Museum sucht projektbezogene kombinierte Inventarisierungs- und Vermietsoftware (inkl. Anmietung), datenbankbasiert

Wir sind ein großes norddeutsches Museum und suchen im Rahmen eines Projekts eine projektbezogene kombinierte Inventarisierungs- und Vermietsoftware (inkl. Anmietung), datenbankbasiert. Das Projekt zielt auf die Entwicklung einer digitalen Plattform zur Inventarisierung und Vermietung von Ausstellungsbedarfen – wie Mobiliar, technische Ausstattung und weitere Ressourcen – ab. Daraus lassen sich die beiden Arbeitspakete "Inventarisierung" und "Vermietung" ableiten.

Im Rahmen des Arbeitspakets "Inventarisierung" soll die Plattform einerseits die systemische Erfassung und andererseits die Organisation der eigenen Hausbestände ermöglichen. Das Ziel ist eine einheitlich strukturierte, durchsuchbare Datenbank, die eine präzise Übersicht über vorhandene Materialien bietet und für die Verwaltung, Kategorisierung und Pflege aller verfügbaren Ausstattungsgegenstände innerhalb einer Institution genutzt werden kann. Diese Datenbank ist die Grundlage für die Vermietungsfunktion der Plattform.

Das Arbeitspaket "Vermietung" umfasst die Bereitstellung von Funktionen zur unkomplizierten Abwicklung von Mietvorgängen zwischen den beteiligten Einrichtungen. Dies beinhaltet die Einsicht in die Bestände der Häuser und die digitale Abbildung des gesamten Prozesses von der Anfrage über die Reservierung und Vertragsabwicklung bis hin zur Abrechnung. Der Fokus liegt hier immer auf dem Vermieten und nicht auf dem Verkauf von Ausstellungsmaterial. Das Ziel dieser Funktion ist, den Austausch und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen zu vereinfach und zu standardisieren. Wichtig ist jedoch, dass nicht alles, was inventarisiert wurde, auch zur Vermietung zur Verfügung steht.

In der Pilotphase richten wir uns mit diesem Projekt an Museen, Ausstellungshäuser und Gedenkstätten aus der Region. Langfristig ist eine Erweiterung des Systems und der Zielgruppe auf weitere private als auch öffentliche Kultur- und Medienorganisationen in der erweiterten Region vorgesehen. Die Plattform soll barrierearm, intuitiv und userfreundlich gestaltet werden, sodass der Zugang für Interessierte und Dritte so niedrigschwellig und attraktiv wie möglich ist.

Als Anwendende Perspektive ist fremdes Inventar zu verstehen, welches über die Datenbank gemietet und für eine gewisse Zeit genutzt wird. Als Verwaltende Perspektive ist das eigene Inventar zu verstehen, welches erfasst, verwaltet und an andere Institutionen vermietet wird. 

Folgende Anforderungen soll die gesuchte Software erfüllen:

• Allgemein
  • SaaS - Hosting muss bei extern möglich sein
  • Zugriff per Webclient
  • Mobile Anwendung - Nutzung auf mobilen Endgeräten
  • Browser - Kann-Funktion - sollte über alle möglichen Standard-Browser nutzbar sein
  • Spracheinstellung -  Kann-Funktion - zunächst Deutsch als Standardsprache; im weiteren Verlauf dann Sprachänderung möglich machen, wenn Bedarf besteht
  • Schnittstellen, APIs - Soll-Funktion - Integration bereits vorhandener externer Systeme und Datenbanken sollte möglich sein
  • Kommunikationswege - Soll-Funktion - Anfragen über System hinaus, auch über Workflows

• Inventarisierung

  Das Arbeitspaket Inventarisierung besteht aus der digitalen Erfassung, Verwaltung und Abfrage des Bestands der Häuser. Dabei umfasst die digitale Erfassung die digitale Inventarisierung eines Objekts über ein Smartphone und entsprechende Kennzeichnung mithilfe eines QR- oder Barcodes. Die Verwaltung beinhaltet Vorgänge wie Ankäufe und Abgänge, sowie u.U. Wartungszyklen, Reparaturen und Prüfungen. Die Abfrage bezieht sich auf die Anzeige des gesammelten Inventars in einer übersichtlichen Perspektive inkl. bestimmter Filter- und Suchoptionen. In der Pilotphase wird von einem Umfang bis zu 10.000 Inventareinträgen max. ausgegangen.

