Recordsmanagement1 ist die systematische Aktenführung von zumeist Geschäftsprozessen, aber auch Vorgängen in öffentlichen Verwaltungen, um diese transparent und für andere nachvollziehbar zu protokollieren. Damit werden Dokumente und Daten in elektronischen Systemen rechtsgültig abgespeichert und verwaltet. Recordsmanagement-Funktionen, auch Schriftgutverwaltung genannt, richten sich auch nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen und regeln ebenfalls die Zugriffsrechte auf die jeweiligen Dokumente. Sie sorgen vor der Langzeitarchivierung dafür, dass alle Änderungen an Dokumenten und Datensätzen einwandfrei und lückenlos protokolliert werden. Recordsmanagement umfasst vorgefertigte Funktionen, die diese Art von Protokollierung ausführen. Dies beinhaltet auch die E-Mail- und angeschlossene Telefon- und Fax-Kommunikation, insofern eine Integration zu Telefonsoftware und zu E-Mail-Programmen hergestellt wurde. Der internationaler Standard zur Verwaltung von Schriftgut in privaten und öffentlichen Organisationen ist in der ISO 154892 umschrieben und norminiert.
Aufbewahrungsfristen
Recordsmanagement regelt ebenfalls sämtliche Aufbewahrungsfristen, die sich aufgrund unterschiedlicher Gesetze ergeben. Aufbewahrungspflichten für Dokumente und Daten basieren überwiegend auf den gesetzlichen Bestimmungen für das Handels- und Steuerrecht.3 Daneben gibt es zahlreiche branchen- oder anwendungsspezifische Aufbewahrungspflichten für Daten, Bilder, Filme, Audiodateien, Dokumente und sonstige Datenfiles etwa in der öffentlichen Verwaltung, Energietechnologie, Telekommunikation, Pharmaforschung, Lebensmittel- und Pharmaproduktion, in Krankenhäusern, in der Qualitätssicherung, im Umweltschutz und in der Energieverteilung u. a. Je nach Gegenstand und Branche sind diese unterschiedlich lang. Der englischsprachige Begriff für Aufbewahrungsfrist lautet „Retention Period“ und spielt eine wichtige Rolle in Schriftgutverwaltungslösungen zur Verwaltung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen und Daten.
Unser Tipp:
Fragen Sie den Anbieter nach allen Funktionen für Recordsmanagement, also eine transparente Schriftgutverwaltung. Hierzu steht Zusatzsoftware als Option zur Verfügung. Erkundigen Sie sich, ob die Betriebssoftware, die Sie erwerben möchten, solche Optionen unterstützt oder vorsieht.| 1 | vgl. auch Wikipedia: Records Management, aufgerufen am 29.09.2022 |
| 2 | vgl. auch Wikipedia: ISO 15489, aufgerufen am 29.09.2022 vgl. hierzu auch allgemein 2.4 Normen, Richtlinien, Gesetze, Standards, Zertifikate |
| 3 | vgl. auch Wikipedia: Aufbewahrungsfristen, aufgerufen am 29.09.2022 |