Unternehmenslizenz / Mehrfachlizenz

Die Unternehmenslizenz bzw. Mehrfachlizenz ist oft auch unter den Begriffen Enterpriselizenz, Volumenlizenz, Pool-Lizenz oder ­Corporate-Lizenz bekannt. Mit einer Unternehmenslizenz bzw. Mehrfachlizenz bieten viele Softwareanbieter mittleren bis größeren Unternehmen oder auch Bildungseinrichtungen und Behörden eine einfache und flexible Möglichkeit für den Lizenzerwerb an, insbesondere in Hinsicht auf die Anzahl der benötigten Software-Lizenzen.

Initialordermodell

Beim Initialordermodell erklären Sie nur Ihre Kaufabsicht gegenüber dem Software-Anbieter, dass Sie vorhaben, ein mehrfaches Software-Nutzungsrecht zu erwerben. Dabei wird weder ein Vertrag unterschreiben, noch eine verbindliche Verpflichtung eingegangen.
Ein verbindliche Willenserklärung bzw. Geschäftsbeziehung tritt erst mit der Initialbestellung (Erstbestellung) in Kraft. Die Initialbestellung ist die Basis, auf der Ihnen der Anbieter der Software eine Rabattstufe zuordnet. Für spätere Folgebestellungen teilt Ihnen der Anbieter in dieselbe Rabattstufe zu oder es werden sogar höhere Nachlässe gewährt, sollten entsprechende Hürden übersprungen werden. Zu beachten ist noch, dass bei manchen Anbietern bestimmte Mindestbestellmengen eingehalten werden müssen, um den Rabatt bzw. Nachlass tatsächlich zu erhalten.

Wikipedia unterteilt die grundlegenden Lizenzarten in Einzel-Lizenz, Mehrfach-Bereitstellung bzw. Mehrfach-Lizenz und ob die Lizenz die kommerzielle Weiterverwertung der Software im Rahmen eigener Softwareprodukte oder Systeme regelt.

”Falls ein Lizenzschlüssel zur Freischaltung der berechtigten Bereitstellungen genutzt wird, gilt der Grundsatz: Pro Lizenzvertrag existiert ein Lizenzschlüssel. Mehrfach-Lizenzen bieten daher in Unternehmen große Vorteile bei der technischen Bereitstellung einer Software, da alle Einzel-Bereitstellungen mit demselben Lizenzschlüssel erfolgen können und somit eine automatisierte Softwareverteilung wesentlich vereinfacht wird.” ¹

Mehrfach-Lizenzen können dann darüber hinaus in Mengenlizenz ( n-Lizenzen), Standortlizenz oder Unternehmenslizenz unterteilt werden.

Vorteile

• Einfache Handhabung für mittlere, große Unternehmen oder Bildungseinrichtungen beim Erwerb von Lizenzen
• Geringere Kosten, Rabattmöglichkeiten
• Einfachere Nachbestellung für weitere Lizenzen

Nachteile

• Mindestbestellmenge, um nachträglich Rabatte zu erhalten
• Eventuell ungenutzte Lizenzen
• Meist hohe Anschaffungskosten

Beispiele anhand Adobe²

Beispiele für das Initialordermodell sind das Transactual License Program (TLP), das Cumulative License Program (CLP) und das Enterprise Agreement (EA).

TLP für Unternehmen

”Mit dem TLP sparen Kunden Zeit und Ressourcen. Das Programm ist ideal für kleine Unternehmen, die keine Vertragsbindung oder Verpflichtung für weitere Bestellungen eingehen möchten.” ³

CLP für Unternehmen

”Mit dem CLP können kleine, mittelständische und große Unternehmen sowie Organisationen zwei Jahre lang hohe Vergünstigungen beim Kauf von Adobe-Software erzielen und die Verwaltung der erworbenen Lizenzen vereinfachen.” ⁴

ETLA für Unternehmen

”Adobe Enterprise Agreement erleichtert mittelständischen und großen Unternehmen die Umstellung auf Adobe® Acrobat®- und Adobe Creative Cloud®-Produkte. Teilnehmer können drei Jahre lang erhebliche Kosten einsparen und die Verwaltung ihrer Lizenzen vereinfachen.” ⁵

Umsetzung

Für die Überwachung der Mehrfachlizenzen ist z.B. das Programm Software Asset Management (SAM) von Microsoft gut geeignet. Mit SAM haben Sie Ihre Softwareinvestitionen im Blick und können sehen, welche Software aktuell Verwendung findet. Dies trägt dazu bei, dass Ihre Softwarebestände effizient genutzt werden. Für die Umsetzung sollten Sie die folgenden 4 Schritte durchlaufen:

1. Bestandsaufnahme aktueller Lizenzen
2. Softwarelizenzen und dazugehörige Unterlagen ordnen
3. Richtlinien und Verfahren für den Einsatz von Software im Unternehmen (Softwarelebenszyklus) festlegen
4. Ständige Kontrolle anhand von Stichproben, Inventur und Mitarbeiter regelmäßig im Umgang mit der Software schulen