Universität sucht Materialverwaltungssoftware

Wir suchen für unsere süddeutsche Universität eine Software, die uns bei der Ausgabe von Büromaterial unterstützt.

Leistungsbeschreibung der Materialverwaltungssoftware:

Bei uns wird benötigtes Büromaterial über die Materialverwaltung ausgegeben. Diese lagert verschiedene Artikel, welche bis zur Ausgabe über die Kostenstelle der Materialverwaltung finanziert werden. Die Bedarfsträger der Universität füllen bei Bedarf eine Büromaterialanforderungsliste aus und senden diese per E-Mail oder per Hauspost an die Materialverwaltung. Auf dem Formular wird auch die entsprechende Kostenstelle vermerkt. Jeder Bedarfsträger hat zur Finanzierung seiner Kosten eine eigene Kostenstelle bzw. bei Drittmittel- oder Forschungsprojekten einen eigenen Buchungsabschnitt zugeteilt bekommen, über die er seine Kosten abwickelt. Mithilfe des Formulars kommissionieren die Mitarbeiter der Materialverwaltung ein Paket mit den benötigten Artikeln. Im Anschluss wird der Bedarfsträger per E-Mail informiert, dass seine Artikel zur Abholung bereitstehen. Zur Entlastung der Kostenstelle der Materialverwaltung und Belastung der Kostenstellen der Bedarfsträger erhält der Haushalt einmal im Monat eine Liste mit den einzelnen Kostenstellen und den kumulierten Gesamtbeträgen zur Verrechnung (Kostenstelle der Materialverwaltung wird entlastet und Kostenstelle des Bedarfsträgers belastet). Der Lagerbestand, die Artikelbestellung und die Artikelausgabe (zusammengefasst die gesamte Warenwirtschaft) wurde bisher über eine MS Access-Datenbank abgewickelt. Diese ist allerdings aufgrund verschiedener Umstände nicht mehr funktionsfähig und entspricht nicht mehr einem modernen Arbeitsablauf.

Gewünscht wird eine Software, die ein Warenwirtschaftssystem abbildet und auf die Bedürfnisse der Materialverwaltung angepasst werden kann. In Frage kommt auch die Programmierung eines Systems das passgenau auf die Bedürfnisse abgestimmt werden kann.

Zusätzliche Funktionen wie z. B. Angebotserstellung, Lieferschein, Rechnung sollten entfernt oder so abgeändert werden können, dass sie den speziellen Anforderungen entsprechen.

Die Software sollte den aktuellen Lagerbestand, die Büromaterialausgabe, die Büromaterialbestellung verwalten sowie Monatsabschlüsse auf Grundlage von Kostenstellen bzw. Buchungsabschnitten abbilden können.

In der Materialverwaltung arbeiten 3 Mitarbeiter, die gleichzeitig die Software verwenden sollen. MS Windows 10 liegt als Betriebssystem zugrunde. Wichtig ist eine für den Nutzer leicht verständliche und intuitive Handhabung sowie einfache Administration der Software. Auch sollte bei Problemen ein Support vorhanden sein.

Bisher wurden die Artikel manuell per Hand auf dem Formular abgehakt, nachdem sie verpackt wurden. Zukünftig ist es gewünscht die Arbeitsabläufe zu vereinfachen in dem Barcodescanner zum Einsatz kommen. Die Software sollte damit arbeiten und Barcodeetiketten ausdrucken können.

Der zukünftig vorgestellte Ablauf, der von der Software abgedeckt werden sollte:

• Bedarfsträger füllt eine Büromaterialanforderung aus und versendet sie an die Materialverwaltung - vorstellbar wäre auch ein "Onlineshop" in dem die Anforderung online ausgefüllt und dann digital versandt wird
• nach Erhalt der Anforderung geht der Mitarbeiter mit dem Barcodescanner von Regal zu Regal und packt die benötigten Artikel zusammen
• nach Fertigstellung des Paketes wird der Bedarfsträger automatisch per E-Mail über die Abholung informiert - auch Änderungen im E-Mailtext sollten möglich sein
• ein Abholbeleg wird ausgedruckt - dieser wird bei Abholung vom Bedarfsträger unterschrieben - dient als Nachweis der Abholung (evtl. auch digital mit Tablets oder Ähnlichem)
• durch das Abscannen der einzelnen Artikel automatische Reduzierung des Lagerbestandes, Anzeige des aktuellen Lagerbestandes (z.B. Ampelsystem: grün = ok, gelb = Mindestbestand erreicht, rot = Mindestbestand unterschritten) und automatische Verbuchung der ausgegebenen Artikel auf die passenden Kostenstellen
• bei Rückgabe von Material Einbuchung und Erhöhung des Lagerbestandes sowie Entlastung der Kostenstelle
• Auswertung von Ist-, Mindest- und Sollbestand sowie Erstellen einer Bestellvorschlagsliste - evtl. Vorschläge welche Lieferanten für welche Artikel am geeignetsten sind
• erfassen des Wareneingangs durch Barcodescanner und Abgleich von Lieferschein mit der bestellten Menge der jeweiligen Artikel. Automatische Erhöhung des Lagerbestandes. Meldung für fehlende oder nicht erhaltene Artikel bzw. Wiedervorlage für Nachlieferungen
• erstellen eines Monatsabschlusses zur Entlastung der Kostenstelle der Materialverwaltung. Liste für den Haushalt mit den zu belastenden Kostenstellen und den dazugehörigen Gesamtbeträgen sowie Serienbrieferstellung für die einzelnen Buchungsabschnitte mit den Gesamtbeträgen oder Einzelrechnungserstellung auf Grundlage der Buchungsabschnitte. Kostenstellen benötigen allerdings zwingend eine Gesamtliste
• Auswertungsmöglichkeiten wie z. B. Lagerbestand, Bestellvorschlagsliste, Lieferanten, Bestellung nach Artikeln, Bestellung nach Lieferanten, welche Artikel sind beliebt, welche Artikel liegen schon lange im Regal (ABC-Ranking, "Ladenhüterermittlung"), Inventurliste
• die Daten müssen in unserem Hause bleiben bzw. auf unseren eigenen Servern liegen

Es werden ungefähr vier Software-Arbeitsplätze benötigt.