Europaweit agierender Transporteur sucht Software für Transport und Logistik

Wir sind ein europaweit agierender Transporteur aus Norddeutschland und suchen eine Software für Transport und Logistik, ein dispositives Abwicklungssystem. Durchschnittlich gute 2.000 Transporte erledigen wir jedes Jahr. Unser Fuhrpark besteht aus 30 LKWs sowie 15 Begleitfahrzeugen und mehreren Seefrachttrailern, so dass wir auch größere Transportaufträge jederzeit zuverlässig und termingetreu durchführen können. Werkstatt und Tankstelle sind vorhanden. 

Wir stellen folgende Anforderungen an das System:

Es sollte nach Möglichkeit ein Programm geben mit mehreren Tools, für alle angebots- und auftragsrelevanten Arbeitsschritte.

Alle Abteilungen müssen in dem Programm arbeiten können. Den Nutzern können entsprechenden Zugangsrechte zugeteilt werden, je nach Bedarf.

Die überbegrifflichen Hauptbereiche sind: 1. Angebotserstellung, 2. Auftragsabwicklung, 3. Disposition, 4. Buchhaltung und Personalmanagement und 5. Werkstatt.

• Angebotserstellung 

In der Angebotserstellung wären mehrere Vorlagen notwendig, basierend auf den Anforderungen (mehrere Lade-, Zielorte, Ladungen, Versicherungsangebot [inkludiert im Transportangebot oder separat] und Einschweißangebote) und Auftragsbestätigungen mit ähnlicher Flexibilität.

• Auftragsabwicklung

In der Auftragsabwicklung muss es eine Maske für Aufträge geben die übersichtlich und für alle beteiligten (auch Sachbearbeiter, welche den Auftrag nicht betreuen oder übernehmen) verständlich sein muss. Unsere aktuelle Word-Vorlage erfüllt diesen Zweck bereits größtenteils. Instruktionen und Frachtbriefe müssen ebenfalls anhand des Auftrags erstellbar sein. Alle relevanten Informationen werden aus dem Auftrag in die Vorlagen für Instruktionen und Frachtbriefe übernommen. Die Kennzeichen müssten entweder im Auftrag mit hinterlegbar sein oder sie müssten aus dem Dispoplan gezogen werden, je nachdem bei welchem LKW der Auftrag gerade zugeordnet ist.

• Disposition

In der Disposition werden auftragsbezogen Genehmigungen beantragt, Begleitfahrer bestellt und Fähren gebucht. Das Genehmigungsverfahren läuft über einen Browser basierten Service. Inwiefern dies in ein lokales Programm übernommen werden kann, müsste geprüft werden. Die Bestellungen der Fahrer und Buchungen der Fähren läuft per Mail. Diese Mails einer Auftragsnummer zuordnen zu können, würde die Übersicht durch einfache Zugehörigkeit geben. Alle Touren werden aktuell in einer Excel-Datei, namentlich „Dispoplan“ eingeplant. Diese visuelle Übersicht dient zur Orientierung aller Beteiligten. Wenn dieser Plan in einem Programm als Tool verfügbar wäre, wäre eine einfachere Zuordnung von Aufträgen und zugehörigen Informationen möglich. Wenn ein Transport im Dispoplan zu einem anderen Fahrzeug, Datum geschoben wird, könnte dies bspw. automatisch im Auftrag aufleuchten. Die Informationen zu Datum und Kennzeichen würden infolgedessen die Möglichkeit aufgeben, Frachtbriefe aus dem Auftrag direkt zu erzeugen.

Falls der Dispoplan eine externe Excel-Datei bleibt, müsste es eine Verlinkung zum Hauptprogramm geben. Die Auftragsnummer aus dem Programm kann in der externen Datei hinterlegt werden und beim Klick auf den Auftrag im Dispoplan wird der entsprechende Auftrag im Programm geöffnet. So kann die Disposition neue Informationen hinterlegen und die Änderungen speichern. Aktuell wird der Dateipfad der Word-Dateien in der Excel-Datei hinterlegt und erlaubt es, diese beim Klick in Excel zu öffnen, zu verändern und abzuspeichern. Ob mehrere Nutzer gleichzeitig einen Auftrag bearbeiten können (sollen) müsste im Direktgespräch geklärt werden.

