postStream - Dokumentenmanagement

postStream    Einfach - Schnell - Sicher

Dokumente in digitaler Form mögen grundsätzlich platzsparender und sicherer aufzubewahren sein als jene in Papierform. Doch auch im digitalen Zeitalter verlangt die Verwaltung dieser Dokumente Zeit und Einsatz. Kleine oder mittelständischen Unternehmen stehen hier oftmals vor der Herausforderung, alles effizient abzuwickeln, ohne MitarbeiterInnen zu sehr mit den Abläufen und Prozessen zu beauftragen. Schlussendlich ist es immer eine Zeit- und Kostenfrage, die bei niedrigem Personalschlüssel schnell zu Mehrarbeit zwingen. Die Dokumentenmanagement-Software postStream bietet den Vorteil, digitale Akten und Dokumente über eine Datenbank zu verwalten und zu archivieren. So lassen sich aufwendige Workflows abkürzen und Prozesse vereinfachen. 

Die KGL Kopier Gesellschaft mbH hat bei der Entwicklung des Dokumentenmanagements postStream den Fokus darauf gelegt, dass das Tool praxisnah, solide und mit leistungsstarken Funktionen ausgestattet ist. Zusammen mit einer intuitiven und leicht verständlichen Anwendung haben Sie als UnternehmerIn ebenso wie Ihre MitarbeiterInnen den Vorteil, dass sich elektronische Dokumente wesentlich einfacher und schneller erfassen, verarbeiten, verwalten und archivieren lassen. Zudem profitieren Sie bei diesem Dokumentenmanagement von der fehlerfreien Übernahme aller relevanten Daten. 

Ihre Vorteile bei der Nutzung des postStream Dokumentenmanagements: 

• alle Dokumente lassen sich via Scan oder als digitaler Import vom WindowsExplorer, E-Mail-Programmen oder per Drag&Drop aus diversen Büroanwendungen erfassen und einpflegen
• erfasste Dokumente lassen sich direkt archivieren oder weiterleiten
• dank integrierter Texterkennungsfunktion (OCR) lässt sich die Verschlagwortung einfach durchführen
• die Dokumentenverteilung erfolgt über vordefinierte Abläufe oder individuell einschließlich optional beigefügter Zusatzinformationen
• mit Stempelfunktion
• einschließlich Lernfunktion, welche die Verschlagwortung vereinfacht und automatisiert
• inklusive Konvertierungsfunktion
• für die sichere und exakte sowie revisionssichere Archivierung werden alle Dokumente nach spezifischen Vorgaben und Kriterien überprüft
• die Archivierung erfolgt im Langzeitarchivierungsformat PDF/A
• dank der Microsoft SQL-Datenbank lassen sich auch große Datenmengen verwalten
• ermöglicht einen schnellen und direkten Zugriff auf Einzeldokumente oder Dokumentenordner
• alle Dokumente lassen sich in allen Versionen jederzeit abrufen und nachverfolgen
• zentraler Zugang für berechtigte MitarbeiterInnen
• mit Schnittstellen zu ERP-Systemen, E-Mail-Systemen sowie Finanzbuchhaltungssystemen

Maßschneiderung

Die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden an ein Dokumentenmanagement realisieren wir für gewöhnlich in einer Maßschneiderung. Dabei erarbeiten wir die relevanten Prozesse und die effektive Anbindung bereits vorhandener Software (z.B. Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaftssystem oder bestehende Datenstrukturen) mit Ihnen gemeinsam und setzen sie anschließend zu einer passgenauen Digitalisierungslösung um. Daneben erleichtert die intuitive Bedienung und verständliche Oberfläche, eine unkomplizierte Schulung und weiterführende Unterstützungen die Einführung des Systems in Ihrem Unternehmen maßgeblich. 

Gerne bieten wir Ihnen an, unser Softwaresystem in einer Präsentation zu demonstrieren und Ihre individuellen Anforderungen, Workflows und Schnittstellen im Detail zu besprechen.

Grundsätzlich alle Klein- und Mittelständischen Unternehmen. Die Software konzentriert sich auf wesentliche Funktionen der Dokumentenverwaltung und versucht so in der unteren Preiskategorie zu bleiben.

Unternehmen mit niedrigem Papieraufkommen können bereits nach wenigen Monaten des Einsatzes von postStream eine effektive Kostensenkung verbuchen. Die zugrunde liegende Datenbank und die im Hintergrund arbeitende OCR sind markführend. Das Programm verzeichnet keinen spürbaren Leistungseinbruch bei gleichzeitigen Zugriffen im hohen zweistelligen Bereich und einer Archivgröße von 1.000.000 Dokumenten.

Das Programm ist bei Befolgung unserer Sicherheitshinweise revisionssicher. Die Archivsicherheit übersteigt, bei professioneller Implementierung, die Sicherheit eines Papierarchivs deutlich.