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Sozialer Dienstleister sucht Vertragsmanagement-Software

Suche / Ausschreibung von: DienstleistungsunternehmenProjekt Nr. 22/2926: beendet

Wir sind ein Sozialer Dienstleister u.a. im Bereich Pflege und Rettungsdienst und suchen eine cloudbasierte Vertragsmanagement-Software, die gerne auch CRM-Funktionen beinhalten darf. Die Anforderungen des Vertragsmanagements stehen aber im Vordergrund.

Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:

allgemein:

  • cloudbasiert
  • SAP-Schnittstelle
  • wenn CRM-Funktionen abgedeckt werden, dann gerne auch Schnittstelle zu weiterer im Einsatz befindlicher Software

Vertragsmanagement:

im Bereich "Kunde":

  • Kunden-/Lieferantenanlage (Name, Adresse, unterschiedlichste Kontaktmöglichkeiten, Geb.-Datum, etc.)
  • Anlage einzelner Kontakte, die dem Kunden/Lieferanten zugeordnet sind
  • Todo/Aufgaben Verwaltung, um zu sehen wer muss was wann machen in der Bearbeitung des Kunden oder der übergeordneten Organisationseinheit
  • Klassifizierung von Kunden nach unterschiedlichen Kriterien (Hausnotrufteilnehmer, Umsatz etc.)
  • freie Notizen auf den einzelnen Kontakten aber auch den übergeordneten Organisationseinheiten erfassbar
  • Liste von Notizen, die auf den einzelnen Kontakten (aber auch den ggf. übergeordneten Organisationseinheiten) erfasst wurden (im historischen Verlauf einsehbar)
  • Status der Kontakte hinterlegen (Interessent, Kunde/Lieferant, ehemaliger Kunde/Lieferant)

im Bereich "Dokumente /Verträge":

  • jegliche Dokumente dem Kunden zuordnen (inkl. Historie unterschiedlicher Versionen)
  • Anfangs- und Enddatum eintragen
  • Wiedervorlagen bzw Erinnerungen für Kündigungen, Verlängerungen, Wartungstermine etc. generieren
  • Workflows/Prozesse rund um Verträge erzeugen
  • einzelne Konditionen der Verträge in einer Übersicht ablegen und die Historie dessen
  • Aufgabenverwaltung (Anlage von Aufgaben zu Kunden/Verträgen, Erinnerungen zu Aufgaben)
  • Digitalisierung von Dokument/Verträgen etc.
  • Verschlagwortung der digitalisierten Dokumente
  • Verwaltung von Vertragsänderungen/-erweiterungen
  • verschiedene Verträge einem Kunden zuordnen
  • Kennzeichen an Verträge heften (Rahmenvertrag, Preisanpassung etc.)
  • Vertragshistorie einsehen
  • vertikales Controlling, Auswertung/Ansicht auf Kostenartenebene zulassen (z. B. sämtliche Wartungsverträge Aufzüge)
  • horizontales Controlling, Abbildung unserer Kostenstellenstruktur und Anzeige der Verträge in den Kostenstellen
  • Definition von Rollen und Berechtigungen für einzelne oder mehrere Bereiche der Nutzer

CRM:

im Bereich Kunde:

  • Kundenanlage (Name, Adresse, unterschiedlichste Kontaktmöglichkeiten, Geb.-Datum, etc.)
  • Anlage übergeordneter Organisationseinheiten, denen einzelne Kontakte zugeordnet werden können
  • zusätzliche Felder, die den Einheiten zugeordnet werden können (z.B. Zugangsdaten zu bestimmten Servern)
  • Dokumentation der Antragstellung und Genehmigung PK/Amt (mit Angabe der unterschiedlichen Zustände (abgelehnt, beantragt, genehmigt etc.)
  • Checklisten erstellen und Auswertungen fahren (über die Kunden, z.B. welche Dokumente fehlen noch, welche Produkte bezieht ein Kunde)
  • Todo/Aufgaben Verwaltung, um zu sehen wer muss was wann machen in der Bearbeitung des Kunden oder der übergeordneten Organisationseinheit
  • Aufgabenverwaltung (Anlage von Aufgaben zu Kunden, Erinnerungen zu Aufgaben)
  • Möglichkeit der automatischen Mitteilung über einzelne Events, wenn z.B. die Anzahl der inkludierten Hilfestellungen im Hausnotruf erreicht ist (um dann eine Berechnung anstoßen zu können)
  • Klassifizierung von Kunden nach unterschiedlichen Kriterien (Hausnotrufteilnehmer, Umsatz etc.)
  • freie Notizen auf den einzelnen Kontakten, aber auch den übergeordneten Organisationseinheiten erfassbar
  • Liste von Notizen, die auf die einzelnen Kontakten (aber auch den ggf. übergeordneten Organisationseinheiten) erfasst wurden (im historischen Verlauf einsehbar)
  • Status der Kontakte hinterlegen (Interessent, Kunde, ehemaliger Kunde)

im Bereich Produkt/Kunde:

