Software > Dienstleistungen > Seminarverwaltung, Kongressverwaltung > audius:Seminar für Schulungs- und Seminarmanagement
Branchenlösung für Aus- und Weiterbildungsinstitute sowie interne Ausbildungsprogramme

audius:Seminar für Schulungs- und Seminarmanagement

Branchenlösung für Aus- und Weiterbildungsinstitute sowie interne Ausbildungsprogramme
 
 
 
 
 
 
 
 
Informationsmaterial

Bildungseinrichtungen bevorzugen eine Software mit Branchenspezifischer Ausprägung, denn oftmals finden sie sich in den Geschäftsprozessen von Business Software nicht wieder: Selbst wenn Teilnehmende eigentlich Kunden und Kundinnen sind, Kurse und Seminare Produkte und Lehrende eine Belegschaft. 

Die Tätigkeiten mit audius:Seminar

Die audius GmbH bietet mit audius:Seminar eine eigens entwickelte Lösung für Aus- und Weiterbildungsinstitute. Der Funktionsumfang spannt den Bogen von der Verwaltung der Stammdaten und Ressourcen, über die Planung bzw. Administration von Seminaren und Stundenplänen bis zur Abrechnung der Leistung. Schwerpunkte im Prozess liegen auf dem Teilnehmermanagement und der Organisation der Lehrenden. 

Seminarveranstalter setzen mit der Lösung ihre Geschäftsprozesse um, Unternehmen mit internen Weiterbildungsangeboten kombinieren audius:Seminar mit dem eigenen CRM-System und fördern den Wissenstand ihrer Mitarbeitenden.

Die Basis: Microsoft Dynamics 365 Sales 

audius integriert Schulungs- und Seminarmanagement in Microsoft Dynamics 365 Sales. Bereits der Standard der Lösung bietet das Werkzeug für schnelles und unkompliziertes Veranstaltungsmanagement: 

  • die Verwaltung der Stammdaten und Ressourcen
  • Administration der Seminare, Stundenpläne und Teilnehmenden
  • Organisation der Lehrkräfte inklusive Honorarabrechnung und Beurteilung

Dabei spannt die tägliche Arbeit mit audius:Seminar den Bogen von der Konzeption der Veranstaltung bis hin zur Fakturierung der Leistungen – inklusive einheitlicher Oberfläche und ohne redundante Datenpflege. 

Abkürzungen:
GmbH: Gesellschaft mit beschränkter Haftung

Schnittstellen:

audius:Agenda - Schnittstelle zu Agenda Rechnungswesen
audius:BankClearing - SEPA-Schnittstelle
audius:DATEV - Buchungsassistent für Dynamics 365 Sales
Konnektoren Microsoft Power Platform

Zielgruppen:

  • Schulungsunternehmen
  • Veranstaltungsmanagement
  • Aus- und Weiterbildungsinstitute
  • Messeanbieter
  • keine Branchenbindung bei einer Verwendung für interne Ausbildungsmaßnahmen

Die Mindestuseranzahl für die Implementierung ist 5 User.

Referenzen:

Nennung von Referenzen und Kontaktpersonen auf persönliche Anfrage beim Hersteller.

Anbieter Kontaktdaten:
Frau Christina Schwarzer
Vertrieb
+49 8654 4608 25
Links & Downloads:
Software-Exposé und weitere Dokumente (5) anfordern

Funktionen (Auszug):

