Als Technische Betriebe einer Stadt suchen wir für die strukturierte Abwicklung von Projekten in einem unserer Geschäftsbereiche - vom Beginn der Planung bis zum Abschluss der Baumaßnahme - eine Projektverwaltungssoftware (PVS). Diese soll auch für interne Aufgaben eingesetzt werden, an denen mehrere Mitarbeiter*innen (MA) beteiligt sind. Es ist wichtig, dass die neue Software in unsere bestehende EDV-Landschaft mit Citrix Terminalserver eingebunden werden kann.
Folgende Anforderungen stellen wir an die gesuchte Software:
projektunabhängig:
- Adressenliste: Die PVS soll eine zentrale Adressenliste für alle Nutzer beinhalten (projektunabhängig). Die Zuordnung zum Projekt erfolgt bei dem Anlegen eines Projektes.
- standardisierte Aufgaben bzw. Checklisten: Im Betrieb standardisierte Aufgaben bzw. Checklisten sollen zentral hinterlegt werden können. Sie sollen einem Projekt zugeordnet und an dieses angepasst werden können.
projektabhängig:
Unter dem Dach eines Projektes sollen alle Informationen, Kommunikationen, Tätigkeiten, Pläne, Adressen, Aufgaben, Beteiligte etc. projektbezogen abgelegt werden. Des Weiteren sollen Aufgaben definiert werden, deren Erledigung sichtbar ist (To do's).
- Anlegen eines Projektes: Projekte sollen nach vorgegebenen Vorlagen definiert werden, die dennoch projektbezogen verfeinert werden können (Definition von Standards für Projekte, z.B. Themenlisten, die Struktur der Beteiligtenliste, Plancodierung …)
- Aufgaben im Rahmen des Projektes:
- Kalender: Alle Terminierungen sollen über eine Kalenderfunktion geplant werden können. Aus dem Kalender soll es möglich sein, Aufgaben für einzelne MA zu definieren, deren Erledigung nachvollzogen werden kann.
- E-Mail: Die E-Mail Korrespondenz soll über eine integrierte E-Mail-Funktion erfolgen. Die E-Mail-Funktion soll zudem die Möglichkeit bieten andere MA von der mail in Kenntnis zu setzen und/oder Aufgaben für MA, resultierend aus der E-Mail, zu definieren.
- Dokumente: Alle das Projekt betreffende Dokumente sollen in der Projektstruktur hinterlegt sein. Das Dokumentenmanagement soll die Möglichkeit bieten, einen Schreib- und Leseschutz zu hinterlegen, und eine Änderungsverfolgung beinhalten. Verschiedene Bearbeitungsstände bzw. Fassungen sollen verwaltbar sein (z.B. Vertragsentwurf 1., 2. und 3. Fassung).
Aus den erstellten Dokumenten (z.B. Word Dokumente) soll automatisch eine Versanddatei (.pdf) erstellt werden können.
- Pläne: Die Plancodierung wird für das Projekt definiert. Die PVS soll die Möglichkeit bieten, den Planversand zu dokumentieren. Hierbei muss die Möglichkeit gegeben sein, auf externe Pläne (z.B. aus dem Zeichenprogramm) zuzugreifen.
- Protokolle bzw. Vermerke: Die PVS soll eine standardisierte Protokoll bzw. Vermerke Funktion enthalten, die projektbezogen angepasst werden kann. Aus dieser Funktion soll es möglich sein
- die aus den Protokollen bzw. Vermerken resultierenden Aufgaben einem MA zuzuordnen
- die Erledigung der Aufgaben nachzuverfolgen
- nicht erledigte Aufgaben zu filtern
- Infos, Notizen, Aufgaben: Nicht alle wichtigen Inhalte eines Projektes resultieren aus Vermerken, Abstimmungsgesprächen, Kommunikation etc.. Die PVS soll daher die Möglichkeit bieten, projektbezogene Notizen bzw. Infos zu hinterlegen und anderen MA zur Kenntnis oder zur Erledigung zu geben.
- Kommunikation: Eine Kommunikationsliste soll Überblick über die erfolgte Kommunikation verschaffen. Hierbei soll auch ersichtlich sein, um welche Art der Kommunikation es sich handelt (z.B. E-Mail, Telefonnotiz, Planversand….) – Chronologie der Kommunikation.
Es werden ca. 30 Software-Arbeitsplätze benötigt.
