Der Begriff „Outlook-Einladungen“ bezeichnet eine Softwarefunktion zur Erstellung und Übermittlung von Termin- oder Besprechungseinladungen, die von Microsoft Outlook und kompatiblen Kalenderanwendungen verarbeitet werden können. Sie ermöglicht es beispielsweise, Termine direkt aus einer Business-Software an Mitarbeiter, Kunden oder andere Beteiligte zu senden und Informationen wie Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmer und Beschreibung in deren Kalender zu übernehmen.
Erstellung von Termineinladungen: Generierung von Kalendereinladungen direkt aus der jeweiligen Business-Software.
Versand an Teilnehmer: Übermittlung von Einladungen an interne und externe Teilnehmer per E-Mail oder über eine Kalenderintegration.
Übernahme von Termindaten: Übergabe von Datum, Beginn, Ende, Zeitzone, Betreff, Beschreibung und weiteren Termininformationen.
Teilnehmerverwaltung: Hinzufügen von erforderlichen und optionalen Teilnehmern sowie gegebenenfalls weiteren Empfängergruppen.
Ort und Online-Meeting: Übernahme von Besprechungsräumen, Adressen oder Links zu virtuellen Meetings.
Kalenderintegration: Einbindung in Microsoft Outlook, Exchange, Microsoft 365 oder kompatible Kalendersysteme.
Zu- und Absagen: Verarbeitung von Antworten der Teilnehmer, beispielsweise Zusage, Absage oder vorläufige Teilnahme.
Terminänderungen: Aktualisierung bereits versendeter Einladungen bei Änderungen von Uhrzeit, Ort oder anderen Termindaten.
Terminabsagen: Versand von Stornierungen für bereits geplante Besprechungen oder Veranstaltungen.
Erinnerungen: Festlegung von Benachrichtigungen, die Teilnehmer vor Beginn eines Termins an diesen erinnern.
iCalendar-Unterstützung: Erstellung standardisierter Kalenderdateien, beispielsweise im ICS-Format, zur Verwendung auch mit anderen kompatiblen Kalenderprogrammen.
Ein CRM-System versendet nach der Vereinbarung eines Kundentermins automatisch eine Kalendereinladung an den Kunden und den zuständigen Vertriebsmitarbeiter.
Eine Projektmanagementsoftware lädt alle Projektbeteiligten zu einem geplanten Statusmeeting ein und übernimmt Termin, Agenda und Teilnehmer in die Einladung.
Eine Bewerbermanagementsoftware sendet einem Bewerber und den beteiligten Personalverantwortlichen eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch.
Eine Außendienstsoftware erstellt aus einem geplanten Serviceeinsatz eine Outlook-Einladung für den zuständigen Servicetechniker.
Wird eine Besprechung verschoben, aktualisiert die Software die bestehende Einladung und informiert alle Teilnehmer über den neuen Termin.
Eine Seminar- oder Schulungssoftware verschickt Kalendereinladungen mit Veranstaltungsort, Uhrzeit und gegebenenfalls einem Link zu einer Online-Schulung.
