellenfähigkeit zu externen Systemen gewährleistet. Im Einzelfall muss die Schnittstelle angepasst werden. Dies ist im Falle des CRM-Systems möglich, bedeutet aber unsererseits einen Programmieraufwand von ca 1-2 Tagen.

    weitere Antworten auf Kundenanfragen
    2. Produktvideo postStream Version 3.3 - Schnittstellenbeispiel
    1. Produktvideo postStream - DMS Version 1.7

    digitales Dokumentenmanagement

    postStream ist eine moderne DMS - Software speziell für den Einsatz in mittelständischen Unternehmen entwickelt.

    Als elektronisches Dokumentenmanagement System bietet postStream seinen Nutzern eine platzsparende, sichere und zeitsparende Alternative zu analogen Archivierungsformen.

    Das Programm konzentriert sich auf Wesentliches für die maximale Wirkung und schafft es damit sowohl benutzerfreundlich als auch kostengünstig zu bleiben.

    SaaS, webbasiert, Cloud:
    ja
    On-Premises (lokale Installation):
    ja
    Netzwerkfähig:
    ja
    Mandantenfähig:
    ja
    Systemvoraussetzungen:
    kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
    Win 10
    Win 8
    Win 7
    Win Server
    Mainframe basierend
    Unix basierend
    Linux basierend
    Mac OS
    Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
    iOS
    Android
    Datenträger:
    DVD
    CD-ROM
    Download
    Flash-Speicher
    Zusätzliche Soft- und Hardwareanforderungen:
    Fast Ethernet; min.100GB für ca. 100.000 Dokumente; 8 GB RAM; 2 x 2,0 GHz CPU Kerne; 5GB freier Speicher für Installation
    Allgemeine Angaben zur Software:
    Dialogsprache(n):
    Deutsch
    Dokumentation:
    Benutzerhandbuch, Online-Hilfe, Technische Dokumentation
    Schulung:
    gegen Entgelt
    Hotline:
    im Preis enthalten
    Installationssupport:
    gegen Entgelt
    Wartung:
    im Preis enthalten
    Customizing-Option:
    auf Anfrage
    Erstinstallation:
    2012
    Anzahl der Installationen:
    800
    Sitz des Herstellers:
    Deutschland
    Anbieter Kontaktdaten:
    Hersteller:
    Ansprechpartner
    Herr Steffen Meiner
    Herr Steffen Meiner
    Leiter Softwareentwicklung
    0341 / 200 90 10
    Links und Kontakt:
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