  • Verwaltende Perspektive
    • Kategorie- und modellabhängige Spezifikationen (Specs)
    • Übertragbare Modellspecs*, Soll-Funktion     *= Kategorien, wie z.B. Größe, Farbe, Gewicht, die bei der Inventarisierung von Assets als Standard dienen
    • Verpflichtende Modellspecs, Soll-Funktion - Markierung, welche Informationen Pflichtfelder sind, die auf jeden Fall ausgefüllt werden müssen
    • Upload von Fotos und Dateien
    • Erfassung über QR-Code
    • Vermietungsfreigabe 
    • Berichtsexport - Export als .pdf, .csv, .xlsx von Berichten über Bestand
    • Wertelisten und Normvokabular, Soll-Funktion
    • Standortverwaltung - Standorte definieren, an denen sich die Inventarstücke befinden, sowie verantwortliche Personen hinterlegen
  • Anwendende Perspektive
    • Gruppierung anhand von Modellbezeichnungen, Soll-Funktion
    • Umfängliche Suchfilter
    • Favorisierung, Kann-Funktion 
    • Auswahl der Darstellungsanzeige, Kann-Funktion - Darstellung entweder als Liste oder als Kachel

• Vermietung

  Der Vermietungsprozess ist das Herzstück der Anwendung, allerdings auch der komplexeste Teil. Vermietungen müssen mit jedem beteiligten Haus einzeln abgeschlossen werden. Dies kann dazu führen, dass sich die Transportbedingungen und Rahmenfaktoren unterscheiden können. Das heißt: Auch wenn sich die Vermietung auf ein einziges Projekt mit denselben Eckdaten bezieht, in dem Moment, wo aus verschiedenen Häusern gemietet wird, ist an jedes beteiligte Haus eine separate Anfrage erforderlich. Die Ausleihe sollte kalenderbasiert erfolgen, um eine transparente Terminplanung zu ermöglichen. Doppelbuchungen – auch im zukünftigen Planungsprozess – müssen dabei systematisch ausgeschlossen werden.

  • Verwaltende Perspektive
    • Buchung von eigenem Inventar
    • Kalendarische Übersicht, Soll-Funktion
    • Kennzeichnung Planungsstatus, Soll-Funktion
    • Anfragenbestätigung
    • Ausgabeprozess, Soll-Funktion
    • Rücknahmeprozess, Soll-Funktion
    • Spezielle Verleihprozesse. Kann-Funktion
  • Anwendende Perspektive
    • Verfügbarkeitsprüfung
    • Projektübersicht kalendarisch, Soll-Funktion
    • Projektübersicht detailliert 
    • Projekterstellung, Soll-Funktion
    • Sortierung der Ausleihgegenstände, Soll-Funktion 

• Abrechnung
  • Automatisierte Rechnungsstellung, Kann-Funktion - für jedes abgeschlossene Projekt wird eine Rechung erstellt; Export der Rechnungen sollte möglich sein
  • Einheitliche Verträge, Soll-Funktion
  • Rechnungsarchiv, Kann-Funktion

