Eine lückenlose Protokollierung von Datenübertragungen und Zugriffen ist ein zentraler Bestandteil moderner Datenschutz- und IT-Sicherheitskonzepte. Nur durch nachvollziehbare Protokolle lässt sich im Nachhinein feststellen, wer wann auf welche personenbezogenen Daten zugegriffen hat oder sie übertragen hat. Dies ist nicht nur zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen relevant, sondern auch eine Anforderung aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, Art. 5, 32).
Unternehmen sollten daher genau festlegen, welche Mitarbeitenden über welche Zugriffsrechte verfügen und welche Aktivitäten zu protokollieren sind - etwa Datenübertragungen, Login-Versuche oder Änderungen an Benutzerrechten. Solche Protokolle (z. B. in Form von Logfiles oder Audit-Trails) müssen vor Manipulation geschützt, regelmäßig ausgewertet und nach definierten Fristen gelöscht werden.
Eine sichere Protokollierung unterstützt nicht nur die Datensicherheit, sondern ermöglicht auch die Nachweispflicht gegenüber Aufsichtsbehörden und trägt damit zur Compliance bei. Standards wie ISO 27001 oder die BSI IT-Grundschutz-Bausteine geben hierfür konkrete technische und organisatorische Empfehlungen.