Der Begriff „Kontaktverlauf“ bezeichnet die chronologische Dokumentation aller Interaktionen eines Unternehmens mit einer bestimmten Kontaktperson oder Organisation. Dazu zählen unter anderem E-Mails, Telefonate, Meetings, Supportanfragen, Angebote oder Vertragsverhandlungen. Ziel des Kontaktverlaufs ist es, einen vollständigen Überblick über die Beziehungshistorie zu ermöglichen, um eine konsistente und personalisierte Kommunikation sowie fundierte Geschäftsentscheidungen zu unterstützen.
Zentrale Kontakthistorie: Übersichtliche Darstellung aller bisherigen Interaktionen in einem zentralen System (z. B. CRM-Plattform).
Automatische Protokollierung: Automatisches Erfassen von E-Mails, Anrufen, Kalendereinträgen oder Chatverläufen.
Manuelle Ergänzung: Möglichkeit, Gesprächsnotizen, Meeting-Protokolle oder Aufgaben manuell zu erfassen.
Filter- und Suchfunktionen: Schnelles Auffinden bestimmter Kontaktpunkte nach Datum, Kanal oder Inhalt.
Verknüpfung mit Kundendaten: Integration mit Kundenprofilen, Verkaufschancen oder Supporttickets zur ganzheitlichen Sicht auf den Kunden.
Benachrichtigungen und Follow-ups: Erinnerungen für geplante Kontaktaufnahmen oder offene Aufgaben im Zusammenhang mit einem Kontakt.
Zugriffs- und Rechtemanagement: Steuerung, welche Nutzer welche Kontaktverläufe einsehen oder bearbeiten dürfen.
Ein Vertriebsmitarbeiter prüft vor einem Kundengespräch alle bisherigen E-Mail-Wechsel und Telefonate mit dem Ansprechpartner.
Ein Kundenservice-Team erkennt durch den Kontaktverlauf, dass ein Kunde bereits mehrfach dieselbe Supportanfrage gestellt hat.
Ein Projektleiter dokumentiert alle Abstimmungsgespräche und Entscheidungen mit einem Geschäftspartner in der Projektakte.
Ein CRM-System zeigt automatisch alle Interaktionen zu einem Kontakt an, inklusive vergangener Angebote und Rechnungen.
Ein Teamleiter wertet den Kontaktverlauf aus, um die Reaktionszeit des Supports bei Kundenanfragen zu verbessern.
