postStream - Dokumentenmanagement
DMS mit Praxisnähe, soliden und leistungsstarken Funktionen, intuitiv und verständlichVersion: 3.3
Kompatibel mit
Version: 3.3
PostStream ist eine Dokumentenmanagement-Software zur datenbankgestützten Verwaltung und Archivierung elektronischer Dokumente. Die Software umfasst insofern die Erfassung, Verarbeitung, Verwaltung und Archivierung spezifizierter Daten.
Die Erfassung der Daten erfolgt zum Einen über eine vordefinierte Poststelle, welche die Möglichkeit hat gescannte Dokumente direkt zu archivieren oder über einen dynamischen Verteiler an die entsprechenden Postfächer bzw. Abteilungen weiter zu leiten. Zum anderen können Dokumente mittels verschiedenster Importfunktionen integriert werden. Dabei können unterschiedliche Arten von Dokumenten, wie gescannte Papierdokumente, E-Mails/E-Mail-Anhänge und Dateien aus Büroanwendungen erfasst und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagern verwaltet und archiviert werden.
Nach dem Erfassen wird die Verschlagwortung der Dokumente vorgenommen, wobei die integrierten Texterkennungsfunktionen (OCR) den Vorgang erleichtern. Die Verteilung der Dokumente kann individuell oder über vordefinierte Workflows erfolgen. Dabei können einem Dokument zusätzliche Informationen angehangen werden, wie etwa Stempel und Notizen, ohne das Originaldokument in seiner Ursprünglichkeit zu verändern. PostStream verfügt über eine Lernfunktion zur erleichterten und automatisierten Verschlagwortung, sowie über diverse Konvertierungsfunktionen zur Umwandlung in andere Dateiformate.
Um eine exakte und sichere Archivierung zu gewährleisten werden Dokumente auf spezifizierte Kriterien überprüft und anschließend im Langzeitarchivierungsformat PDF/A gespeichert. Der Einsatz einer Microsoft SQL Datenbank erlaubt dabei die Handhabung großer Datenmengen und einen direkten und schnellen Zugriff auf einzelne Dokumente oder Dokumentengruppen, sowie die Nachverfolgung und Versionierung dieser. Der zentrale Zugang zu den archivierten Daten wird allen mit der Bearbeitung betrauten Stellen über ein Berechtigungssystem entsprechend gleichzeitig erteilt.
Die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden an ein Dokumentenmanagement realisieren wir für gewöhnlich in einer Maßschneiderung. Dabei erarbeiten wir die relevanten Prozesse und die effektive Anbindung bereits vorhandener Software (z.B. Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaftssystem oder bestehende Datenstrukturen) mit Ihnen gemeinsam und setzen sie anschließend zu einer passgenauen Digitalisierungslösung um. Daneben erleichtert die intuitive Bedienung und verständliche Oberfläche, eine unkomplizierte Schulung und weiterführende Unterstützungen die Einführung des Systems in Ihrem Unternehmen maßgeblich.
Gerne bieten wir Ihnen an, unser Softwaresystem in einer Präsentation zu demonstrieren und Ihre individuellen Anforderungen, Workflows und Schnittstellen im Detail zu besprechen.
Grundsätzlich alle Klein- und Mittelständischen Unternehmen. Die Software konzentriert sich auf wesentliche Funktionen der Dokumentenverwaltung und versucht so in der unteren Preiskategorie zu bleiben.
Unternehmen mit niedrigem Papieraufkommen können bereits nach wenigen Monaten des Einsatzes von postStream eine effektive Kostensenkung verbuchen. Die zugrunde liegende Datenbank und die im Hintergrund arbeitende OCR sind markführend. Das Programm verzeichnet keinen spürbaren Leistungseinbruch bei gleichzeitigen Zugriffen im hohen zweistelligen Bereich und einer Archivgröße von 1.000.000 Dokumenten.
Das Programm ist bei Befolgung unserer Sicherheitshinweise revisionssicher. Die Archivsicherheit übersteigt, bei professioneller Implementierung, die Sicherheit eines Papierarchivs deutlich.
Unsere Software unterstützt Projektierungsstrukturen. Eingelernte Dokumente werden automatisch verschlagwortet und den jeweiligen Projekten zugeteilt. Wir verzichten auf eine traditionelle Ordnerstruktur (welche dennoch auf wunsch per Export generiert werden kann). Sie finden das Gesuchte ähnlich wie bei Google, nur genauer. Mittels Volltextsuche oder Verschlagwortung können Sie z.B. gezielt nach Artikelnummern innerhalb verschiedener Dokumente suchen und Position bequem vergleichen. Für einige Formate lassen sich auch Metadaten auslesen und ein automatischer Positionenabgleich durchführen.
Berechtigungen werden nach Dokumentenklassifizierungen den entsprechenden Benutzern zugeordnet. Für vertrauliche Unterlagen kann eine separate Dokumentenklasse angelegt werden und separater Scanpfad angelegt werden. Grundsätzlich ist das gesamte Archiv verschlüsselt und einzelne Dokumente können nur von jenen Nutzern abgerufen werden, die über entsprechende Zugriffsberechtigung verfügen. Der Administrator kann jedoch Teile oder das gesamte Archiv entschlüsselt in einer klassischen Ordnerstruktur ausgeben lassen.
