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Digitale Personalakte

Was versteht man unter Digitale Personalakte?

Unter "digitale Personalakten" versteht man die elektronische Erfassung, Verwaltung und Speicherung von Mitarbeiterdaten und -dokumenten anstelle von physischen Akten. Typische Funktionen einer Software im Bereich "digitale Personalakten" sind:

  1. Elektronische Dokumentenverwaltung: Die Software ermöglicht die Erfassung und Speicherung von digitalen Dokumenten wie Lebensläufen, Arbeitsverträgen, Zeugnissen und anderen relevanten Unterlagen.

  2. Benutzerdefinierte Zugriffsrechte: Administratoren können Zugriffsrechte für Mitarbeiter und Führungskräfte festlegen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Mitarbeiterdaten zugreifen können.

  3. Versionierung und Audit-Trail: Die Software verfolgt Änderungen an den Dokumenten und bietet eine Versionierungsfunktion sowie einen Audit-Trail, um nachverfolgen zu können, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

  4. Suchfunktion: Mitarbeiter und HR-Mitarbeiter können mithilfe einer Suchfunktion schnell und effizient nach bestimmten Dokumenten oder Informationen in den digitalen Personalakten suchen.

  5. Automatisierte Workflows: Automatisierte Workflows können eingerichtet werden, um Genehmigungsprozesse für Dokumente wie Urlaubsanträge oder Gehaltsänderungen zu erleichtern.

  6. Integration mit anderen HR-Systemen: Die Software kann mit anderen HR-Systemen wie Lohnabrechnungssoftware oder Talentmanagement-Plattformen integriert werden, um einen nahtlosen Datenaustausch zu ermöglichen.

  7. Sicherheit und Datenschutz: Es werden Sicherheitsmaßnahmen implementiert, um die Vertraulichkeit und Integrität der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten, einschließlich Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.

  8. Compliance: Die Software unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datenschutzbestimmungen im Umgang mit Mitarbeiterdaten.

 

Die Funktion / Das Modul Digitale Personalakte gehört zu:

Personaldaten

Aufgaben- und Kompetenzträger
Bescheinigungswesen
Bewerberdaten
Dienstausweise
Employee Self Service
Export Mitarbeiterstammdaten
Hochrechnungen
Kurzarbeiternachweis
Mitarbeiter- und Fahrzeugzuordnung
Mitarbeiterakte
Mitarbeiterausweise
Mitarbeiterprofile
Personaldatenverwaltung
Profilvergleiche
Stammdatenerfassung
Zutrittsbuchungen

Softwarelösungen mit Funktion bzw. Modul Digitale Personalakte:

adata Personalwirtschaft - Lohnabrechnung, HRM und Zeiterfassung
AKTEFIX® digital
ams.group - Die Welt für Projektmanagement-ERP
Attina - Am Puls der Zeit(arbeit)
AVERO von digital ZEIT - Software für Zeiterfassung, BDE und Zutritt
brixxbox business solutions
business express
canias4.0
CompuDMS - Optimierung und Automatisierung von individuellen Geschäftsprozessen
ConAktiv für Consultingunternehmen
Cornerstone Performance
deLUXE-ERP
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