Industriedienstleister sucht webbasierte Zeit- bzw. Projektzeiterfassung

Wir sind als globaler Industriedienstleister im Projektgeschäft tätig. In der Regel haben die Projekte lange Laufzeiten (mehrere Jahre). Um die aktuellen "Papier-Stundenzettel" zu ersetzen und die Verwaltung der Arbeits- und Projektzeiten zu optimieren, suchen wir eine webbasierte Zeitrückmeldung bzw. Zeit- und Projektzeiterfassung.

1. Aufgabenstellungen:

• Bisheriger Stand: Ersatz der heutigen „Papier-Stundenzettel“

  Mit diesen verteilen die Mitarbeiter verbrauchte Stunden auf Empfangsobjekte bzw. Kontierungsobjekte. Der Vorgesetzte gibt diese mit Unterschrift frei.

• Geplantes Ziel: Vorgabe von Stundenbudgets mittels webbasierten Arbeitspaketen inkl. Zeitrückmeldung

  Der Mitarbeiter bekommt als Vorgabe ein „Stundenbudget“ für sein Arbeitspakete („was“ ist „bis wann“ „in welcher Zeit“ zu tun)

2. Ablauf

• Kaufmännischer Projektleiter: Eingabe der Stundenbudgets pro Kontierungsobjekt incl. Zeitraum, in dem die Arbeit geleistet werden muss

  (Die Werte stammen aus der Startkalkulation. Die Stunden werden auf Arbeitspaketen/PSP-Elemente heruntergebrochen.)

• Der Vorgesetzte ordnet seine Mitarbeiter (die Mitarbeiter-Liste kommt aus SAP) den möglichen Kontierungsobjekten (diese kommen ebenfalls aus SAP) zu.
  Anmerkungen:
  • Sollten Kontierungsobjekte fehlen, dann sind diese zunächst in SAP einzutragen.
  • Die Information, „welcher Mitarbeiter“ darf auf welches Projekt schreiben, kann nicht aus SAP gezogen werden.
• Der Vorgesetzte bricht die Stundenbudgets auf Mitarbeiter herunter.

  = Er gibt jedem Mitarbeiter pro Kontierungsobjekt ein Stundenbudget vor, das in einem einstellbaren Zeitraum abgearbeitet werden muss.

• Der Mitarbeiter verteilt die (über das Zeiterfassungssystem Kaba-Benzing) am Vortag erfassten (und vom System angebotenen) Stunden auf die zulässigen Kontierungsobjekte. Die kleinste Zeiteinheit, die eingetragen werden kann, sind 15 Minuten.
  Sollte das Budget überschritten werden, muss sich der Mitarbeiter vom Vorgesetzten eine Budget-Erhöhung eintragen lassen.
  Feiertage und Betriebsurlaube sind bereits vorbelegt, können aber geändert werden.
  Ziel ist es, dass jeder MA täglich seine Stunden eingibt.
  Der Vorgesetzte muss mindestens einmal wöchentlich gebündelt die Prüfung/Freigabe abarbeiten.

• Der Vorgesetzte prüft die erfassten Stunden und gibt diese frei.
  Mit der Freigabe werden die Daten an SAP übergeben.
  Bei Ablehnung bekommt der Mitarbeiter die Daten zur Korrektur zurück.
  Anmerkungen:
  Auch ein Vorgesetzter kann „Stunden schreiben". = Er ordnet seine verbrauchten Stunden den möglichen Kontierungsobjekten zu.
  Ein Vorgesetzter kann die Stunden seiner Mitarbeiter nicht ändern (4-Augenprinzip)

• Zusatzfunktionen:
  Vertreterregelungen:
  Der Vorgesetzte kann für sich einen/mehrere Vertreter eintragen.
  Mitarbeiter können ebenfalls Stellvertreter eingetragen sein, die Daten eintragen
  (Beispiel: Für Montagearbeiter gibt das Sekretariat die Daten ein).
  Erinnerungsfunktion:
  Der Mitarbeiter/Vorgesetzte bekommt eine Mail, wenn er die Eingabe/Freigaben vergessen hat.
  Administration:
  Übergeordnete Auswertung von Daten/fehlenden Eintragungen; Korrektur von Daten (z.B. nach Stromausfall)
  Analysefunktionen:
  • Für Abteilungsleiter:
    • Wie viele Stunden wurden „Wann“ „von Wem“ auf welche Aufträge geschrieben?
    • Wo gibt es Überschreitungen?
    • Wie viel von den „Budgets“ ist verbraucht/noch vorhanden“?
    • Wo steht der Auftrag der Abteilung?
  • Für Mitarbeiter:
    • Wie hoch ist das persönliche Stundenbudget pro Auftrag?
    • Wie viel von den „Budgets“ ist verbraucht/noch vorhanden?
    • Verbrauchte Urlaubstage / VT-Tage
    • Der Mitarbeiter kann kein Gleitzeitkonten nachschauen
  • Für Controlling:
    • Nur im SAP System: Übersichtslisten über alle Kontierungsobjekte hinweg

  3. Grundarchitektur:

  

  4. Anmeldung an der Applikation:

  • Als Personalidentifikation bietet sich die SAP-Personalnummer an, da diese im SAP-System hinterlegt ist.
    Anmerkung: Die Anmeldung kann (über ein kleines Brückenprogramm) auch gegen das AD erfolgen.