• Buchhaltung und Personalmanagement

Die Buchhaltung und das Personalmanagement müssen in der Lage sein, anhand bestehender Aufträge Eingangsrechnungen zuordnen und buchen zu können, sowie Ausgangsrechnungen, Mahnungen etc. anhand des Auftrags generieren zu können.

• Werkstatt

Die Werkstatt hat nur bedingt Vorgänge, die digital laufen (können). Hauptsächlich werden Bestellungen und Eingangsrechnungen in Papier oder digitaler Form verarbeitet. Diese Rechnungen einem Kennzeichnen zuordnen zu können für einfaches Abrufen bei Bedarf, wäre einer der wichtigsten Punkte.

Es wird ein Tool benötigt für die Generierung von Angeboten, Auftragsbestätigungen und mit diversen individuellen Vorlagen und Auftragsbezogenen Unterlagen. (Instruktionen + CMR/Frachtbrief, Rechnungen, Mahnungen etc.)

Die Hinterlegung der Daten muss übergreifend erfolgen, damit Suche oder Auswertung unter diversen Parametern schnell möglich ist.

Beispiel: „Ladeort: Italien“ + „2024“

- alle Aufträge aus 2024 mit Italien als Ladeort werden angezeigt.

Es müssen verschiedene Dateitypen in den Aufträgen hinterlegbar sein. (Word, Excel, PDF, PNG, etc.). Die Möglichkeit Bilddateien zu PDFs zu konvertieren könnte hier Prozesse und Datenaustausch vereinfachen.

Es müsste im Fazit ein Tool geben für die Angebotserstellung, ein Tool für die Auftragserstellung- und -verwaltung, ein Tool für den Dispoplan, sowie ein Tool für die Buchhaltung zur Erstellung von Rechnungen, Mahnungen, etc. Diese Tools müssten miteinander interaktiv sein. Ob dies auch in einem Tool zusammengefasst werden kann, müsste geklärt werden. Die Nennung von 4 Tools dient zur groben thematischen Abgrenzung der vier Bereiche.

Status des Angebotes bzw. Auftrages („in Kalkulation“, „Genehmigungen erhalten“ etc.)

Eine vorbestimme Prozesskette, in der eine Anfrage oder ein Auftrag vor- und zurückgeschoben werden kann, je nach Bedarf.

Beispiel: Eine Anfrage wird zu „Anfrage vorbereiten“ geschoben, jedoch sind Rückfragen offen. Die Anfrage kann zu „Rückfragen“ geschoben werden und die verantwortliche Person, welche die Anfrage zum Vorbereiten geschickt hat, wird benachrichtigt. Sollten keine Rückfragen offen sein, kann die Anfrage vorbereitet werden und zu „Kalkulation“ geschoben werden.

> Anfrage erhalten“ -> „Anfrage vorbereiten für Kalkulation“ -> „Anfrage kalkulieren“ -> „Angebot schreiben“ -> „Angebot versenden“

In dieser Kette wäre ein Zwischenschritt bei der Vorbereitung hilfreich, welcher anzeigt, dass noch Nebenkosten angefragt werden. Da dies die Bearbeitung der Vorbereitung zeitlich verzögert. Die Sachbearbeitung muss demnach nicht mehr nachfragen, wie weit die Anfrage vorbereitet ist.

> „Auftrag erhalten“ -> „Auftrag angelegt“ -> „Auftrag eingeplant“ -> „Genehmigungen beantragt“ -> „Ladetermin bestätigt“ -> „Begleiter (gegebenenfalls Fähren) bestellt bzw. gebucht“ -> „Rechnung geschrieben und versendet“ -> „Zahlung erhalten“ -> „Instruktionen + CMR/Frachtbrief erstellt“ -> „Ladebilder erhalten“ -> „Ladebilder erhalten“ -> „Frachtbrief unterschrieben erhalten“

Dies ist weniger eine Auftragskette, sondern eher eine Auflistung mehrerer Schritte, welche parallel laufen. Eine Visualisierung aller Schritte, welche beim Auswählen des Auftrags im System entweder rot oder grün erscheinen (gegebenenfalls gelb?> Ampelsystem), wäre für eine schnelle Übersicht hilfreich. Sobald alle Schritte auf grün stehen, kann ein Auftrag als abgeschlossen markiert werden.

