Verein sucht webbasiertes Vereins- und Veranstaltungs-Verwaltungssystem

Unser Verein engagiert sich für die Leseförderung von Kindern. Zur Unterstützung unserer Arbeit suchen wir ein webbasiertes Vereins- und Veranstaltungs-Verwaltungssystem.

Der Verein liest Schulkindern in Schulen und Stadtbibliotheken regelmäßig vor. Dies erfolgt durch ehrenamtliche Vorleser*innen-Teams in Gruppen von 4 – 6 Kindern. Die Teams sind unterschiedlich groß und werden durch Teamleiter*innen geführt. Jedem Team sind sogenannte Springer, die bei Ausfall eines Teammitglieds einspringen, zugeordnet. Das Vorlesen erfolgt zu festen Zeiten an definierten Orten (Schulen, Bibliotheken). Die Vorleser können, müssen aber nicht Mitglied des Vereins sein.

Derzeit lesen wir in 22 Schulen (39 Vorlesegruppen) und 20 Bibliotheken mit insgesamt 300 Vorleser*innen vor.

Das Verwaltungssystem besteht derzeit aus diversen Excel-Listen, die teilweise per Makros verlinkt sind. Damit sind die Verwaltungsarbeiten aufwändig, fehleranfällig und ineffektiv. Die Verwaltung soll auf ein integriertes browserbasiertes und am Markt verfügbares Standardsystem umgestellt werden.

Systemanforderungen:

• Webbasiertes Standardsystem
• Lizenzmodell
• DSGVO-konform
• Customizingfähig auf Datenbankebene (individuelle Felder in verschieden Formaten)
• Server und Datenbanken in Europa
• Mandantenfähig

Anforderungen Datenstruktur:

Das zentrale Element ist eine webbasierte Adressverwaltung für Personen und Organisationen. Diese müssen verschiedenen und mehrfachen Eigenschaften, wie z.B. Mitglied, Vorleser, Teamleiter, Förderer, Schule, Bibliothek, Vereinsfunktionen usw., zuzuordnen sein.

Daten und Auswahlfelder sollten erweiter- und änderbar sein (Customizing). Auswertungen und Listen müssen nach allen Kriterien variabel möglich sein.

Die nächste Ebene sind die Veranstaltungen mit wahlweisem Datum und Zeiten (und Orten?). Diesen müssen Personen aus der Adressverwaltung und Orten (ggf. eigene Ebene) zugeordnet werden können, so dass jederzeit eine Auswertung von oben bzw. von unten erfolgen kann.

Bsp. von oben: Auswahl Herr Müller -> Anzeige: ist Mitglied der Veranstaltung Leseteam-X an der Schule-Y, die jeden Do. von 11:00-12:00 Uhr vorliest und der Veranstaltung Leseteam-Z an der gleichen Schule von 12:30-13:30 Uhr.

Bsp. von unten: Auswahl Veranstaltung Leseteam-X -> Anzeige Ort und Zeit, sowie die Teilnehmer Herr Müller (Vorleser), Frau Meier (Teamleiterin), Frau Schulze (Springerin) usw.

Anforderung Funktionen:

• E-Mailvorlagen und -versand (auch Verteiler) nach beliebigen Kriterien
• CSV-Export und -Import
• Gestuftes Berechtigungskonzept
• Onlinezugang für Kunden (Mitglieder bzw. Vorleser) mit Eingabe- und Änderungsmöglichkeit eigener Daten
• Anmeldemöglichkeit für ausgewählte Veranstaltungen
• Dokumentenspeicherung (z.B. erw. Führungszeugnis, u.a.)

Buchhaltungsfunktionen, d.h. die Verwaltung der Mitgliedsbeiträge, Spenden, Förderungen etc., werden derzeit durch eine separate Software zufriedenstellend abgedeckt, sie stehen daher nicht im Fokus dieser Softwaresuche.

Es werden ca. fünf Software-Arbeitsplätze für die Verwaltungskräfte benötigt.