Entweder / oder, aber nicht beides gleichzeitig (und das ist es doch, was Sie eigentlich suchen). Bei unserer Cloud-Lösung benötigen Sie keine zusätzliche Hardware und müssen auch die Software nicht bei sich installieren. Wir übernehmen die gesamte Wartung. Wir hosten direkt aus einem Rechenzentrum, sodass Sie keine Leistungseinbrüche zu befürchten haben.
Grundsätzlich ist die Schnittstellenfähigkeit zu externen Systemen gewährleistet. Im Einzelfall muss die Schnittstelle angepasst werden. Dies ist im Falle des CRM-Systems möglich, bedeutet aber unsererseits einen Programmieraufwand von ca 1-2 Tagen.
Was ist die Firmenphilosophie der KGL Kopier Gesellschaft mbH?
Über solche Fragen freut sich die Kreativabteilung. Zwei bis dreimal die Woche rufen wir einen Bestandskunden von uns an und fragen wie es läuft, ob derjenige zufrieden ist. In 99,9% der Fälle kriegen wir als Antwort: „Alles schick. Bei Störungen ist immer sofort jemand erreichbar und beseitigt das Problem umgehend, die Versorgung erfolgt pünktlich, hat man ein spezielles Anliegen gibt’s von uns die Lösung.“ So wollen wir das haben. Von uns aus kann sich jeder eine beliebige Philosophie zurechtbasteln, die dazu passt.
Was sind die Geschäftsfelder und Kernkompetenzen Ihres Unternehmens?
Wir fühlen uns für alles was mit Papier zu tun hat zuständig! Klar wir liefern Drucker und Co., sorgen dafür, dass Ihnen das Verbrauchsmaterial nie ausgeht und alles reibungslos funktioniert. Wir beraten jedoch auch, schauen uns die typischen Workflows an und fungieren als quasi technische Innenausstatter. Gerade unser Fachwissen im Bereich der papiergebundenen Prozessoptimierung versuchen wir auch in unsere Software zu übertragen.
Wie sieht die Zusammenarbeit mit anderen Firmen oder Verbänden aus, von denen Ihre Kunden profitieren können?
Wir arbeiten im Zubehör- u. Verbrauchsmaterialienbereich mit diversen Großhändlern zusammen um günstigere Konditionen im Einkauf zu erzielen. Diese geben wir zum großen Teil an unsere Kunden weiter. Im Hardwarebereich sind wir Fachhändler bei Ricoh. Ist in diesem Bereich auch unabdingbar, da es durch die unzähligen technischen Gegebenheiten beim Kunden, ohne Herstellerunterstützung oftmals nicht möglich ist, eine optimale Lösung zu realisieren. Des Weiteren ist durch diese Partnerschaft eine reibungslose Versorgung mit den notwendigen Ersatzteilen – von heute auf morgen – erst möglich. Durch die Zusammenarbeit mit der Web+Phone GmbH sind wir zusätzlich in der Lage den Kunden mit Hard-u. Software, Breiband-Internet bis zu unserer Eigenlösung postStream mit allen erdenklichen Anforderungen im modernen Office-Alltag zu beraten, und letztendlich auch auszustatten.
Welche Unterstützung bietet das Dokumentenmanagementsystems “postStream” bei der Verschlagwortung der Dokumente?
Eingelernte Dokumente werden automatisch verschlagwortet, wobei die Software dazu eine Logo Erkennung, einen Volltextabgleich und die Position von Schlüsselbegriffen im Dokument heranführt. Schlagwörter werden dem Dokument direkt entnommen. Eine Bestätigung ist für eine Weiterverarbeitung notwendig. Eine manuelle Verschlagwortung kann mittels Rahmung oder per Klick auf das entsprechende Wort im Dokument durchgeführt werden. Natürlich können Schlagwörter auch ganz normal eingetippt werden. Des Weiteren können Kategorien, im Unternehmen übliche Abkürzungen und eventuelle Projektstrukturen vordefiniert werden und lassen sich später per Drag & Drop auf das Dokument übertragen.
Durch welche Funktionen deckt “postStream” speziell die Bedürfnisse von Klein- und Mittelständischen Unternehmen optimal ab?
Ab einer bestimmten Größe ist es schon zum Common Sense geworden, dass sich ein Unternehmen eine DMS Software in welcher Form auch immer anschaffen muss. Kleinere Unternehmen jedoch scheuen oft vor der Investition zurück. Viele Lösungen wirken allein schon durch Ihren Umfang abschreckend. Die lange Zeit bis zur Inbetriebnahme und die damit verbunden Kosten plus die Lizenzgebühren wirken da zusätzlich abschreckend. Wenn am Ende die Software von den Mitarbeitern nicht angenommen wird, dann gute Nacht. Das sich das Ganze am Ende dennoch auszahlt, ist bei dem Ausblick kaum noch relevant. Am Ende zahlt sich eine Software nur über den Zeitgewinn, den es für ein Unternehmen bedeutet aus. Und den größten Zeitgewinn hat man nun mal bei der Dokumentenarchivierung und Suche. Und genau hier ist postStream besonders leistungsfähig. Zusätzlich versuchen wir die Anfangsinvestition auch für kleinere Unternehmen fair zu halten. Durch die Mehrbenutzerfähigkeit kann ein Unternehmen unter Verzicht auf Individualisierung bereits mit wenigen Lizenzen alle Mitarbeiter mit postStream arbeiten lassen. So bleiben die Preise überschaubar und die Investition zahlt sich schnell aus.
