Kreisangehörige Stadt sucht webbasiertes Online-Unterweisungssystem (Web Based Training)

Die Stadt aus Norddeutschland beabsichtigt, ein webbasiertes Online-Unterweisungssystem (WBT = Web Based Training) zur rechtssicheren, zeit- und ortsunabhängigen Unterweisung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu beschaffen, das heißt die Bereitstellung, der Betrieb sowie die Wartung solch eines Systems.

Das System dient der Erfüllung gesetzlicher Unterweisungspflichten, insbesondere im Bereich Arbeitsschutz, und der Minimierung des Haftungsrisikos des Suchenden.  

Ziel ist der Abschluss eines Vertrags über ein vollständig betriebsbereites, rechtssicheres und dauerhaft gepflegtes Online-Schulungssystem, das alle nachfolgend aufgeführten Anforderungen erfüllt. Die angebotenen Leistungen müssen vollständig vergleichbar sein.

Das anzubietende System muss folgende Anforderungen erfüllen:

Allgemeine Systemanforderungen

• webbasiertes System (browserbasiert, keine lokale Installation erforderlich)
• Zeit- und ortsunabhängige Nutzung
• Betrieb in deutscher Sprache
• zentrale Administration durch den Suchenden
• Hosting und technischer Betrieb durch den Anbieter

Funktionale Anforderungen

• Online-Unterweisungen
  • Durchführung von Online-Unterweisungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Bereitstellung standardisierter WBT-Module
  • dokumentierter Abschluss der Unterweisungen
• Rechtssicherheit
  • automatische Erstellung eines rechtssicheren Zertifikats als Nachweis der Unterweisung
  • personenbezogene und revisionssichere Dokumentation
  • Möglichkeit zur Archivierung und zum Export der Nachweise

• Fristüberwachung
  • automatische Überwachung von Unterweisungsfristen
  • Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen
  • Versand von Benachrichtigungen per E-Mail
• Benutzer- und Rechteverwaltung
  • Anlage, Verwaltung und Pflege von Benutzerkonten
  • Zuweisung von Schulungsmodulen zu einzelnen Nutzern oder Nutzergruppen
  • Bereitstellung von Administrator-Zugängen
  • Rollen- und Rechteverwaltung (mindestens Administrator / Nutzer)
• Auswertung und Reporting
  • Einsicht in den Bearbeitungs- und Abschlussstatus
  • statistische Auswertungen nach Nutzer, Gruppe und Modul
  • Exportfunktion für Auswertungen

Schulungsmodule (WBT-Module)

• Der Anbieter muss die folgenden WBT-Module in deutscher Sprache bereitstellen:
  • Arbeitssicherheit – Basics
  • Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
  • Brandschutz
  • Datenschutz
  • Erste Hilfe
  • Haustechnik
  • Hygiene im Umgang mit Lebensmitteln gemäß Infektionsschutzgesetz (IfSG) §§ 42/43
  • Innendienst, Büroarbeitsplätze
  • Kindertagesstätten
  • Reinigungsarbeiten
  • Reinigungsmittel
  • Schwimmbäder

Die Nutzung der Module erfolgt unabhängig von der Anzahl der pro Nutzer zugewiesenen Module.

Pflege, Wartung und Aktualisierung

• Der Leistungsumfang umfasst außerdem:
  • laufende Wartung und technischer Betrieb des Systems 
  • regelmäßige Datensicherung
  • jährliche inhaltliche Anpassung der Schulungsmodule bei gesetzlichen oder normativen Änderungen
  • kostenfreie Modul-Updates während der Vertragslaufzeit
  • Sicherstellung der Aktualität und Rechtssicherheit aller Inhalte 

Systemeinrichtung und technische Leistungen

• Einrichtung
  • Ersteinrichtung des Systems
  • Einrichtung und Bereitstellung einer individuellen Subdomain für den Auftraggeber
  • Bereitstellung eines gültigen SSL-Zertifikats
• Betrieb
  • Sicherstellung eines stabilen und sicheren Systembetriebs
  • Hosting durch den Anbieter

Lizenzen und Nutzerumfang

• Abrechnung auf Basis von Nutzungslizenzen pro Benutzer
• 122 Benutzer 
• die Anzahl der nutzbaren Module ist unabhängig von der Anzahl der Benutzer
• folgende Leistungen sind in den Nutzungslizenzen enthalten:
  • Einrichtung der Benutzer
  • Administrator-Zugänge
  • Fristüberwachung
  • Supportleistungen

Supportleistungen

• Der Auftragnehmer stellt während der Vertragslaufzeit folgende Supportleistungen bereit:
  • E-Mail-Support
  • telefonischer Support
  • Unterstützung bei administrativen und technischen Fragestellungen

Vertragslaufzeit

Die Vertragslaufzeit ist im Angebot anzugeben.

Optional sind Angaben zu Verlängerungsoptionen zu machen. 

Anforderungen an das Angebot

• Das Angebot des Bieters muss:
  • alle Anforderungen vollständig abdecken
  • Preise transparent und nachvollziehbar darstellen
  • jährliche Pauschalen, nutzerbezogene Kosten sowie einmalige Kosten getrennt ausweisen
  • keine zusätzlichen Leistungen voraussetzen, um den beschriebenen Leistungsumfang zu erreichen

Zuschlagskriterium

Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot unter der Voraussetzung der vollständigen Erfüllung aller Mindestanforderungen gemäß dieser Leistungsbeschreibung.  

Wir bitten Sie, uns auf dieser Grundlage ein Angebot zu unterbreiten, das sämtliche beschriebenen Leistungen vollständig abdeckt und eine 1:1-Vergleichbarkeit mit anderen Angeboten ermöglicht.

Bitte weisen Sie die Kosten transparent aus (z. B. nutzerbezogene Kosten, jährliche Pauschalen sowie gegebenenfalls einmalige Einrichtungskosten) und machen Sie Angaben zur Vertragslaufzeit.

Es sind 122 Software-Arbeitsplätze vorgesehen.