Abrechnungsfunktionen
Adress- und Kontaktlisten
Adressen-Zusammenführung
Adressverwaltung
Angebotsmanagement
Ansprechpartner
Anwesenheitsmanagement
Arbeitszeiterfassung
Archivierung
Artikel-, Kunden- und Rechnungsnummern
Aufgabenmanagement
Auftragsmanagement
Barcodegenerierung
Belegungsplan
Benachrichtigungssystem
Benutzermanagement
Berechtigungsmanagement
Berichtsmanagement
Bibliotheksmanagement
Buchführung
CMS
Controllingfunktionen
CRM
CRM - Integration
CRM-Kundendatenabgleich
Dashboards
Datenaustausch
DATEV-Schnittstellen
Dienstpläne
DMS
Dozentenverwaltung
Dublettenfunktionen
E-Mail-Management
Elektronische Akten (E-Akten)
Elektronische Zahlungen
Elternportal
Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen
Erinnerungsfunktionen
Eventplanung
Fakturierung
Feedback-Prozesse
Fehlerbeschreibung
Formularmanagement
Gebührenmanagement
Große Adressenmengen
Grundpreisfunktion
Gruppenstrukturen
Honorarabrechnung
Kalender- und Terminmanagement
Kalkulation
Kampagnenmanagement
Klassenraum-Management
Klassenterminplanung
Kommunikation
Kontaktmanagement
Kontaktpersonen
Kunden-Accounts
Kunden-Kommunikation
Kundendaten
Kundendatenimport
Kundenempfehlungen
Kundenhistorie
Kundenindividuelle Preise und Artikeltexte
Kundenkonto-Übersicht
Kundenportal
Kundenrabattsysteme
Kundenspezifisches Branding
Kundenverwaltung
Kursverwaltung
Leadmanagement
Lieferadressen
Lieferanschriften
Mahnwesen
Mailingfunktionen
Marketingtools
Mitgliederverwaltung
Online-Buchungsfunktionen
Personaleinsatzplanung (PEP)
Personalmanagement
Preis-Mengenstaffelungen
Preisgestaltung
Preislisten
Preismanagement
Preisnachlass- und Rabattfunktionen
Protokollierung
Rabatt-System
Rabatte
Rabattprofile
Raumverwaltung
Rechnungen
Rollenverwaltung
Rechteverwaltung
Reservierungsverwaltung
Ressourcenmanagement
Schülerportal
Schülerverwaltung
Seminarplanungen, Seminarkataloge
SEPA
Serienbrief und Mailversand
Serienbrieffunktionen
Social Media
Social-Media-Funktionen
Sonderangebote
Sonderpreise
Spendenverwaltung
Stammdatenmanagement
Statistiken
Statusanzeigen
Steuerung Angebotspreise
Subunternehmen-Management
Synchronisationsfunktionen
Tagungsveranstaltung
Teilnahmebescheinigungen
Telefonprotokolle
Terminplanung
Textbausteine
Ticket-Erstellung
Ticketsystem
Veranstaltungsmanagement
Verkaufschancensteuerung
Verkaufsstatistiken
Vertragsmanagement
Vertriebsgespräch-Planung
Vertriebsmitarbeiterverwaltung
Vorlagenmanagement
Wiedervorlagen
Workflow-Management
Zahlungen
Zeiterfassung
Zentrale Adressverwaltung
Zertifizierung
Zeugniserstellung
Zielgruppen
Zielgruppenmarketing
Zusätzliche Datenbankfelder
Zustelladressen

Preis

auf Anfrage
OnPremise und Cloud verfügbar
Kunden fragten

Durch persönliche Ansichten können sich die Kollegen in der Buchhaltung notwendige Ansichten selbst zusammenstellen, sollten Sie nicht bereits als Standard von Microsoft Dynamics 365 Sales vorhanden sein. Dies gilt etwa für Mahnstati, offene Posten oder Zahlungspläne. Gutschriften werden in der Rechnungslegung berücksichtigt. Rechnungs- und Lieferadressen werden unterschieden - ebenso wie die privaten oder betrieblichen Rechnungsträger.

Es ist möglich in audius:Seminar Planungsaufgaben anzulegen und zu verwalten. Auf diese Weise erhalten die Projektbeteiligten durch die Verwendung von Statusgründen Übersicht über den Fortschritt und den Stand der Aufgaben. Ein Timing bei der Anlage der automatischen Anlage von Planungsaktivitäten kann durch einen Workflow realisiert werden.

Orte und Räume werden inklusive Ausstattung (Bestuhlung oder auch technisches Equipment) verwaltet und reserviert. Dazu gehören die Veranschaulichung durch Bilder und Details zur Ausstattung, als auch die Ausweisung des Preises und der unterzubringenden Personenzahl. Hotelzimmer (Kontingente) oder Parkplätze sind ebenfalls verwaltbar.

Das Modul gibt im jeweiligen Seminar Information darüber, wie viele Anmeldungen bereits getätigt wurden - sie stellt diese Zahl der maximalen Teilnehmerzahl gegenüber. Im Kreis der Teilnehmer kann zwischen Interessenten, Anmeldungen, No Show oder Abmeldungen differenziert werden. Das Handling einer Warteliste ist möglich.

