Der Weg zur passenden Vertriebssoftware

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen ist der Vertrieb das Herzstück der Kundenbeziehungen. Dennoch arbeiten viele Teams noch immer mit Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächern oder veralteten Systemen, die nicht mehr zeitgemäß sind. Das kostet nicht nur Zeit, sondern möglicherweise auch Umsätze.

Eine moderne Vertriebssoftware kann Prozesse automatisieren, Transparenz schaffen und die Kundenbindung stärken. Doch welche Lösung passt zum eigenen Unternehmen? Unser praxisnaher 5-Schritte-Leitfaden unterstützt Sie dabei, die passende Vertriebssoftware systematisch auszuwählen und erfolgreich einzuführen.

Kurzer Exkurs: Vertriebssoftware vs. CRM

Definition Vertriebssoftware

Die Vertriebssoftware dient der Unterstützung und Optimierung sämtlicher Vertriebsaktivitäten eines Unternehmens. Sie hilft, Verkaufsprozesse zu strukturieren, zu automatisieren und zu analysieren, um Geschäftsabschlüsse effizienter zu gestalten.

Definition CRM (Customer Relationship Management)

Ein CRM ist ein System, das das Kundenbeziehungsmanagement in den Mittelpunkt stellen. CRM-Software verwaltet und analysiert Kundenkontakte, Interaktionen und die gesamte Kundenhistorie, um die Kundenbindung und -zufriedenheit zu steigern.

Gemeinsamkeiten von Vertriebssoftware und CRM

Beide Systeme überschneiden sich in vielen Bereichen, insbesondere wenn es um die Verwaltung von Kontakten und die Nachverfolgung von Vertriebschancen geht:

• Kontaktmanagement: Speicherung und Pflege von Kunden- und Kontaktdaten.

• Lead-Management: Verfolgung und Qualifizierung von Interessenten.

• Dokumentenmanagement: Zentrale Ablage von Angeboten, Verträgen und weiteren Dokumenten.

• Aufgaben- und Terminverwaltung: Planung und Nachverfolgung von Aktivitäten im Vertriebsprozess.

• Berichte und Analysen: Auswertung von Vertriebsaktivitäten und Performance.

Unterschiede zwischen Vertriebssoftware und CRM-System

Kurze Zusammenfassung des Vergleichs zwischen Vertriebssoftware und CRM-System:

Vertriebssoftware ist häufig ein Teilbereich oder eine spezialisierte Ausprägung eines CRM-Systems, kann aber auch eigenständig eingesetzt werden. CRM-Systeme sind in der Regel breiter aufgestellt und decken neben dem Vertrieb auch Marketing, Service und Support ab. Die Grenzen sind in der Praxis dabei oft fließend. Moderne CRM-Systeme bieten umfangreiche Vertriebsfunktionen, während spezialisierte Vertriebssoftware zusätzliche Tools und Automatisierungen für das ganzheitliche Kundenbeziehungsmanagement bereitstellt.

Tipp: Die Auswahl hängt von den individuellen Anforderungen ab: Wer nur den Vertrieb optimieren möchte, kann mit spezialisierter Vertriebssoftware starten. Wer ganzheitlich Kundenbeziehungen managen will, sollte auf ein CRM-System mit Vertriebsmodul setzen.

Ein 5-Schritte-Leitfaden zur passenden Vertriebssoftware

Schritt 1: Bedarfsanalyse - Was braucht mein Vertrieb wirklich?

Bevor Sie sich mit konkreten Anbietern oder Tools beschäftigen, sollten Sie Ihre internen Anforderungen systematisch erfassen. Eine gründliche Bedarfsanalyse bildet die Grundlage für jede fundierte Softwareentscheidung und verhindert kostspielige Fehlentscheidungen.

Ziel ist es, nicht nur allgemeine Wünsche zu sammeln, sondern die tatsächlichen Geschäftsprozesse zu durchdringen und zukünftige Anforderungen zu antizipieren.

Status quo analysieren

Starten Sie mit einer kritischen Bestandsaufnahme:

• Welche Prozesse laufen aktuell gut, wo hakt es?

• Welche Tools oder Excel-Lösungen nutzt Ihr Vertrieb bereits und warum?

• Wo entstehen Reibungsverluste, z. B. durch doppelte Dateneingaben, fehlende Transparenz oder manuelle Aufwände?

Anforderungen nach Funktionsbereichen strukturieren

Gliedern Sie Ihre Anforderungen in zentrale Themenfelder. Dies hilft später bei der Anbieterbewertung.

Typische Funktionsbereiche im Vertrieb:

• Kundenmanagement (CRM): Stammdatenpflege, Historie, Kontaktpunkte, Segmentierung

• Vertriebschancen & Pipeline-Tracking: Phasenbasierte Verkaufsprozesse, Forecasting, Lead-Scoring

• Angebots- und Auftragswesen: Erstellung, Versionierung, Nachverfolgung

• Termin- und Aufgabenmanagement: Kalenderintegration, Follow-ups, Erinnerungen

• Reporting & KPIs: Dashboards, Umsatz- und Aktivitätenauswertungen, Vertriebsziele

• Mobilität & Integration: Zugriff per App, Anbindung an ERP, E-Mail, Telefonie oder Buchhaltung

Beteiligte Rollen und Anforderungen erfassen

Die besten Lösungen sind nur dann erfolgreich, wenn sie zu den tatsächlichen Arbeitsabläufen Ihrer Mitarbeitenden passen. Holen Sie daher die Perspektiven verschiedener Beteiligter ein:

Schritt 2: Budgetierung – Was kann ich mir leisten?