Datenbanken für Kunden; Lade- bzw. Entladeorte; Bootsmodelle

- aktuell werden Kundendaten im Programm „InterTrans“ angelegt und für die Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen genutzt. In einem einheitlichen Programm wäre so eine Kundendatenbank daher notwendig, um zusätzliche Schnittstellen zu vermeiden. Einem Auftrag können dann entsprechend der Auftraggeber und Rechnungsträger einfach zugeordnet werden.

- eine Datenbank für Lade- bzw. Entladeorte wäre sehr behilflich. Wenn wir hier Adressen eintragen können und zusätzliche Informationen (z. B. Limits für Transportmaße), würde dies die Angebotserstellung und weitere Auftragsplanung deutlich vereinfachen. Es müsste nicht jedes Mal erneut geprüft werden, ob ein Lade- bzw. Entladeort umsetzbar ist, bzw. welche Ausweichmöglichkeiten wir haben.

- alle aktuell archivierten Unterlagen für Bootsmodelle müssten einmalig in einem gesammelten System hinterlegt werden, sodass im späteren Verlauf z. B. nur das Modell und Baujahr im Suchfeld eingegeben werden muss und alle relevanten Dateien angezeigt werden.

- die Erweiterung des Archivs durch erhalt neuer Listen, Zeichnungen etc. muss ebenfalls möglich sein.

- aktuell wird dieses Archiv durch sehr viele Ordner und Unterordner geführt, mit hunderten Dateien, welche nicht immer offensichtlich benannt sind. Dadurch besteht das Risko relevante Informationen nicht zu finden, was zu Problemen im späteren Auftragsablauf führen kann.

Rechnungseingänge bzw. -ausgänge

- eingehende Rechnungen sind überwiegend digital und kommen uns entsprechend per Mail zu. Diese Rechnungen haben hauptsächlich Bezug zu Aufträgen (Fährkosten, Begleitkosten, etc.) oder Werkstattangelegenheiten (Reparaturen an Fahrzeugen, Ersatzteile, Serviceleistungen etc.). Eine Zuordnung der Mails zu den entsprechenden Aufträgen (z. B. durch Markierung mit der Auftragsnummer) und den Kennzeichen würde beim Filtern und Sortieren eine immense Erleichterung darstellen. Aktuell wird dies alles manuell geprüft, benannt und absortiert.

- ausgehende Rechnungen sollten von vorherein einen Bezug zum Auftrag haben, sodass die Rechnung aus dem vorhandenen Auftrag generiert werden kann. Die Rechnungsvorlage könnte sich demnach z. B. bereits die hinterlegte Fracht, Strecke, Zahlungssumme und Rechnungsträger herausziehen, sodass gegebenenfalls nur noch spezielle Unterpunkte ausgewählt und ergänzt werden müssen (Beispiel: „exklusive Kosten für BF4-Begleitung, Abrechnung nach Erhalt der Kosten zuzüglich Bearbeitungsgebühr“)

Spesenabrechnung

- Fahrer können in einer Maske bzw. App eintragen, zu welchen Zeitpunkten sie an welchem Standort sind (z. B. Am Ende des Tages bzw. Mitternacht Standort Deutschland).

- die App kann dann automatisch die Spesensätze mit der Übernachtungspauschale aus einer vorgegebenen Liste auswählen und zusammenrechnen.

- die Fahrerstandorte werden aktuell mit dem Service „Webfleet“ verfolgt. Wenn die App in Verbindung mit Webfleet die Fahrerstandorte einlesen und entsprechend die Spesen zusammenrechnen kann, müssten die Fahrer gegebenenfalls diese Daten nicht selbst in einer Maske eintragen. Sobald die Fahrer wieder bei uns auf den Hof eintreffen, kann durch eine Eingabe „Abrechnen“ eine Übersicht erstellt werden mit der Summe, welche den Fahrern ausgezahlt wird.

Am liebsten wäre uns eine Cloud-Lösung.

Es sind 10 bis 15 Software-Arbeitsplätze vorgesehen. Gearbeitet wird mit MS Windows-Systemen.