Die Segmentierung der Zielgruppe erfolgt über die "erweiterte Suche". Per Serienbriefelement kann direkt aus CRM oder per Outlook ein Mailing an die Mitglieder der Marketingliste versandt werden. Für das Anschreiben verwenden Sie eine Vorlage, im Anhang befinden sich das Angebot oder der Gutschein.

Microsoft Dynamics 365 verfügt im Standard über eine Kalenderfunktion, in welchen das Terminmanagement der User durchgeführt werden kann. Konkret für das Seminarmanagement entwickelte audius GmbH einen Seminarkalender, der beim Timing der Veranstaltung hilft, die Übersicht zu bewahren.

Reduktionen können in unterschiedlichen Varianten angewandt werden. In Form von unterschiedlichen Preislisten, der Anwendung einer Rabattmatrix für bestimmte Kundengruppen oder Veranstaltungstypen, als auch durch die Verwendung z.B. von Mitgliederpreisen, Früh- oder Spätbucherkonditionen

Grundsätzlich empfehlen wir hier die Verwendung von Wordvorlagen, damit aus dem CRM-System heraus ein Zertifikat erzeugt wird. Bei komplexeren Anforderungen ist der Einsatz eines Reports notwendig, hier gibt audius GmbH entweder Support oder erstellt ihn bei Beauftragung.

Aus- und Weiterbildungsinstitute finden sich in den Geschäftsprozessen des Customer Relationship Managements oftmals nicht wieder. audius GmbH bietet deswegen mit audius:Seminar ein eigens für die Branche entwickeltes Tool auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Sales.

Segmentierung mit der "erweiterten Suche" nach Personen mit Bestellung/Auftrag in den letzten 12 Monaten und die nicht Teilnehmer eines Info-Abends waren. Ergänzung der Ansicht um die Spalte Region (oder Ort, PLZ, Bundesland - je nachdem die "Region" definiert ist).

Zu einem Seminar können Planungsaktivitäten angelegt werden (auch als Vorlage), welche der Timeline entsprechend die durchzuführenden Aktionen bestimmen. Die Aktivitäten werden für die zuständigen Personen erstellt, können aber jederzeit neu zugeordnet werden.

Checklisten können als Aktivitäten oder Geschäftsprozessflüsse umgesetzt werden. Auf diese Weise können in audius:Seminar Regeln und Strukturen für Konzeption, Durchführung und Abschluss/Fakturierung eines Seminars realisiert werden.

Sämtliche Interaktionen mit dem Kunden können als Historie in CRM angelegt werden. Dies können nicht nur E-Mails sein, sondern auch Telefonate, Briefaktivitäten, Notizen... Je nach Bezug ist die Historie der jeweiligen Entität zugeordnet.

audius:Seminar inkludiert im Standard die Tools zum Controlling mit Microsoft Dynamics Sales: - Ausgabe in Excel-Tabellen (statische und dynamische Tabellen, Pivottabelle) - Berichtswesen/Reporting - Dashboarding - Diagrammbereich

In audius:Seminar bzw. Microsoft Dynamics 365 können durch den Systemadministrator (betriebsintern oder Support durch audius GmbH) durch Customizing Kriterien zur Kundenspezifikation in die Formulare integriert werden.

Für die Segmentierung der Kunden und Interessenten steht die Funktion "erweiterte Suche" zur Verfügung. Diese ermöglicht das Suchen über mehrere Entitäten hinweg und den Aufbau komplexer Abfragen.

Produkte und Dienstleistungen können als Rechnungspositionen verwendet werden. audius:Seminar ermöglicht auch die Anwendung von Seminarpositionen, sowie die Umsetzung von Zahlungsplänen.

Je nach OnPremise- oder Online-Variante, Grad der Vorinstallationen (z.B: SQL, Active Directory) oder bereits vorhandenem Microsoft Dynamics 365  Sales zwischen 3 Stunden und 2 Tagen.

Dokumentation, Bedienungsanleitung, Online-Hilfe, Support (telefonisch oder per Kundenportal).
Wartungs- und Servicevertrag, Schulungen für Anwender und Administratoren.

Customizing durch einen Systemadministrator des Kunden ist gewünscht. audius bietet hierfür bei Bedarf Schulungen und Support für die Systemadministratoren an.

