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DMS mit Praxisnähe, soliden und leistungsstarken Funktionen, intuitiv und verständlich

postStream - Dokumentenmanagement

DMS mit Praxisnähe, soliden und leistungsstarken Funktionen, intuitiv und verständlich

Version:  3.3

 
 
 
 
 
 
 
 
Demoversion

postStream    Einfach - Schnell - Sicher

Dokumente in digitaler Form mögen grundsätzlich platzsparender und sicherer aufzubewahren sein als jene in Papierform. Doch auch im digitalen Zeitalter verlangt die Verwaltung dieser Dokumente Zeit und Einsatz. Kleine oder mittelständischen Unternehmen stehen hier oftmals vor der Herausforderung, alles effizient abzuwickeln, ohne MitarbeiterInnen zu sehr mit den Abläufen und Prozessen zu beauftragen. Schlussendlich ist es immer eine Zeit- und Kostenfrage, die bei niedrigem Personalschlüssel schnell zu Mehrarbeit zwingen. Die Dokumentenmanagement-Software postStream bietet den Vorteil, digitale Akten und Dokumente über eine Datenbank zu verwalten und zu archivieren. So lassen sich aufwendige Workflows abkürzen und Prozesse vereinfachen. 

Die KGL Kopier Gesellschaft mbH hat bei der Entwicklung des Dokumentenmanagements postStream den Fokus darauf gelegt, dass das Tool praxisnah, solide und mit leistungsstarken Funktionen ausgestattet ist. Zusammen mit einer intuitiven und leicht verständlichen Anwendung haben Sie als UnternehmerIn ebenso wie Ihre MitarbeiterInnen den Vorteil, dass sich elektronische Dokumente wesentlich einfacher und schneller erfassen, verarbeiten, verwalten und archivieren lassen. Zudem profitieren Sie bei diesem Dokumentenmanagement von der fehlerfreien Übernahme aller relevanten Daten. 

Ihre Vorteile bei der Nutzung des postStream Dokumentenmanagements: 

  • alle Dokumente lassen sich via Scan oder als digitaler Import vom WindowsExplorer, E-Mail-Programmen oder per Drag&Drop aus diversen Büroanwendungen erfassen und einpflegen
  • erfasste Dokumente lassen sich direkt archivieren oder weiterleiten
  • dank integrierter Texterkennungsfunktion (OCR) lässt sich die Verschlagwortung einfach durchführen
  • die Dokumentenverteilung erfolgt über vordefinierte Abläufe oder individuell einschließlich optional beigefügter Zusatzinformationen
  • mit Stempelfunktion
  • einschließlich Lernfunktion, welche die Verschlagwortung vereinfacht und automatisiert
  • inklusive Konvertierungsfunktion
  • für die sichere und exakte sowie revisionssichere Archivierung werden alle Dokumente nach spezifischen Vorgaben und Kriterien überprüft
  • die Archivierung erfolgt im Langzeitarchivierungsformat PDF/A
  • dank der Microsoft SQL-Datenbank lassen sich auch große Datenmengen verwalten
  • ermöglicht einen schnellen und direkten Zugriff auf Einzeldokumente oder Dokumentenordner
  • alle Dokumente lassen sich in allen Versionen jederzeit abrufen und nachverfolgen
  • zentraler Zugang für berechtigte MitarbeiterInnen
  • mit Schnittstellen zu ERP-Systemen, E-Mail-Systemen sowie Finanzbuchhaltungssystemen

Maßschneiderung

Die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden an ein Dokumentenmanagement realisieren wir für gewöhnlich in einer Maßschneiderung. Dabei erarbeiten wir die relevanten Prozesse und die effektive Anbindung bereits vorhandener Software (z.B. Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaftssystem oder bestehende Datenstrukturen) mit Ihnen gemeinsam und setzen sie anschließend zu einer passgenauen Digitalisierungslösung um. Daneben erleichtert die intuitive Bedienung und verständliche Oberfläche, eine unkomplizierte Schulung und weiterführende Unterstützungen die Einführung des Systems in Ihrem Unternehmen maßgeblich. 

