Bildungseinrichtungen bevorzugen eine Software mit Branchenspezifischer Ausprägung, denn oftmals finden sie sich in den Geschäftsprozessen von Business Software nicht wieder: Selbst wenn Teilnehmende eigentlich Kunden und Kundinnen sind, Kurse und Seminare Produkte und Lehrende eine Belegschaft.
Die Tätigkeiten mit audius:Seminar
Die audius GmbH bietet mit audius:Seminar eine eigens entwickelte Lösung für Aus- und Weiterbildungsinstitute. Der Funktionsumfang spannt den Bogen von der Verwaltung der Stammdaten und Ressourcen, über die Planung bzw. Administration von Seminaren und Stundenplänen bis zur Abrechnung der Leistung. Schwerpunkte im Prozess liegen auf dem Teilnehmermanagement und der Organisation der Lehrenden.
Seminarveranstalter setzen mit der Lösung ihre Geschäftsprozesse um, Unternehmen mit internen Weiterbildungsangeboten kombinieren audius:Seminar mit dem eigenen CRM-System und fördern den Wissenstand ihrer Mitarbeitenden.
Die Basis: Microsoft Dynamics 365 Sales
audius integriert Schulungs- und Seminarmanagement in Microsoft Dynamics 365 Sales. Bereits der Standard der Lösung bietet das Werkzeug für schnelles und unkompliziertes Veranstaltungsmanagement:
Dabei spannt die tägliche Arbeit mit audius:Seminar den Bogen von der Konzeption der Veranstaltung bis hin zur Fakturierung der Leistungen – inklusive einheitlicher Oberfläche und ohne redundante Datenpflege.
Die Mindestuseranzahl für die Implementierung ist 5 User.
Nennung von Referenzen und Kontaktpersonen auf persönliche Anfrage beim Hersteller.
Durch persönliche Ansichten können sich die Kollegen in der Buchhaltung notwendige Ansichten selbst zusammenstellen, sollten Sie nicht bereits als Standard von Microsoft Dynamics 365 Sales vorhanden sein. Dies gilt etwa für Mahnstati, offene Posten oder Zahlungspläne. Gutschriften werden in der Rechnungslegung berücksichtigt. Rechnungs- und Lieferadressen werden unterschieden - ebenso wie die privaten oder betrieblichen Rechnungsträger.
Es ist möglich in audius:Seminar Planungsaufgaben anzulegen und zu verwalten. Auf diese Weise erhalten die Projektbeteiligten durch die Verwendung von Statusgründen Übersicht über den Fortschritt und den Stand der Aufgaben. Ein Timing bei der Anlage der automatischen Anlage von Planungsaktivitäten kann durch einen Workflow realisiert werden.
Das Modul gibt im jeweiligen Seminar Information darüber, wie viele Anmeldungen bereits getätigt wurden - sie stellt diese Zahl der maximalen Teilnehmerzahl gegenüber. Im Kreis der Teilnehmer kann zwischen Interessenten, Anmeldungen, No Show oder Abmeldungen differenziert werden. Das Handling einer Warteliste ist möglich.
Die Segmentierung der Zielgruppe erfolgt über die "erweiterte Suche". Per Serienbriefelement kann direkt aus CRM oder per Outlook ein Mailing an die Mitglieder der Marketingliste versandt werden. Für das Anschreiben verwenden Sie eine Vorlage, im Anhang befinden sich das Angebot oder der Gutschein.
Microsoft Dynamics 365 verfügt im Standard über eine Kalenderfunktion, in welchen das Terminmanagement der User durchgeführt werden kann. Konkret für das Seminarmanagement entwickelte audius GmbH einen Seminarkalender, der beim Timing der Veranstaltung hilft, die Übersicht zu bewahren.
Grundsätzlich empfehlen wir hier die Verwendung von Wordvorlagen, damit aus dem CRM-System heraus ein Zertifikat erzeugt wird. Bei komplexeren Anforderungen ist der Einsatz eines Reports notwendig, hier gibt audius GmbH entweder Support oder erstellt ihn bei Beauftragung.
Aus- und Weiterbildungsinstitute finden sich in den Geschäftsprozessen des Customer Relationship Managements oftmals nicht wieder. audius GmbH bietet deswegen mit audius:Seminar ein eigens für die Branche entwickeltes Tool auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Sales.
Segmentierung mit der "erweiterten Suche" nach Personen mit Bestellung/Auftrag in den letzten 12 Monaten und die nicht Teilnehmer eines Info-Abends waren. Ergänzung der Ansicht um die Spalte Region (oder Ort, PLZ, Bundesland - je nachdem die "Region" definiert ist).
Checklisten können als Aktivitäten oder Geschäftsprozessflüsse umgesetzt werden. Auf diese Weise können in audius:Seminar Regeln und Strukturen für Konzeption, Durchführung und Abschluss/Fakturierung eines Seminars realisiert werden.
audius:Seminar inkludiert im Standard die Tools zum Controlling mit Microsoft Dynamics Sales: - Ausgabe in Excel-Tabellen (statische und dynamische Tabellen, Pivottabelle) - Berichtswesen/Reporting - Dashboarding - Diagrammbereich
In audius:Seminar bzw. Microsoft Dynamics 365 können durch den Systemadministrator (betriebsintern oder Support durch audius GmbH) durch Customizing Kriterien zur Kundenspezifikation in die Formulare integriert werden.
Für die Segmentierung der Kunden und Interessenten steht die Funktion "erweiterte Suche" zur Verfügung. Diese ermöglicht das Suchen über mehrere Entitäten hinweg und den Aufbau komplexer Abfragen.
Produkte und Dienstleistungen können als Rechnungspositionen verwendet werden. audius:Seminar ermöglicht auch die Anwendung von Seminarpositionen, sowie die Umsetzung von Zahlungsplänen.
Je nach OnPremise- oder Online-Variante, Grad der Vorinstallationen (z.B: SQL, Active Directory) oder bereits vorhandenem Microsoft Dynamics 365 Sales zwischen 3 Stunden und 2 Tagen.
Customizing durch einen Systemadministrator des Kunden ist gewünscht. audius bietet hierfür bei Bedarf Schulungen und Support für die Systemadministratoren an.
audius bietet mit audius:DATEV - eine Schnittstelle zu DATEV an. Andere Schnittstellen müssen realisiert: Angebot nach Aufwand.
audius bietet ergänzend die Lösung audius:Club an: Mitgliederverwaltung für Institute, Organisationen, Vereine
Webshop im Standard von audius:Seminar nicht enthalten. Import aus verschiedenen Kanälen möglich.
Es ist möglich Vorlagen anzulegen, als auch bestehende Seminare zu kopieren.
Alle Standardfunktionen von Microsoft Dynamics 365 Sales.
audius:Seminar beinhaltet die Mehrwertsteuerberechnung.
audius GmbH bietet hierzu ein ergänzendes Tool an.
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