Wie zuverlässig arbeitet die integrierte Texterkennungsfunktion (OCR)?
Mit Omnipage von Nuance nutzen wir die marktführende OCR für postStream. Selbstverständlich ist auch diese Software zur Texterkennung nicht allmächtig, zumal eine gute DMS nicht nur genau sondern auch schnell sein muss. Viele Funktionen, die eine reine OCR Software heute bereits ermöglicht, würden in einer DMS Anwendung zu große Ladezeiten verursachen. Wir sind daher stets darum bemüht hier den perfekten Mittelweg zu finden. Was uns, glaube ich, ganz gut gelingt. Buchstaben werden in der Regel richtig erkannt, während im Schnitt bei einem von 10 Dokumenten eine Nummer manuell korrigiert werden muss. Bei der Suche geht kein Dokument verloren. Im Übrigen beschäftigt sich das bisher einzige von unserem Unternehmen verfasste Whitepaper mit dem Thema, wie man seine Schreiben an die neuen digitalen Anforderungen anpasst. Hier der Link dazu: Schreiben für Maschinen.pdf
Inwieweit werden dokumentenbezogene Geschäftsprozesse unterstützt?
postStream verfügt über eine umfangreiche Stempelfunktion, über einen Fristenmanager, eine Änderungsnachverfolgung, Historisierung, die Möglichkeit Notizen für andere MA an das Dokument zu heften und kann unterschiedlichste Workflows von Unternehmen abbilden. Die Software ist schnittstellenfähig und kann Dokumente in unterschiedliche Formate konvertieren. Sollten Mehrere Benutzer mit einer oder auch mehreren Lizenz/en am selben Dokument arbeiten, verfügt postStream über Sicherheitsmaßnahmen um Redundanzen zu verhindern.
Können auch E-Mails automatisch archiviert werden und mit welchen E-Mail-Programmen arbeitet “postStream” zusammen?
Emails können bequem aus der jeweiligen Anwendung heraus entweder mit, ohne oder auch nur als Anhang importiert werden. Standardmäßig funktioniert das für Microsoft Office. Auf Wunsch passen wir die Software jedoch an die tatsächlichen Bedürfnisse an. So haben wir zum Beispiel Kunden, die für Ihre E-Mails David und in einem Fall Thunderbird nutzen, bei denen wir postStream erfolgreich implementieren konnten.
Erfolgt die Bedienung des Systems intuitiv bzw. wie aufwendig ist die Einarbeitung in die Software?
Als ich damals bei der KGL angefangen habe, hat man mir mit Absicht eine Schulung versagt. Nun hatte ich jedoch bereits Erfahrung mit Softwareanwendungen und daher zählt es wenig, dass ich gleich losarbeiten konnte. Trotzdem hat das Programm das Attribut „intuitiv“ definitiv verdient. Natürlich bieten wir trotzdem Schulungen an. Im Schnitt braucht man jedoch nicht länger als eine Stunde um eine Person in die Lage zu versetzten effektiv mit postStream arbeiten zu können. Im übrigen stelle ich in regelmäßigen Abständen Tutorial Videos zu einzelnen Themen der Anwendung her, die wir allen auf unserer Webseite kostenlos zur Verfügung stellen.
Können Sie uns schon einen Ausblick für zukünftige Funktionen und Erweiterungen geben?
Wir haben aktuell ein umfangreiches Update herausgebracht und postStream mit der MS SQL Server Datenbank ausgestattet. Diese Umstellung wurde nötig, da die Größe unserer Kunden im letzten Jahr deutlich zugenommen hat. Gleichzeitige Mehrfachanwendungen sind zum Normalfall geworden und die neue Datenbank verhindert, dass es dabei zu erhöhten Ladezeiten kommt. Als nächstes steht eine App für Mobile Phones auf der Agenda. Gleichzeitig arbeiten wir an einer Cloud - Version unserer Software. Mit unserem Partner Web + Phone GmbH verfügen wir über ein Rechenzentrum in Leipzig und damit über optimale Bedingungen.
postStream ist eine moderne DMS - Software speziell für den Einsatz in mittelständischen Unternehmen entwickelt.
Als elektronisches Dokumentenmanagement System bietet postStream seinen Nutzern eine platzsparende, sichere und zeitsparende Alternative zu analogen Archivierungsformen.
Das Programm konzentriert sich auf Wesentliches für die maximale Wirkung und schafft es damit sowohl benutzerfreundlich als auch kostengünstig zu bleiben.
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