Gerne bieten wir Ihnen an, unser Softwaresystem in einer Präsentation zu demonstrieren und Ihre individuellen Anforderungen, Workflows und Schnittstellen im Detail zu besprechen.

    Abkürzungen:
    mbH: mit beschränkter Haftung
    OCR: Optical Character Recognition
    PDF/A: Portable Document Format
    Zielgruppen:

    Grundsätzlich alle Klein- und Mittelständischen Unternehmen. Die Software konzentriert sich auf wesentliche Funktionen der Dokumentenverwaltung und versucht so in der unteren Preiskategorie zu bleiben.

    Unternehmen mit niedrigem Papieraufkommen können bereits nach wenigen Monaten des Einsatzes von postStream eine effektive Kostensenkung verbuchen. Die zugrunde liegende Datenbank und die im Hintergrund arbeitende OCR sind markführend. Das Programm verzeichnet keinen spürbaren Leistungseinbruch bei gleichzeitigen Zugriffen im hohen zweistelligen Bereich und einer Archivgröße von 1.000.000 Dokumenten.

    Das Programm ist bei Befolgung unserer Sicherheitshinweise revisionssicher. Die Archivsicherheit übersteigt, bei professioneller Implementierung, die Sicherheit eines Papierarchivs deutlich.   

    Anbieter Kontaktdaten:
    Herr Steffen Meiner
    Herr Steffen Meiner
    Leiter Softwareentwicklung
    0341 / 200 90 10
    Informationsmaterial
    direkt zur Webseite
    Anfordern Online-Vorführung
    Termin anfordern
    Anwenderbericht
    direkt zur Webseite
    Software-Exposé
    URL anfordern
     
    Funktionen:
    Ablagestrukturen
    Anlegen und Löschen von Dokumenten
    Archiv-Zugriffsrechte
    Archivierung
    DMS
    Dokumentanzeige
    Dokumenten-Kommentierung
    Dokumenteneingabe
    Dokumentenindizierung
    Kommentarfunktion
    Scanner
    Schnittstellen
    Stichwortsuche
    Suche
    Suchstrategien
    Textbearbeitung
    Texterkennung (OCR)
    Texterkennungsergebnisse
    Verschlagwortung
    Volltextsuche
    Preis:
    ab 395,-
    EUR
    zzgl. 19% MwSt
    einmalig
    zeitl. und volumenunbeschr. Vollversion pro Arbeitsplatz
    ab 39,-
    EUR
    zzgl. 19% MwSt
    monatlich
    monatliche Miete pro Arbeitsplatz inkl. Support

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    Kunden fragten

    Unsere Software unterstützt Projektierungsstrukturen. Eingelernte Dokumente werden automatisch verschlagwortet und den jeweiligen Projekten zugeteilt. Wir verzichten auf eine traditionelle Ordnerstruktur (welche dennoch auf wunsch per Export generiert werden kann). Sie finden das Gesuchte ähnlich wie bei Google, nur genauer. Mittels Volltextsuche oder Verschlagwortung können Sie z.B. gezielt nach Artikelnummern innerhalb verschiedener Dokumente suchen und Position bequem vergleichen. Für einige Formate lassen sich auch Metadaten auslesen und ein automatischer Positionenabgleich durchführen.

    Berechtigungen werden nach Dokumentenklassifizierungen den entsprechenden Benutzern zugeordnet. Für vertrauliche Unterlagen kann eine separate Dokumentenklasse angelegt werden und separater Scanpfad angelegt werden. Grundsätzlich ist das gesamte Archiv verschlüsselt und einzelne Dokumente können nur von jenen Nutzern abgerufen werden, die über entsprechende Zugriffsberechtigung verfügen. Der Administrator kann jedoch Teile oder das gesamte Archiv entschlüsselt in einer klassischen Ordnerstruktur ausgeben lassen.

