Wir sind ein Sozialer Dienstleister u.a. im Bereich Pflege und Rettungsdienst und suchen eine cloudbasierte Vertragsmanagement-Software, die gerne auch CRM-Funktionen beinhalten darf. Die Anforderungen des Vertragsmanagements stehen aber im Vordergrund.
Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:
allgemein:
- cloudbasiert
- SAP-Schnittstelle
- wenn CRM-Funktionen abgedeckt werden, dann gerne auch Schnittstelle zu weiterer im Einsatz befindlicher Software
Vertragsmanagement:
im Bereich "Kunde":
- Kunden-/Lieferantenanlage (Name, Adresse, unterschiedlichste Kontaktmöglichkeiten, Geb.-Datum, etc.)
- Anlage einzelner Kontakte, die dem Kunden/Lieferanten zugeordnet sind
- Todo/Aufgaben Verwaltung, um zu sehen wer muss was wann machen in der Bearbeitung des Kunden oder der übergeordneten Organisationseinheit
- Klassifizierung von Kunden nach unterschiedlichen Kriterien (Hausnotrufteilnehmer, Umsatz etc.)
- freie Notizen auf den einzelnen Kontakten aber auch den übergeordneten Organisationseinheiten erfassbar
- Liste von Notizen, die auf den einzelnen Kontakten (aber auch den ggf. übergeordneten Organisationseinheiten) erfasst wurden (im historischen Verlauf einsehbar)
- Status der Kontakte hinterlegen (Interessent, Kunde/Lieferant, ehemaliger Kunde/Lieferant)
im Bereich "Dokumente /Verträge":
- jegliche Dokumente dem Kunden zuordnen (inkl. Historie unterschiedlicher Versionen)
- Anfangs- und Enddatum eintragen
- Wiedervorlagen bzw Erinnerungen für Kündigungen, Verlängerungen, Wartungstermine etc. generieren
- Workflows/Prozesse rund um Verträge erzeugen
- einzelne Konditionen der Verträge in einer Übersicht ablegen und die Historie dessen
- Aufgabenverwaltung (Anlage von Aufgaben zu Kunden/Verträgen, Erinnerungen zu Aufgaben)
- Digitalisierung von Dokument/Verträgen etc.
- Verschlagwortung der digitalisierten Dokumente
- Verwaltung von Vertragsänderungen/-erweiterungen
- verschiedene Verträge einem Kunden zuordnen
- Kennzeichen an Verträge heften (Rahmenvertrag, Preisanpassung etc.)
- Vertragshistorie einsehen
- vertikales Controlling, Auswertung/Ansicht auf Kostenartenebene zulassen (z. B. sämtliche Wartungsverträge Aufzüge)
- horizontales Controlling, Abbildung unserer Kostenstellenstruktur und Anzeige der Verträge in den Kostenstellen
- Definition von Rollen und Berechtigungen für einzelne oder mehrere Bereiche der Nutzer
CRM:
im Bereich Kunde:
- Kundenanlage (Name, Adresse, unterschiedlichste Kontaktmöglichkeiten, Geb.-Datum, etc.)
- Anlage übergeordneter Organisationseinheiten, denen einzelne Kontakte zugeordnet werden können
- zusätzliche Felder, die den Einheiten zugeordnet werden können (z.B. Zugangsdaten zu bestimmten Servern)
- Dokumentation der Antragstellung und Genehmigung PK/Amt (mit Angabe der unterschiedlichen Zustände (abgelehnt, beantragt, genehmigt etc.)
- Checklisten erstellen und Auswertungen fahren (über die Kunden, z.B. welche Dokumente fehlen noch, welche Produkte bezieht ein Kunde)
- Todo/Aufgaben Verwaltung, um zu sehen wer muss was wann machen in der Bearbeitung des Kunden oder der übergeordneten Organisationseinheit
- Aufgabenverwaltung (Anlage von Aufgaben zu Kunden, Erinnerungen zu Aufgaben)
- Möglichkeit der automatischen Mitteilung über einzelne Events, wenn z.B. die Anzahl der inkludierten Hilfestellungen im Hausnotruf erreicht ist (um dann eine Berechnung anstoßen zu können)
- Klassifizierung von Kunden nach unterschiedlichen Kriterien (Hausnotrufteilnehmer, Umsatz etc.)
- freie Notizen auf den einzelnen Kontakten, aber auch den übergeordneten Organisationseinheiten erfassbar
- Liste von Notizen, die auf die einzelnen Kontakten (aber auch den ggf. übergeordneten Organisationseinheiten) erfasst wurden (im historischen Verlauf einsehbar)
- Status der Kontakte hinterlegen (Interessent, Kunde, ehemaliger Kunde)
im Bereich Produkt/Kunde:
- Workflowmanagement je Produkt (Potenzial -> Interessent mit Anfrage -> Angebote mit unterschiedlichen Versionen und Historie -> Auftrag -> Rechnung -> Kündigung -> ehemaliger Kunde)
- Gründe für eine etwaige Abmeldung/Kündigung hinterlegen, die dann auch statistisch ausgewertet werden können
im Bereich Produkte:
- Anlage und Verwaltung von Artikeln
- vom Kunden bezogene Produkte (z.B. Hausnotruf Standard, Premium etc.)
- Preishistorie
im Bereich Dokumente:
- jegliche Dokumente dem Kunden zuordnen (inkl. Historie unterschiedlicher Versionen)
- Digitalisierung von Dokumenten/Verträgen etc.
- Verschlagwortung der digitalisierten Dokumente
im Bereich Ressourcen:
- Gewährleistungsverfolgungen/Wartung Instandhaltung von Hausnotruf-Geräten
- Wartungstermine – Erinnerungsnachricht nach bestimmter Zeit (z.B. Rauchmelder)
- SIM Kartenverwaltung
- Inventarverwaltung
- Ressourcenverwaltung (Schlüssel, Schlüsselnummer, hinterlegter Platz/Tresor, Hausnotruf-Geräte)
im Bereich Vertrieb/Marketing:
- automatischer Briefversand oder Brieferstellung/Serienbriefe
- Kampagnen planen und durchführen
- Mailing/Newsletter
- Auswertungen für Vertrieb und Marketing
- Forecast
allgemein:
- Übertragung von Terminen, Aufgaben an Outlook
- inkrementelle Suche in unterschiedlicher Tiefe und Ausprägung, inkl. Platzhalter, sowie und/oder Verknüpfungen
- Schnittstellen Import/Export? welche und wie nutzbar?
Es werden voraussichtlich 22 Software-Arbeitsplätze - verteilt auf mehrere Standorte - benötigt.
