Doxis4 iECM-Suite

Enterprise Content Management mit Doxis4

Das Doxis4 Enterprise Content Management (ECM) schafft eine unternehmensweite strategische Digitalisierungsplattform. Die modulare Lösung verbindet Archivierung, Dokumentenmanagement (DMS), eAkten, Capturing, Collaboration, Task- und Business Process Management (Workflow) sowie Wissensmanagement in einer einheitlichen, service-orientierten ECM-Plattform.

Mit Doxis4 arbeiten Sie standortübergreifend und können unternehmensweit alle Informationen und Daten erfassen und das quell- und formatunabhängig. Verwalten Sie reversionssicher alle gespeicherten Daten und Informationen.

Doxis4 überwindet die Restriktionen vertikaler, dokumentenbasierter Informationssysteme. Dazu werden Funktionen und Informationen redundanzfrei bereitstellt. Automatisierte Prozesse sichern Qualitätsstandards sowie die Einhaltung von Compliance, Governance und Risk Management.

Für eine tiefe Integration steht die offene API-Architektur, mit der sich Doxis4 in jede beliebige Business-Anwendung (ERP, CRM, HR etc.) integrieren lässt.

Archivierung - Funktionsüberblick (Auszug):

• einheitliche Metadatenverwaltung (relationale Datenbank)
• Verwaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen
• Archivierung von NCI- und CI-Dokumenten, Daten, E-Mails, Bildern, Multi-Media-Objekten etc.
• multimandantenfähig
• revisionssichere Archivierung (IDW PS 880)
• SSL-basierte Kommunikation
• grafische Benutzeroberfläche
• Unterstützung aller marktgängigen Speichersysteme: u.a. NetApp SnapLock, Doxis4 SafeLock, EMC VNX FLR, Centera und ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS ...
• Universelle Schnittstellen zu gängigen ERP-, HR- und CRM-Systemen
• Zertifizierte Schnittstellen zu SAP

eAkte - Funktionsüberblick (Auszug):

• Aktendeckblatt mit Metainformationen zur Akte (auch aus Fremdsystemen, z.B. ERP, CRM, HR)
• revisionssichers Archivieren
• Hierarchisch strukturierbare Register in beliebiger Tiefe
• Übergreifende Suche von Akten und Dokumenten und dedizierte Suche nach Akten
• E-Mail-Benachrichtigung über Veränderungen in der eAkte per Abo-Funktion
• Unterstützung unterschiedlicher Registertypen
• Parallele Zuordnung von Dokumenten zu mehreren Akten ohne redundante Ablage
• integrierter Viewer
• Audit Trail für alle Operationen in einer Akte
• EU-DSGVO-konformes Aufbewahren & Löschen
• Check-in / Check-out Funktion
• Records Management nach ISO 16175-2

 Dokumentenmanagement - Funktionsüberblick (Auszug):

• Versionierung
• Vorlagenmanagement
• Notification Service bei Dokumentenänderungen
• Vielfältige Annotationsmöglichkeiten (z.B. Kommentare, Notizzettel, Stempel, Rechtecke, Pfeile und Texte)
• Recherche über den gesamten Dokumentenbestand – nicht auf Office-Dokumente beschränkt
• Suche/Recherche über sämtliche eingebundenen Bestände per Index- und Volltextsuche
• sicheres Retention Management
• umfassendes Rechtesystem

 Task Management / Ad-hoc Workflow - Funktionsübersicht (Auszug):

• Vorgänge auch ohne Prozessmodell
• Festlegung und Protokollierung von Entscheidungen
• Wiedervorlagen
• Aufteilungsmöglichkeiten von Aufgaben in Teilaufgaben
• Unicode-fähig
• in 13 Sprachen für 137 Länder lokalisiert

Business Process Management - Funktionsübersicht (Auszug):

• Definition und Ausführung von Prozessmodellen
• spontane Ad-hoc Workflows
• Kombination von „model-driven“ und Ad-hoc-Aufgaben durch Verfeinerung
• Zwei Process Engines: „Statecharts“ und „Dependency-Graph“ (Abhängigkeiten zwischen. Aufgaben) wie beim Projektmanagement / Gantt Charts