    Unser System unterstützt eine Schlagwort und eine Volltextsuche. Eingescannte Dokumente werden als Bilddateien erfasst und im Anschluss verschlagwortet. Zusätzlich zur Verschlagwortung steht nach der Archivierung weiterhin die Volltextsuche zur Verfügung (ca. 0-1s vs 1-2 Sekunden). Grundsätzlich lassen sich alle Dateitypen vom System erfassen und verschlagworten. Wir verwenden dazu unterschiedliche Importfunktionen, u. A. einen virtuellen Drucker.

    Entweder / oder, aber nicht beides gleichzeitig (und das ist es doch, was Sie eigentlich suchen). Bei unserer Cloud-Lösung benötigen Sie keine zusätzliche Hardware und müssen auch die Software nicht bei sich installieren. Wir übernehmen die gesamte Wartung. Wir hosten direkt aus einem Rechenzentrum, sodass Sie keine Leistungseinbrüche zu befürchten haben.

    Grundsätzlich ist die Schnittstellenfähigkeit zu externen Systemen gewährleistet. Im Einzelfall muss die Schnittstelle angepasst werden. Dies ist im Falle des CRM-Systems möglich, bedeutet aber unsererseits einen Programmieraufwand von ca 1-2 Tagen.

    Wir verwenden die MS SQL Server Datenbank, die zu den stärksten auf dem Markt gehört und nutzen die OCR von Nuance. Damit sind problemlos Mehrfachzugriffe ohne Leistungseinbrüche möglich, wobei die Anzahl der Dokumente keine Rolle spielt.
    Via des implementierten Fristenmanagements und der Stempelfunktion können wir beide Anforderungen erfüllen. Ein spezielles Tool für die Wiedervorlage ist zum nächsten Update Ende Juni 2016 verfügbar.
    Wir verwenden eine Historisierung und eine Änderungsnachverfolgung. Die angegebenen Daten können lückenlos nachvollzogen werden.
    Technische Angaben:
    webbasiert:
    ja
    SaaS, Cloud:
    ja
    On-Premises (lokale Installation):
    ja
    multiuser-fähig (netzwerkfähig):
    ja
    mandantenfähig:
    ja
    Wartung:
    im Preis enthalten
    Customizing-Option:
    auf Anfrage
    Erstinstallation (Jahr):
    2012
    Anzahl der Installationen:
    800
    Sitz des Herstellers:
    Deutschland
    Schulung:
    gegen Entgelt
    Hotline:
    im Preis enthalten
    Installationssupport:
    gegen Entgelt
    Dokumentation:
    Handbuch, Online Hilfe, Technische Dokumentation
    Dialogsprache(n):
    Deutsch
    Systemvoraussetzungen:
    kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
    Win 11
    Win 10
    Win 8
    Win 7
    Win Server
    Mainframe basierend
    Unix basierend
    Linux basierend
    Mac OS
    Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
    iOS
    Android
    Datenträger:
    DVD
    CD-ROM
    Download
    Flash-Speicher
    Zusätzliche Soft- und Hardwareanforderungen:
    Fast Ethernet; min.100GB für ca. 100.000 Dokumente; 8 GB RAM; 2 x 2,0 GHz CPU Kerne; 5GB freier Speicher für Installation

    Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

    Stiftung sucht Dokumentenmanagement (DMS)

    Projekt Nr.: 22/2982
    Ausschreibung bis: 01. Feb 2023

    Wir sind ein gemeinnütziger norddeutscher NGO und suchen eine Software für das ... mehr

    Versicherungsmakler sucht Archivierungssoftware

    Projekt Nr.: 22/2977
    Ausschreibung bis: 25. Jan 2023

    Als Versicherungsmakler suchen wir zur revisionssicheren Archivierung unserer ... mehr

    NGO sucht Dokumentenmanagement (DMS)

    Projekt Nr.: 22/2972
    Ausschreibung bis: Beendet

    Wir sind ein gemeinnütziger eingetragener Verein und suchen ein Dokumentenmanagement (DMS) für ... mehr

    weitere Ausschreibungen

    postStream - Dokumentenmanagement wird in folgenden Rubriken gelistet: