Österreichischer Verein für Natur- und Landschaftsschutz sucht Veranstaltungssoftware (Seminare, Tagungen)

Unser Verein ist Teil eines größeren Naturraumes (der bzw. die verwaltet werden) und orientiert sich an den dortigen Verwaltungsstrukturen. In diesem Rahmen erfüllen wir einen Bildungsauftrag, den wir durch die bewährte Akademie ausführen – konform mit ISO 9001.

Jährlich organisieren wir insgesamt zwölf Veranstaltungen, darunter neun Seminare und drei Tagungen. Die Teilnehmerzahlen liegen dabei zwischen 15 und 30 Personen pro Seminar sowie 50 bis 100 Teilnehmern pro Tagung. Die Seminare kombinieren theoretischen Unterricht mit praktischen Exkursionen im Naturraum. Zusätzlich bieten wir in unregelmäßigen Abständen "Natur- und Landschaftsschutzbeauftragte"-Ausbildungen an. Diese setzen sich aus einer Grundausbildung und einem darauf aufbauenden Lehrgang zusammen, wobei ein Teil der Inhalte in unseren Seminaren vermittelt wird.

Wir suchen nach einer Lösung, um unser Veranstaltungsmanagement sowie die Verwaltung der Lehrunterlagen effizienter zu gestalten. 

Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:

Allgemein

• Mehrmandantenfähigkeit (mindestens 3 Klienten)
• moderne Lösung
• webbasiert bzw. SaaS/Cloud - DSGVO-konform, Serverlösung von einem regionalen Rechenzentrum mit erhöhter Datensicherheit

Frontend

• Einbindung in bestehende Website (API/iFrame)
• Kachelansicht - Termin, Titel, Kurztext, freie Plätze, Link zur Detailseite
• Detailseite inkl. Geo-Koordinaten, Anreiseinformationen
• Online-Anmeldung mit PayPal, Stripe, Vorauskasse
• Automatisierte Anmeldebestätigung per E-Mail
• Teilnehmer-Login mit Selbstan- und -abmeldung
• Responsive Design Darstellung (Smartphone, Tablet)

Backend

• Dashboard mit Übersicht aller Veranstaltungen und Teilnehmerzahlen
• Kalenderansichten für Planung und Ressourcenverwaltung
• Online-Erstellung/Freischaltung von Seminaren und Tagungen
• Ressourcenplanung (Räume, Trainer, Ausstattung)
• Erinnerungen für Aufgaben und Termine
• Adressverwaltung (7.000–10.000 Kontakte mit Pflichtfeldern und Zielgruppenmerkmalen)
• Übernahme bestehender Daten aus MS Access-Datenbank
• Zielgruppen-Selektion und Export (MS Outlook, MS Excel etc.)
• Wiedervorlagefunktion wünschenswert
• Trainer-Login (Selbstmanagement) wünschenswert
• MS Outlook-Kalenderanbindung wünschenswert
• Individuell einstellbare Checklisten und Zusatzfelder wünschenswert

Veranstaltungen

• Anzeige freier Plätze und Kontingentbelegung
• Automatisierte Anmelde- und Bezahlprozesse
• Erstellung von Teilnehmer- und Unterschriftenlisten
• Digitale Anwesenheits-Checklisten
• Automatisierte Teilnahmebestätigungen 
• Anzeige Zahlungsstatus (offen, bezahlt)
• Teilnehmerfeedback inkl. Auswertungen mit vorgegebenen Fragen
• Kontaktaufnahme via E-Mail, SMS, WhatsApp, Push-Benachrichtigung wünschenswert

Abrechnung

• Bezahlmöglichkeiten PayPal, Stripe, Vorauskasse
• Interne Kontenzuordnung pro Veranstaltung (unterschiedliche Mandanten)
• Automatische Rechnungserstellung für Teilnehmende
• API-Schnittstelle zur Buchhaltung (Rechnungen und Zahlungsabgleich)

Lernplattform

• Übersicht benötigter und besuchter Seminare
• Upload von Lernunterlagen und Zertifikaten 
• Planung, Verwaltung von Abschlussprüfungen inkl. Ergebnissen 
• Automatisierte Erstellung und Verwaltung von Zertifikaten

Reporting

• Auswertungen, Evaluierungen zu Anmeldungen, Teilnahme, Auslastung
• Finanzberichte (Umsatz, Offene Posten, Zahlungen)
• Datenexport (MS Excel, .csv, .pdf etc.)

Dienstleistungen

• Einrichtung und Konfiguration der Plattform
• Entwicklung API-Schnittstellen (Buchhaltung etc.)
• Datenmigration aus MS Access
• Schulung für Administratoren bzw. Administratorinnen und Trainer bzw. Trainerinnen
• Technischer Support und Wartung
• Transparente Darstellung der Lizenz- und Betriebskosten
• wir hätten gerne ein Angebot und einen Demotermin vom Anbieter

Es sind drei bis sechs Software-Arbeitsplätze vorgesehen. Gearbeitet wird mit MS Windows-Systemen.