Ein oft unterschätzter Aspekt ist die realistische Budgetplanung. Hier lohnt sich ein ganzheitlicher Blick auf die Total Cost of Ownership (TCO). Neben den Lizenzkosten sollten auch Implementierung, Anpassung, Schulungen und Support berücksichtigt werden.

Alle relevanten Kosten erfassen

Kostenkomponenten im Überblick:

• Lizenzkosten: Einmalig oder als Abo-Modell (SaaS)

• Einrichtung & Anpassung: Konfiguration, Schnittstellen, individuelle Workflows

• Schulung & Support: Einmalig oder laufend

• Wartung & Updates: Vor allem bei On-Premises-Lösungen relevant

• Betriebskosten: Hosting, Datensicherung, Datenschutzmaßnahmen

Abo- vs. Kaufmodell vergleichen

Fördermöglichkeiten prüfen

Viele Bundesländer und Regionen bieten Digitalisierungszuschüsse für KMU. Prüfen Sie:

• KfW-Programme oder regionale Innovationsförderung

• Steuerliche Absetzbarkeit von Softwareinvestitionen

• Zuschüsse für Schulungen oder Beratung

Puffer einplanen

Kalkulieren Sie einen Sicherheitspuffer von 10 - 20 % für unvorhergesehene Aufwände, z. B. Anpassungen, verlängerte Projektlaufzeiten oder zusätzliche Schulungen.

Schritt 3: Recherche & Shortlist - Wo finde ich die richtige Software?

Der Markt für Vertriebssoftware ist vielfältig. Umso wichtiger ist es, strukturiert vorzugehen.

Informationsquellen gezielt nutzen

Mögliche Recherchemöglichkeiten:

• SoftGuide-Marktplatz für Vertriebssoftwarelösungen

• Branchenverzeichnisse und Fachverbände

• Empfehlungen von Partnern, Kunden oder Netzwerken

• Fachzeitschriften, Marktanalysen, Bewertungsportale

Longlist und Shortlist systematisch erstellen

• Longlist: Erste Auswahl geeigneter Anbieter (5–8 Systeme)

• Shortlist: Nach Abgleich mit den Must-have-Kriterien auf 3–5 Kandidaten reduzieren

Tipp: Erstellen Sie eine tabellarische Übersicht mit Bewertungskriterien (z. B. Funktionen, Preis, Integration, Referenzen).

Anbieterqualität prüfen

Stellen Sie sicher, dass potenzielle Anbieter auch langfristig ein verlässlicher Partner sind:

• Wie lang ist das Unternehmen am Markt?

• Gibt es Kunden in Ihrer Branche?

• Wie sieht der Support aus (Erreichbarkeit, Sprachversionen, Schulungsangebote)?

• Gibt es regelmäßige Updates und Weiterentwicklungen?

Schritt 4: Testphase & Demos – Die Software auf Herz und Nieren prüfen

Die Testphase ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die ausgewählte Lösung auch in der Praxis überzeugt.

Testsysteme und Demos nutzen

• Fordern Sie Zugang zu einer Demo- oder Testumgebung mit eigenen Daten

• Testen Sie typische Anwendungsfälle realitätsnah (z. B. Erstellung eines Angebots, Pflege eines Neukunden)

Beteiligte gezielt einbeziehen

Binden Sie Nutzer aus verschiedenen Rollen (Vertrieb, IT, Assistenz, Leitung) ein, um unterschiedliche Perspektiven abzudecken.

Bewertungskriterien definieren

Legen Sie einheitliche Kriterien zur Bewertung der Systeme fest:

• Benutzerfreundlichkeit (Intuitivität, Navigation)

• Abbildung der wichtigsten Prozesse (z. B. Verkaufszyklus)

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

• Qualität des Supports (Reaktionszeit, Erreichbarkeit)

Feedback strukturiert erfassen

Nutzen Sie ein Bewertungsschema mit Schulnoten oder Punkteskala für eine objektive Entscheidungsfindung.

Schritt 5: Implementierung & Schulung – Erfolgreicher Start mit der neuen Software

Der erfolgreiche Einsatz einer neuen Vertriebssoftware hängt maßgeblich von der Einführung und Schulung ab.

Projektstruktur festlegen

• Projektteam benennen (intern + ggf. extern)

• Zeitplan mit realistischen Meilensteinen definieren

• Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege klären

Datenmigration vorbereiten

• Datenquellen identifizieren (CRM, Excel, ERP)

• Dublettenbereinigung und Datenqualität prüfen

• Im Vorfeld testweise importieren und validieren

Mitarbeitende gezielt schulen

• Schulungsformate mischen (Präsenz, E-Learning, Webinare)

• Key-User als Multiplikatoren aufbauen

• Dokumentationen und Video-Tutorials bereitstellen

Change Management planen

• Frühzeitige Kommunikation über Ziele und Mehrwerte

• Sorgen und Widerstände offen ansprechen

• Quick Wins demonstrieren (z. B. schnellere Angebotserstellung)

Tipp: Planen Sie 4–6 Wochen nach dem Go-live eine Feedbackrunde, um Optimierungen vorzunehmen.

Fazit: Mit System zur passenden Vertriebssoftware

Die Auswahl einer neuen Vertriebssoftware ist für KMU eine strategisch wichtige Entscheidung. Wer den Prozess strukturiert angeht, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern steigert auch nachhaltig die Effizienz im Vertrieb.

Nutzen Sie die oben beschriebenen Schritte als praxisorientierten Leitfaden für Ihre Softwareauswahl. Ob CRM, Auftragsverwaltung oder Reporting, entscheidend ist, dass die Lösung zu Ihren Anforderungen und Zielen passt.

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