Der Begriff „Bürgschaftsverwaltung“ bezeichnet die systematische Erfassung, Verwaltung und Überwachung von Bürgschaften, die ein Unternehmen entweder stellt oder erhält. Bürgschaften sind Sicherheiten, die in der Regel von Banken oder Versicherungen gegenüber einem Gläubiger übernommen werden, um für die Erfüllung einer Verpflichtung durch einen Dritten einzustehen. Die Bürgschaftsverwaltung dient dazu, Risiken zu minimieren, Fristen zu überwachen und Compliance-Vorgaben einzuhalten.
Erfassung von Bürgschaften: Anlage und Pflege von Bürgschaftsdaten wie Bürge, Begünstigter, Betrag, Laufzeit und Vertragsdetails.
Fristen- und Terminüberwachung: Automatische Erinnerung an Laufzeiten, Verlängerungen, Rückgaben und Kündigungen.
Dokumentenmanagement: Verwaltung und Ablage von Bürgschaftsurkunden, Verträgen und Schriftverkehr in digitaler Form.
Risikobewertung: Analyse und Bewertung von Ausfallrisiken und Bonität der Bürgen.
Controlling & Reporting: Erstellung von Berichten und Auswertungen zu offenen, abgelaufenen oder gekündigten Bürgschaften.
Genehmigungs- und Prüfprozesse: Abbildung interner Workflows zur Freigabe und Prüfung von Bürgschaften.
Integration in Finanz- und ERP-Systeme: Anbindung an bestehende Systeme zur konsistenten Datenhaltung und Prozessautomatisierung.
Ein Bauunternehmen verwaltet sämtliche Gewährleistungsbürgschaften für abgeschlossene Bauprojekte und wird rechtzeitig über bevorstehende Rückgabefristen informiert.
Ein Industriebetrieb erhält regelmäßig Anzahlungsbürgschaften für Maschinenbestellungen und überwacht deren Gültigkeit und Ablösung.
Ein Konzern stellt eigene Bürgschaften für Tochterunternehmen bereit und muss diese zentral kontrollieren und dokumentieren.
Ein Finanzverantwortlicher erstellt einen Monatsbericht über alle aktiven Bürgschaften zur internen Risikoanalyse.