  5. Rechte:

  • Der MA sieht nur „die ihm zugeordneten Kontierungsobjekte“.
  • Vorgesetzter/Administrator sieht alle Kontierungsobjekte des Unternehmens.

  6. Technische Anforderungen:

  • Die Software arbeitet auf Basis von HTML5 und verwendet kein Active X.
  • Die Koppelung mit dem unternehmenseigenen Active-Directory muss möglich sein.
  • Das Unternehmen stellt eine VM-Plattform und einen SQL-Server zur Verfügung.

  7. Sonderfälle, die zu regeln sind:

  • Krankheit/sonstige „Nichtverfügbarkeit eines Mitarbeiters:
    Informationen, die HR bereits kennt (Krankheit, Urlaub,…), werden bereits als Vorschlag (Leistungsart) eingespielt.
  • MA haben keinen System Zugang (Internet-Zugang): zum Beispiel:
    • Urlaub
      Vorschlag: Mitarbeiter können Daten bereits im Voraus eingeben.
    • Dienstreise:
      Personal-Abteilung gibt die Stunden mit der Reisekostenabrechnung ein.
  • Falscheingaben (und die Stunden sind bereits an SAP übergeben)
    offen: Korrektur durch?

  8. Sonstige Verpflichtungen das Auftragnehmers:

  • Es wird im Vorfeld geprüft, ob aus dem Firmen-SAP-System die benötigten Daten abgerufen werden können:
    • Kontierungsobjekte
      • PSP
      • Innenaufträge (Angebote, F&E, Investaufträge)
    • Kostenstellen
    • Mitarbeiter + Vorgesetzte
    • Leistungsdaten
    • Stechzeiten
    • Kalenderdaten (Betriebsurlaub, Feiertag)
    Anmerkung: Diese Prüfung ist notwendig, damit das Unternehmen eventuell zusätzliche Aufwände auf der SAP-Seite abschätzen kann.
  • Der AN stellt sicher, dass das System in die Firmen-IT-Strategie passt und zum gegebenen Zeitpunkt ohne große Kostenaufwendungen in das zentrale System migriert werden kann:
    • PSH-System
    • HRcules-System
  • Sprachen: Das System wird einsprachig (Deutsch) eingerichtet.

  Nicht im Angebotspreis enthalten

  • SAP-System-User
  • SQL-Datenbank incl. System-User?
  • Applikationsserver (Betriebssystem)?
  • SAP-Connect?
  • SAP-Customizing?

  Allgemeine Informationen

  1. Personal-Statistik / Entwicklungsprognose -> Anzahl Mitarbeiter, die Stunden schreiben; aktuelle-Situation

  • Aktuell schreiben: 200 Mitarbeiter (ca. 150 schreiben selbst, für 70 MA schreiben Stellvertreter)
  • Nicht schreiben: 29 Verwaltung / GF / Sekretariate)
  • Plan Ende 2019: 250 Mitarbeiter (Gesamt); Dies bedeutet einen Zuwachs von 20 „stundenschreibenden Mitarbeitern“

  Abgrenzungen / Zielausbau /Standorte:

  • „Personen, die Stunden schreiben“ können sein:
    • eigene Mitarbeiter
    • Freelancer, AÜ (ca. 50)
  • Es betrifft nicht:
    • Praktikanten
    • Azubis
    • Aushilfen
    • Doktoranten / Diplomanten
    • Studenten
  • Die Mitarbeiter sind im SAP sind mit Personal-Nummer (= SAP-Stammsatz) hinterlegt:
    (Alle Personen, die in irgendeiner Form „Geld vom Unternehmen bekommen“ sind in SAP hinterlegt.)
    • Freelancer, AÜ
    • Mitarbeiter
    • Praktikanten, Azubis, Aushilfen, Doktoranden, Diplomanten, Studenten
  • Definition „Vorgesetzte“:
    • Vorgesetzte sind die Kostenstellenleiter und sind im SAP-System (FI/CO) eingetragen (allerdings als Freitext ohne Personalnummer)
  • Die Zeitrückmeldung betrifft folgende Standorte:
    • Büro
    • Fertigung (an zwei Standorten)
    • Dauerbaustellen

  2. Kontierungsobjekte (Es wird die SAP-Nomenklatur verwendet):

  • Aufträge:
    • Kundenaufträge = Projekte (ca. 100 aktive Projekte)
      Kundenaufträge können bis zu 400 PSP-Sub-Elemente haben.
    • Innenaufträge
      • Angebote PSP-Element
      • F&E
      • Investaufträge (wird sehr selten verwendet)
  • Kostenstellen (es gibt ca. 25 stundenschreibende Kostenstellen)
    Ein Mitarbeiter darf nur auf seine „eigene Kostenstelle“ (Stammkostenstelle schreiben)
  • Leistungsarten
    • Für die Stundenschreibung relevant sind ca. > 100 Kostenarten.
    • Darüber hinaus hat jede Kostenstelle 2-4 eigene Leistungsarten Dies spielen für „Auswertungen“ (z.B. Projektleiter, Reisezeiten) eine Rolle.

  3. geplante Projektphasen bzw. Vorgehensweise:

  • Funktionstests:
    • IT Abteilung: Funktionstest
    • Einkaufabteilung: Praxistest
    • Kaufmännischer Bereich: Praxistest
  • Roll-Out (versetzt um je 4 Wochen) in verschiedenen Abteilungen

Wichtig ist eine SAP-Schnittstelle.

Die Software soll von ca. 250 Mitarbeitern genutzt werden.