Der Begriff „Genehmigungsmanagement“ bezeichnet die systematische Verwaltung, Beantragung, Prüfung, Erteilung, Überwachung und Dokumentation von Genehmigungen, Erlaubnissen, Zulassungen und behördlichen Bescheiden innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, genehmigungsrelevante Anforderungen, Fristen, Zuständigkeiten und damit verbundene Verpflichtungen transparent zu verwalten und sicherzustellen, dass betriebliche Tätigkeiten, Anlagen oder Projekte im Rahmen der jeweils geltenden Vorgaben durchgeführt werden.
Genehmigungskataster: Zentrale Erfassung und strukturierte Verwaltung bestehender Genehmigungen, Erlaubnisse, Zulassungen und Bescheide.
Antragsmanagement: Unterstützung bei der Vorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Genehmigungsanträgen einschließlich erforderlicher Unterlagen.
Fristen- und Terminüberwachung: Überwachung von Gültigkeitszeiträumen, Verlängerungsfristen, Wiedervorlagen und weiteren genehmigungsbezogenen Terminen.
Zuständigkeitsmanagement: Zuordnung von Verantwortlichkeiten für Genehmigungen, Anträge, Prüfungen und erforderliche Folgemaßnahmen.
Dokumentenmanagement: Ablage und Zuordnung von Genehmigungsbescheiden, Anträgen, Nachweisen, Gutachten, Plänen und Korrespondenz.
Statusverfolgung: Darstellung des aktuellen Bearbeitungsstands, beispielsweise beantragt, in Prüfung, genehmigt, abgelehnt, befristet oder abgelaufen.
Änderungs- und Historienverwaltung: Nachvollziehbare Dokumentation von Änderungen, Ergänzungen, Verlängerungen und früheren Genehmigungsständen.
Verknüpfung mit Anlagen, Standorten und Projekten: Zuordnung von Genehmigungen zu Betriebsstätten, technischen Anlagen, Prozessen, Projekten oder organisatorischen Einheiten.
Auflagenverknüpfung: Zuordnung von Anforderungen und Auflagen aus einer Genehmigung zu den jeweiligen Verantwortlichen, Maßnahmen und Nachweisen.
Benachrichtigungen und Eskalationen: Automatische Hinweise bei bevorstehenden Fristen, ausstehenden Aufgaben oder drohenden Überschreitungen.
Reporting und Übersichten: Erstellung von Auswertungen über Genehmigungsstatus, offene Anträge, Fristen, Verantwortlichkeiten und relevante Änderungen.
Audit-Trail und Nachweisführung: Protokollierung von Bearbeitungsschritten und Änderungen, um Entscheidungen und die Einhaltung von Anforderungen nachvollziehbar zu dokumentieren.
Ein Industrieunternehmen verwaltet die behördlichen Genehmigungen für Produktionsanlagen und überwacht deren Gültigkeits- und Verlängerungsfristen.
Ein Unternehmen dokumentiert Genehmigungen für emissions-, wasser- oder abfallrelevante Tätigkeiten und ordnet sie den jeweiligen Standorten und Anlagen zu.
Bei einer Anlagenerweiterung werden erforderliche Genehmigungsanträge, Unterlagen, Ansprechpartner und Bearbeitungsstände zentral nachverfolgt.
Eine Organisation erhält automatisch eine Erinnerung, wenn eine befristete Genehmigung verlängert oder erneut beantragt werden muss.
Auflagen aus einem Genehmigungsbescheid werden mit Verantwortlichen, Terminen und erforderlichen Nachweisen verknüpft, sodass deren Umsetzung kontrolliert werden kann.
Bei einem Audit oder einer behördlichen Prüfung kann das Unternehmen schnell nachweisen, welche Genehmigungen für einen Standort oder eine Anlage vorliegen und welchen Status diese haben.