Die Ansicht auf offene Posten gibt Aufschluss über das Zahlungsverhalten der Kunden. Mahnwesen kann über Microsoft Dynamics 365 abgewickelt werden.
-Datenimport aus Tabellen (Excel, csv usw.) möglich
- Anlage von Datensätzen aus E-Mails im Rahmen der Anbindung von Outlook
-Webanmeldungen
Integriertes Kampagnenmanagement inklusive Marketinglisten, Kampagnen, Kampagnenaktivitäten, Kampagnenresponse und Planungsaktivitäten.

audius bietet mit audius:DATEV - eine Schnittstelle zu DATEV an. Andere Schnittstellen müssen realisiert: Angebot nach Aufwand.

audius bietet ergänzend die Lösung audius:Club an: Mitgliederverwaltung für Institute, Organisationen, Vereine 

Hier ist zu zwischen der OnPremise und der Online-Variante zu unterscheiden und dementsprechend abzuklären.

Webshop im Standard von audius:Seminar nicht enthalten. Import aus verschiedenen Kanälen möglich.

Die Releases und Updates entsprechen den von Microsoft vorgegebenen Intervallen. Angebot nach Aufwand.
Namensschilder können mit Seriendruck erstellt werden, Zertifikate per Bericht oder Seriendruck.
Es ist möglich Rollen von - und Verbindungen zwischen Personen und Institutionen abzubilden.
Die Ausgabe von Teilnehmerlisten erfolgt über einen Bericht oder über Excel-Listen.

Es ist möglich Vorlagen anzulegen, als auch bestehende Seminare zu kopieren.

Support als Serviceanfrage oder über einen Service- und Wartungsvertrag.
Support als Serviceanfrage oder über einen Service- und Wartungsvertrag.

Alle Standardfunktionen von Microsoft Dynamics 365 Sales.

Dublettencheck im System aktivierbar, Merge-Funktion vorhanden.

audius:Seminar beinhaltet die Mehrwertsteuerberechnung.

audius GmbH bietet hierzu ein ergänzendes Tool an.

nicht im Standard - Angebot nach Aufwand.
Ja - auf Anfrage beim Hersteller.
Rechnungslegung möglich.
Beide Varianten möglich.
Mehrsprachig.
Integriert.
Unbegrenzt.
1974
Ja.
Ja.
Ja.
Ja.
Ja.
Ja.
Ja.
Ja.

Technische Angaben:

webbasiert:
ja
SaaS, Cloud:
ja
On-Premises (lokale Installation):
ja
multiuser-fähig (netzwerkfähig):
ja
mandantenfähig:
ja
Wartung:
gegen Entgelt
Customizing-Option:
gegen Entgelt möglich
Erstinstallation (Jahr):
2009
Sitz des Herstellers:
Deutschland
Schulung:
gegen Entgelt
Hotline:
gegen Entgelt
Installationssupport:
gegen Entgelt
Dokumentation:
Online Hilfe
Dialogsprache(n):
Englisch, Deutsch
Systemvoraussetzungen:
kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
Win 11
Win 10
Win 8
Win 7
Win Server
Mainframe basierend
Unix basierend
Linux basierend
Mac OS
Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
iOS
Android
Datenträger:
DVD
CD-ROM
Download
Flash-Speicher
Zusätzliche Soft- und Hardwareanforderungen:
Browser Microsoft Edge, Browser Google Chrome

Weitere Programme des Herstellers:

audius:Finance für Finanzdienstleistende
audius:Energy für Elektrotechnik-Unternehmen
audius:Software & Consulting für IT-, Software- und Beratungsunternehmen
audius:CRM - die funktionsübergreifende Standardsoftware
audius:Event für Veranstaltungs- und Eventmanagement
audius:CRM+ERP für Produktion und Handel

Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

Bildungsdienstleister im medizinischen Bereich sucht Verwaltungslösung (Veranstaltungen, Seminare)

Projekt Nr.: 23/3172
Ausschreibung bis: 11. Dez 2023

Wir sind ein gemeinnütziger, bundesweit aufgestellter Bildungsdienstleister aus Süddeutschland ... mehr

Soziale Einrichtung sucht komplexe Verbandssoftware

Projekt Nr.: 23/3167
Ausschreibung bis: Beendet

Wir sind ein Verband und suchen eine komplexe - "dreigeteilte" - Verbandssoftware. ... mehr

Private Berufsfachschule sucht Schulverwaltungssoftware

Projekt Nr.: 23/3165
Ausschreibung bis: Beendet

Wir sind eine private Berufsfachschule mit zwei Standorten und suchen eine ... mehr

weitere Ausschreibungen