Unser Verein engagiert sich für die Leseförderung von Kindern. Zur Unterstützung unserer Arbeit suchen wir ein webbasiertes Vereins- und Veranstaltungs-Verwaltungssystem.
Der Verein liest Schulkindern in Schulen und Stadtbibliotheken regelmäßig vor. Dies erfolgt durch ehrenamtliche Vorleser*innen-Teams in Gruppen von 4 – 6 Kindern. Die Teams sind unterschiedlich groß und werden durch Teamleiter*innen geführt. Jedem Team sind sogenannte Springer, die bei Ausfall eines Teammitglieds einspringen, zugeordnet. Das Vorlesen erfolgt zu festen Zeiten an definierten Orten (Schulen, Bibliotheken). Die Vorleser können, müssen aber nicht Mitglied des Vereins sein.
Derzeit lesen wir in 22 Schulen (39 Vorlesegruppen) und 20 Bibliotheken mit insgesamt 300 Vorleser*innen vor.
Das Verwaltungssystem besteht derzeit aus diversen Excel-Listen, die teilweise per Makros verlinkt sind. Damit sind die Verwaltungsarbeiten aufwändig, fehleranfällig und ineffektiv. Die Verwaltung soll auf ein integriertes browserbasiertes und am Markt verfügbares Standardsystem umgestellt werden.
Systemanforderungen:
Anforderungen Datenstruktur:
Das zentrale Element ist eine webbasierte Adressverwaltung für Personen und Organisationen. Diese müssen verschiedenen und mehrfachen Eigenschaften, wie z.B. Mitglied, Vorleser, Teamleiter, Förderer, Schule, Bibliothek, Vereinsfunktionen usw., zuzuordnen sein.
Daten und Auswahlfelder sollten erweiter- und änderbar sein (Customizing). Auswertungen und Listen müssen nach allen Kriterien variabel möglich sein.
Die nächste Ebene sind die Veranstaltungen mit wahlweisem Datum und Zeiten (und Orten?). Diesen müssen Personen aus der Adressverwaltung und Orten (ggf. eigene Ebene) zugeordnet werden können, so dass jederzeit eine Auswertung von oben bzw. von unten erfolgen kann.
Bsp. von oben: Auswahl Herr Müller -> Anzeige: ist Mitglied der Veranstaltung Leseteam-X an der Schule-Y, die jeden Do. von 11:00-12:00 Uhr vorliest und der Veranstaltung Leseteam-Z an der gleichen Schule von 12:30-13:30 Uhr.
Bsp. von unten: Auswahl Veranstaltung Leseteam-X -> Anzeige Ort und Zeit, sowie die Teilnehmer Herr Müller (Vorleser), Frau Meier (Teamleiterin), Frau Schulze (Springerin) usw.
Anforderung Funktionen:
Buchhaltungsfunktionen, d.h. die Verwaltung der Mitgliedsbeiträge, Spenden, Förderungen etc., werden derzeit durch eine separate Software zufriedenstellend abgedeckt, sie stehen daher nicht im Fokus dieser Softwaresuche.
Es werden ca. fünf Software-Arbeitsplätze für die Verwaltungskräfte benötigt.
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:
| Anzahl | |
|---|---|
| Recherchierte und befragte Lösungen | 28 |
| Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) | 14 (9) |
| Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche | 55 |
| Erhaltene E-Mails von Anbietern | 10 |
| Direkte Antworten auf die Ausschreibung | 3 |
| Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten | 11 |