Online-Beratungssoftware (EAP – Employee Assistance Program) gesucht

Wir sind als Organisation Teil eines nationalen großen Dienstleisters der Jugend-, Sozial- und Bildungsarbeit. Mit ca. 3.000 Mitarbeitenden an knapp 200 Standorten bieten wir vielfältige Bildungs-, Beratungs-, Betreuungs- und Unterstützungsangebote für Menschen in unterschiedlichen Lebenslagen an. Wir planen die Einführung einer digitalen Beratungsplattform (EAP – Employee Assistance Program). Im Rahmen unseres Leistungsportfolios bieten wir Beratungsleistungen für Unternehmenskunden und deren Mitarbeitende an.

Ziel ist die Auswahl einer geeigneten Softwarelösung zur Onlineberatung.

Folgende Anforderungen sind bei der gesuchten Software notwendig:

Generelle Anforderungen

• DSGVO-Konformität (Datenschutz-Grundverordnung) 
• Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit   
• Cloudbasierte Lösung (SaaS)   
• Hosting auf Servern in Deutschland oder der EU   
• Modular erweiterbar bei steigenden Anforderungen (Mehrsprachigkeit, zusätzliche Funktionen)   
• Mandantenfähigkeit – Nutzung durch mehrere Beratungsstellen möglich 
• Rollen- und Berechtigungskonzept   
• Individuelle Zugänge für Ratsuchende, optional anonym nutzbar   
• Nutzung auf verschiedenen Endgeräten (Desktop, Tablet, Smartphone)    
• Benutzerfreundliche und intuitive Bedienung   
• Integration in bestehende Webauftritte (z.B. Landingpage)

Funktionsanforderungen

• Beratung
  • Chatberatung   
  • Mailberatung   
  • Videoberatung (integriert oder kompatibel mit vorhandenen Videokonferenzsystemen, z.B. MS Teams)
  • Möglichkeit zur anonymen Beratung  
• Terminmanagement 
  • Terminbuchungsfunktion für Nutzer*innen  
  • Kalenderfunktion für Berater*innen   
  • Planung der Beratungseinsätze
  • Ad Hoc Termine bzw. kurzfristig verfügbare Termine (spontane) Termine
  • Management von Zeitkontingenten
  • Übersicht für Unternehmen in Bezug auf verbrauchte Zeitkontingente
• Dokumentation
  • Erstellung und Verwaltung digitaler Fallakten 
  • Flexible Dokumentation von Beratungsgesprächen
• Reporting und Auswertung 
  • Erstellung von Auswertungen für Unternehmenskunden 
  • Erstellung von eigenen Auswertungen
• Abrechnung und Vertragsmanagement 
  • Vertragsverwaltung inklusive Konditionen
  • Abrechnung nach gebuchten Beratungspaketen bzw. Beratungskontingent - optional
  • Hinterlegung von Finanzstammdaten (z.B. Kostenstellen, Kostenträger, Mandanten, Sachkonten) - optional
  • Rechnungstellung im PDF Format und als eRechnung (ZUGFeRD), integrierte Rechnungsstellung - optional
  • Flexible Exportmöglichkeiten für Abrechnungsdaten (z.B. .csv, MS Excel, XML)
• Datenschutz
  • Möglichkeit zur Einstellung von Löschmechanismen

Bitte machen Sie Angaben zu Ihrem Kostenmodell (Lizenzkosten, Wartungskosten, Nutzungskosten). Bitte senden Sie uns bis zum 30.06.2026 eine Kurzvorstellung Ihres Unternehmens, Informationen zu Ihrer Softwarelösung sowie ein Angebot zur Einführung, Nutzung und Wartung Ihrer Softwarelösung per E-Mail zu.  

Wir benötigen hier eine offene Skalierung. Anfangs werden 5 bis 10 Lizenzen für Beratende benötigt. Die Anzahl muss nach oben hin offen sein. Gearbeitet wird mit MS Windows-Systemen.