Handwerksbetrieb sucht einfaches DMS

Wir sind ein Handwerksbetrieb im Bereich Sanitär-Heizung-Klimatechnik und suchen ein einfaches Dokumentenmanagementsystem, das mit unserer vorhandenen Handwerkersoftware zusammenarbeiten kann. Es wird fast ausschließlich von wenig IT-affinen Mitarbeitern genutzt werden. Priorität haben:

• einfache Aufnahme und
• einfaches, schnelles Finden von Dokumenten
• alle Dokumente sollen nur einmalig abgelegt werden, um unterschiedliche Versionen zu vermeiden.

Wir nutzen die vorhandene Handwerkersoftware seit über 30 Jahren in immer größerem Umfang, um käufmännische und Betriebsprozesse digital abzubilden und als Basis fürs Controlling. Was fehlt ist ein einfaches Dokumentenmanagementsystem, das ein papierloses Arbeiten ermöglicht. Die Ablage-Suchmöglichkeiten sind in der vorhandenen Handwerkerlösung eingeschränkt und damit leider nicht ausreichend zum papierlosen Arbeiten.

Folgende Anforderungen sollte die Softwarelösung darüber hinaus erfüllen:

• DSGVO-konform
• revisionssicher
• schnell und einfach zu bedienen
• Metasuche oder vergleichbar
• konfliktfreie Ergänzung der vorhandenen Handwerkersoftware

Es werden vier bis fünf Software-Arbeitsplätze im Büro benötigt. Ggfs. benötigen die Monteure noch mobilen Zugriff.