• User- und Kontaktverwaltung
  • Im Rahmen des Pilotprojekts sind zunächst 12-14 teilnehmende Häuser als Nutzende geplant, in denen jeweils mindestens 2 Personen einen eigenen Zugang brauchen. Die Erweiterung auf weitere Häuser und/oder User muss kostengünstig und niedrigschwellig möglich sein. Das System unterscheidet zwischen zwei Nutzungsebenen mit unterschiedlichen Berechtigungslogiken. Die verantwortlichen Personen der einzelnen Institutionen nehmen als Verwaltende als auch Anwendende eine Doppelrolle ein:
  • Auf der Backend-Ebene verwalten die Museen ihr eigenes Inventar innerhalb einer gemeinsamen zentralen Datenbank, die sämtliche Objekte aller teilnehmenden Institutionen enthält. Die Datenbank ist so angelegt, dass Schreib- und Änderungsrechte ausschließlich den verwaltenden Personen des jeweiligen Museums zugewiesen werden. Jede Institution kann damit nur ihr eigenes Inventar anlegen, bearbeiten oder deaktivieren, während die Bestände anderer Häuser lediglich lesend zugänglich sind. Dies ist ein zentraler Punkt des Systems: Die Berechtigungen müssen so gesteuert werden, dass kein unbefugter Zugriff oder Missbrauch mit den Inventardaten anderer Häuser möglich ist und die Sicherheit der eigenen Daten jederzeit gewährleistet bleibt. Dieser Ansatz sorgt für eine klare Trennung der Zuständigkeiten und zugleich für eine konsolidierte Datenhaltung über alle teilnehmenden Museen hinweg.
  • Auf der Frontend-Ebene agieren dieselben Personen als Anwendende, indem sie über eine nutzerfreundliche Oberfläche auf das gemeinsame Inventar zugreifen. Sie können Objekte recherchieren, Merklisten erstellen und Mietanfragen versenden. Die Suchfunktion greift dabei auf die gesamte Datenbank zu, sodass Ergebnisse aus allen teilnehmenden Museen gebündelt angezeigt werden – ohne separate Abfragen pro Institution. Der jeweilige Rollenwechsel erfolgt kontextabhängig, abhängig davon, ob die Person das Backend (Verwaltung) oder das Frontend (Recherche und Anfrage) nutzt. Dadurch wird die bisherige Doppelrolle funktional getrennt, während die Mehrfachnutzung einzelner Rollen weiterhin möglich bleibt.
  • Zusätzlich wird die Rolle eines Administrators (Admin) definiert. Der Admin verfügt über übergeordnete Systemrechte und ist verantwortlich für die zentrale Benutzerverwaltung, Rollen- und Zugriffskonfiguration sowie für die übergreifende Administration der Plattform. Darüber hinaus fungiert der Admin als Ansprechperson 9 für technische und inhaltliche Fragen, koordiniert Support- und Pflegeprozesse und gewährleistet die einheitliche Nutzungssystematik über alle teilnehmenden Institutionen. 
  • Es muss außerdem auch innerhalb eines Hauses möglich sein, Verantwortlichkeiten für Teilbereiche zu definieren (z.B. verwaltet in Haus A User 1 das Mobiliar und User 2 verwaltet technische Geräte. In diesem Fall sollte User 2 nicht die Berechtigung auf die Verwalteroberfläche von User 1 haben und umgekehrt, obwohl beide Haus A angehörig sind). Übergeordnete Häuserprofile beinhalten sowohl eine Übersicht der zuständigen Personen als auch Kontaktdaten. 

• Nicht-funktionale Anforderungen
  • Benutzerfreundlichkeit 
  • Skalierbarkeit
  • Änderungshistorie - Soll-"Funktion" - bei Änderungen wird angezeigt, wer die Änderung zuletzt vorgenommen hat und wann
  • Fehlermeldung, Soll-"Funktion"

Die Inventarisierung sowie die darauf aufbauende Vermietung bilden die zentrale Grundlage für die Nutzung der digitalen Datenbank und stehen im Fokus des Projekts. Weitere prozessbezogene Anforderungen werden zunächst intern definiert und müssen nicht zwingend durch die Plattform abgebildet werden.

Es werden mindestens ungefähr 30 Software-Arbeitsplätze (davon 1 Admin) benötigt. Gearbeitet wird mit MS Windows-Systemen. Die mobilen Endgeräte laufen sowohl unter Android, als auch iOS. 

Ein Requirement Paper kann über SoftGuide angefordert werden.