Unter "Freigabemanagement" versteht man den Prozess der Kontrolle und Verwaltung von Genehmigungen oder Freigaben für bestimmte Aktionen, Dokumente, Projekte oder Ressourcen innerhalb einer Organisation. Dies umfasst die Zuweisung von Zuständigkeiten, die Überprüfung von Anträgen, die Eskalation von Aufgaben und die Verfolgung des Freigabestatus, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die erforderlichen Genehmigungen erhalten und dass die Abläufe effizient gesteuert werden.
Typische Funktionen einer Software im Bereich "Freigabemanagement" umfassen:
Benutzer- und Rollenverwaltung: Verwaltung von Benutzerkonten und Zuweisung von Rollen und Berechtigungen für das Freigabeverfahren.
Antragsstellung: Einreichung von Anträgen auf Genehmigung oder Freigabe für bestimmte Aktionen oder Dokumente.
Workflow-Definition: Definition von Freigabeworkflows, einschließlich der erforderlichen Schritte, Zuständigkeiten und Eskalationsmechanismen.
Genehmigungsprozess: Automatisierte oder manuelle Genehmigung von Anträgen durch autorisierte Personen basierend auf definierten Kriterien.
Eskalation: Automatische Eskalation von Anträgen, die zu lange dauern oder nicht bearbeitet werden, an höhere Instanzen oder alternative Zuständigkeiten.
Statusverfolgung: Verfolgung des Freigabestatus von Anträgen, einschließlich Benachrichtigungen über Änderungen oder Verzögerungen.
Audit-Trail: Protokollierung aller Aktionen im Freigabeprozess, um eine transparente und nachvollziehbare Historie zu gewährleisten.