postStream - Dokumentenmanagement
DMS mit Praxisnähe, soliden und leistungsstarken Funktionen, intuitiv und verständlichVersion: 3.3
Kompatibel mit
Version: 3.3
PostStream ist eine Dokumentenmanagement-Software zur datenbankgestützten Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Die Software umfasst insofern die Erfassung, Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung spezifizierter Daten.
Die Erfassung der Daten erfolgt zum Einen über eine vordefinierte Poststelle, welche die Möglichkeit hat gescannte Dokumente direkt zu archivieren oder über einen dynamischen Verteiler an die entsprechenden Postfächer bzw. Abteilungen weiter zu leiten. Zum anderen können Dokumente mittels verschiedenster Importfunktionen integriert werden. Dabei können unterschiedliche Arten von Dokumenten, wie gescannte Papierdokumente, E-Mails/E-Mail-Anhänge und Dateien aus Büroanwendungen erfasst und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagern verwaltet und archiviert werden.
Nach dem Erfassen wird die Verschlagwortung der Dokumente vorgenommen, wobei die integrierten Texterkennungsfunktionen (OCR) den Vorgang erleichtern. Die Verteilung der Dokumente kann individuell oder über vordefinierte Workflows erfolgen. Dabei können einem Dokument zusätzliche Informationen angehangen werden, wie etwa Stempel und Notizen, ohne das Originaldokument in seiner Ursprünglichkeit zu verändern. PostStream verfügt über eine Lernfunktion zur erleichterten und automatisierten Verschlagwortung, sowie über diverse Konvertierungsfunktionen zur Umwandlung in andere Dateiformate.
Um eine exakte und sichere Archivierung zu gewährleisten werden Dokumente auf spezifizierte Kriterien überprüft und anschließend im Langzeitarchivierungsformat PDF/A gespeichert. Der Einsatz einer Microsoft SQL Datenbank erlaubt dabei die Handhabung großer Datenmengen und einen direkten und schnellen Zugriff auf einzelne Dokumente oder Dokumentengruppen, sowie die Nachverfolgung und Versionierung dieser. Der zentrale Zugang zu den archivierten Daten wird allen mit der Bearbeitung betrauten Stellen über ein Berechtigungssystem entsprechend gleichzeitig erteilt.
Die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden an ein Dokumentenmanagement realisieren wir für gewöhnlich in einer Maßschneiderung. Dabei erarbeiten wir die relevanten Prozesse und die effektive Anbindung bereits vorhandener Software (z.B. Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaftssystem oder bestehende Datenstrukturen) mit Ihnen gemeinsam und setzen sie anschließend zu einer passgenauen Digitalisierungslösung um. Daneben erleichtert die intuitive Bedienung und verständliche Oberfläche, eine unkomplizierte Schulung und weiterführende Unterstützungen die Einführung des Systems in Ihrem Unternehmen maßgeblich.
Gerne bieten wir Ihnen an, unser Softwaresystem in einer Präsentation zu demonstrieren und Ihre individuellen Anforderungen, Workflows und Schnittstellen im Detail zu besprechen.
Grundsätzlich alle Klein- und Mittelständischen Unternehmen. Die Software konzentriert sich auf wesentliche Funktionen der Dokumentenverwaltung und versucht so in der unteren Preiskategorie zu bleiben.
Unternehmen mit niedrigem Papieraufkommen können bereits nach wenigen Monaten des Einsatzes von postStream eine effektive Kostensenkung verbuchen. Die zugrunde liegende Datenbank und die im Hintergrund arbeitende OCR sind markführend. Das Programm verzeichnet keinen spürbaren Leistungseinbruch bei gleichzeitigen Zugriffen im hohen zweistelligen Bereich und einer Archivgröße von 1.000.000 Dokumenten.
Das Programm ist bei Befolgung unserer Sicherheitshinweise revisionssicher. Die Archivsicherheit übersteigt, bei professioneller Implementierung, die Sicherheit eines Papierarchivs deutlich.
Unsere Software unterstützt Projektierungsstrukturen. Eingelernte Dokumente werden automatisch verschlagwortet und den jeweiligen Projekten zugeteilt. Wir verzichten auf eine traditionelle Ordnerstruktur (welche dennoch auf wunsch per Export generiert werden kann). Sie finden das Gesuchte ähnlich wie bei Google, nur genauer. Mittels Volltextsuche oder Verschlagwortung können Sie z.B. gezielt nach Artikelnummern innerhalb verschiedener Dokumente suchen und Position bequem vergleichen. Für einige Formate lassen sich auch Metadaten auslesen und ein automatischer Positionenabgleich durchführen.
Berechtigungen werden nach Dokumentenklassifizierungen den entsprechenden Benutzern zugeordnet. Für vertrauliche Unterlagen kann eine separate Dokumentenklasse angelegt werden und separater Scanpfad angelegt werden. Grundsätzlich ist das gesamte Archiv verschlüsselt und einzelne Dokumente können nur von jenen Nutzern abgerufen werden, die über entsprechende Zugriffsberechtigung verfügen. Der Administrator kann jedoch Teile oder das gesamte Archiv entschlüsselt in einer klassischen Ordnerstruktur ausgeben lassen.
Entweder / oder, aber nicht beides gleichzeitig (und das ist es doch, was Sie eigentlich suchen). Bei unserer Cloud-Lösung benötigen Sie keine zusätzliche Hardware und müssen auch die Software nicht bei sich installieren. Wir übernehmen die gesamte Wartung. Wir hosten direkt aus einem Rechenzentrum, sodass Sie keine Leistungseinbrüche zu befürchten haben.
Grundsätzlich ist die Schnittstellenfähigkeit zu externen Systemen gewährleistet. Im Einzelfall muss die Schnittstelle angepasst werden. Dies ist im Falle des CRM-Systems möglich, bedeutet aber unsererseits einen Programmieraufwand von ca 1-2 Tagen.
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