Einige wichtige Gesetze, rechtliche Grundlagen und abgeleitete Vorschriften sollten Sie beim Einsatz bestimmter Software-Produkte unbedingt beachten. Dies gilt im Besonderen für Software, die Sie in SaaS (Software as a Service)-Modellen einsetzen. Rechtliche Rahmenbedingungen für “Software as a Service” werden von vielen renommierten Software Herstellern zwar eingehalten. Klären Sie dennoch, welche Vorschriften und rechtliche Auflagen für den Einsatz der Software in Ihrem Unternehmen speziell zu berücksichtigen sind.
Prüfen Sie bei einer voraussichtlichen Nutzung von SaaS-Modellen vorab die Einhaltung notwendiger rechtlicher Rahmenbedingungen. Etwas weiter unten finden Sie eine Liste mit Beispielen gesetzlicher Bestimmungen und Regelwerken, die Sie dem Software Hersteller oder SaaS Anbieter zur Stellungnahme vorlegen können, insofern die jeweilige Software in relevanten Bereichen ihres Unternehmens einsetzen.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) übernahmen die Regeln und Bestimmungen der GoS, der Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung und sind beispielsweise für alle Arten von Buchführungsoftware und Dokument- Ablagen (Archivierungssysteme) gültig. Sie schreiben unter anderem vor, inwieweit Unternehmen ihre Geschäftsvorfälle belegen, dokumentieren und archivieren müssen.
Die GoBS stellen den Bezug zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung für elektronische, digital gespeicherte Dokumente her und bilden ihre rechtliche Grundlage für deren korrekte Handhabung.
Für Dokumentenmanagement Software und Buchhaltungssysteme (auch Lohnbuchhaltung) sowie Steuerverwaltungen, Versicherungssoftware, juristische Ablagesysteme (Kanzleisoftware), Bankensoftware, Personaldatensysteme, medizinische Produktentwicklungssoftware, ärztliche Verwaltungssoftware, geologische Datenerfassungsysteme und das kaufmännische Vertragswesen sind die GoBS, die Grundlagen des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) und des LDSG (Landesdatenschutzgesetz) unbedingt einzuhalten.
Eine Auswahl von Gesetzen, Grundsätzen, Richtlinien und Normen, welche Sie beachten sollten:
“Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen. Sie wurden von der deutschen Finanzverwaltung per Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. Juli 1995 ausgegeben und traten an die Stelle der Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) vom 5. Juli 1978 (BMF IV A 7 – S 0316 – 7/78, BStBl. I S. 250).”
Quelle: Wikipedia, GoBS, aufgerufen am 21.09.2017