  • Workflowmanagement je Produkt (Potenzial -> Interessent mit Anfrage -> Angebote mit unterschiedlichen Versionen und Historie -> Auftrag -> Rechnung -> Kündigung -> ehemaliger Kunde)
  • Gründe für eine etwaige Abmeldung/Kündigung hinterlegen, die dann auch statistisch ausgewertet werden können

im Bereich Produkte:

  • Anlage und Verwaltung von Artikeln
  • vom Kunden bezogene Produkte (z.B. Hausnotruf Standard, Premium etc.)
  • Preishistorie

im Bereich Dokumente:

  • jegliche Dokumente dem Kunden zuordnen (inkl. Historie unterschiedlicher Versionen)
  • Digitalisierung von Dokumenten/Verträgen etc.
  • Verschlagwortung der digitalisierten Dokumente

im Bereich Ressourcen:

  • Gewährleistungsverfolgungen/Wartung Instandhaltung von Hausnotruf-Geräten
  • Wartungstermine – Erinnerungsnachricht nach bestimmter Zeit (z.B. Rauchmelder)
  • SIM Kartenverwaltung
  • Inventarverwaltung
  • Ressourcenverwaltung (Schlüssel, Schlüsselnummer, hinterlegter Platz/Tresor, Hausnotruf-Geräte)

im Bereich Vertrieb/Marketing:

  • automatischer Briefversand oder Brieferstellung/Serienbriefe
  • Kampagnen planen und durchführen
  • Mailing/Newsletter
  • Auswertungen für Vertrieb und Marketing
  • Forecast

allgemein:

  • Übertragung von Terminen, Aufgaben an Outlook
  • inkrementelle Suche in unterschiedlicher Tiefe und Ausprägung, inkl. Platzhalter, sowie und/oder Verknüpfungen
  • Schnittstellen Import/Export? welche und wie nutzbar?

Es werden voraussichtlich 22 Software-Arbeitsplätze - verteilt auf mehrere Standorte - benötigt.

Die Software sollte folgende Funktionen erfüllen.

Notwendig:
Archivierung
Aufgabenmanagement
Auflösung von Verträgen
Benutzer- und Zeitstempel
Berichte
Beurteilungen
Controllingfunktionen
Datenschutz
DMS
E-Mail-Funktionen
Einzel- und Mantelverträge
Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen
Exportfunktionen
Historie
Historienerstellung
Importfunktionen
Kategorisierung
Kündigungen
Kundendaten
Mandantenfähig
Mehrbenutzerfähigkeit
Metadaten und Verschlagwortung
Release-Erstellung bei Vertragsänderungen
SLA-Vertragsmanagement
Stammdatenmanagement
Suche
Termin- und Fristüberwachung
Versicherungsdaten
Versionierung
Verträge einscannen
Vertrags-Genehmigungs-Workflow
Vertragsartendefinition
Vertragsbuchungen
Vertragscontrolling
Vertragserweiterungen
Vertragsinhaltserfassung
Vertragsmanagement
Vertragspartnerverwaltung
Volumenbündelung
Wartungsverträge
Optional:
Claim Management
CRM
Datenbank-Schnittstellen
Eingangsrechnungsprüfung
Kontaktmanagement
Kundenverwaltung
Lieferantenstammdatenverwaltung
Liquiditätsübersicht
Musterbriefe, Verträge
Musterverträge
Notizen
Rechnungsprüfungen
Rechnungsstellung
Risikobewertung
Vertragsvorlagen

Wir haben 28 Softwarelösungen recherchiert. Beispielsweise kommen aufgrund der spezifischen Anforderungen folgende Lösungen in Frage:

KDS Vertragsmanagement - Für alle Verträge, Fristen, Kosten, Dokumente
PHOENIX CONTRACT - Vertragsmanagement
co_suite - Qualitäts-/ Risikomanagement, CAPA, Beschwerde, Dokumente, Ideen
GO ON® - die EDV-Gesamtlösung für das Sozialwesen
MWsoko - Prozess-, Qualitäts- und Risikomanagement
Contract Alert - webbasierte Vertragsmanagement Software
Simplessus Contracts - Vertragsverwaltung
PAPP® - Die Software für den reibungslosen Ablauf Ihrer sozialen Einrichtung
CONTRACT ASSISTANT (MR.KNOW)
cmxOrganize - Die cloudbasierte Komplettlösung für Dienstleistung und Bildung
Software Lösungen gefunden
SoftGuide Rechercheteam hat die Arbeit an der Ausschreibung beendet.
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation

Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:

Projektstatistik

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 28
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 15 (12)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 48
Erhaltene E-Mails von Anbietern 9
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 3
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 6

Kontakt zum ausschreibenden Unternehmen aufnehmen:

Die Ausschreibung ist bereits beendet.

Fragen zu Ausschreibungen beantworten wir gerne unter Tel. 05363 / 8094-0 oder per E-Mail an info@softguide.de