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postStream - Dokumentenmanagement

DMS mit Praxisnähe, soliden und leistungsstarken Funktionen, intuitiv und verständlich

Version:  3.3

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weitere Antworten auf Kundenanfragen

Eignet sich Ihre Software für das Dokumentenmanagement eines Kfz-Ersatzteilhändlers?

Unsere Software unterstützt Projektierungsstrukturen. Eingelernte Dokumente werden automatisch verschlagwortet und den jeweiligen Projekten zugeteilt. Wir verzichten auf eine traditionelle Ordnerstruktur (welche dennoch auf wunsch per Export generiert werden kann). Sie finden das Gesuchte ähnlich wie bei Google, nur genauer. Mittels Volltextsuche oder Verschlagwortung können Sie z.B. gezielt nach Artikelnummern innerhalb verschiedener Dokumente suchen und Position bequem vergleichen. Für einige Formate lassen sich auch Metadaten auslesen und ein automatischer Positionenabgleich durchführen.

Wird der Schutz vertraulicher Akten und Dokumente durch eine Rechteverwaltung unterstützt?

Berechtigungen werden nach Dokumentenklassifizierungen den entsprechenden Benutzern zugeordnet. Für vertrauliche Unterlagen kann eine separate Dokumentenklasse angelegt werden und separater Scanpfad angelegt werden. Grundsätzlich ist das gesamte Archiv verschlüsselt und einzelne Dokumente können nur von jenen Nutzern abgerufen werden, die über entsprechende Zugriffsberechtigung verfügen. Der Administrator kann jedoch Teile oder das gesamte Archiv entschlüsselt in einer klassischen Ordnerstruktur ausgeben lassen.

Ist eine Volltextsuche nach Schlagwörtern auch bei Bilddateien möglich (über im Hintergrund laufende OCR Funktion)?
Unser System unterstützt eine Schlagwort und eine Volltextsuche. Eingescannte Dokumente werden als Bilddateien erfasst und im Anschluss verschlagwortet. Zusätzlich zur Verschlagwortung steht nach der Archivierung weiterhin die Volltextsuche zur Verfügung (ca. 0-1s vs 1-2 Sekunden). Grundsätzlich lassen sich alle Dateitypen vom System erfassen und verschlagworten. Wir verwenden dazu unterschiedliche Importfunktionen, u. A. einen virtuellen Drucker.
Läuft die Software webbasiert im Intranet bzw. liegen die Daten auf den Servern des Kunden?

Entweder / oder, aber nicht beides gleichzeitig (und das ist es doch, was Sie eigentlich suchen). Bei unserer Cloud-Lösung benötigen Sie keine zusätzliche Hardware und müssen auch die Software nicht bei sich installieren. Wir übernehmen die gesamte Wartung. Wir hosten direkt aus einem Rechenzentrum, sodass Sie keine Leistungseinbrüche zu befürchten haben.

Kann die Software mit einem bestehenden CRM-System (cobra) kommunizieren?

Grundsätzlich ist die Schnittstellenfähigkeit zu externen Systemen gewährleistet. Im Einzelfall muss die Schnittstelle angepasst werden. Dies ist im Falle des CRM-Systems möglich, bedeutet aber unsererseits einen Programmieraufwand von ca 1-2 Tagen.

Eignet sich Ihre Software als Dokumentenmanagementsystem für ca. 50 Clients in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft?
Wir verwenden die MS SQL Server Datenbank, die zu den stärksten auf dem Markt gehört und nutzen die OCR von Nuance. Damit sind problemlos Mehrfachzugriffe ohne Leistungseinbrüche möglich, wobei die Anzahl der Dokumente keine Rolle spielt.
Ist eine Wiedervorlage- und Kenntnisnahmefunktion vorhanden?
Via des implementierten Fristenmanagements und der Stempelfunktion können wir beide Anforderungen erfüllen. Ein spezielles Tool für die Wiedervorlage ist zum nächsten Update Ende Juni 2016 verfügbar.
Können Änderungen an Dokumenten (Wer, Wann, Was) nachvollzogen werden?
Wir verwenden eine Historisierung und eine Änderungsnachverfolgung. Die angegebenen Daten können lückenlos nachvollzogen werden.
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Herr Steffen Meiner
Herr Steffen Meiner
Leiter Softwareentwicklung
0341 / 200 90 10
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Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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