Der Begriff „OCR-Belegerkennung“ bezeichnet die softwaregestützte Erfassung, Erkennung und Verarbeitung von Informationen aus gescannten oder digitalen Belegen. Mithilfe von OCR-Technologie (Optical Character Recognition) werden Texte aus Dokumenten wie Rechnungen, Quittungen, Lieferscheinen oder Bestellungen ausgelesen und in strukturierte Daten umgewandelt. Ziel ist es, manuelle Erfassungsaufwände zu reduzieren, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und die Datenqualität in nachgelagerten Systemen wie ERP-, Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagement-Systemen zu verbessern.
Texterkennung: Auslesen von gedruckten oder digital erzeugten Texten aus gescannten Dokumenten, PDF-Dateien oder Bilddateien.
Belegklassifikation: Automatische Zuordnung von Dokumentenarten, z. B. Rechnung, Quittung, Lieferschein, Bestellung oder Gutschrift.
Datenextraktion: Erkennung und Übernahme relevanter Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Kundennummer, Beträge, Steuern oder Zahlungsbedingungen.
Positionsdatenerkennung: Auslesen einzelner Belegpositionen wie Artikelnummern, Mengen, Preise, Rabatte und Summen.
Validierung und Plausibilitätsprüfung: Prüfung erkannter Daten auf Vollständigkeit, rechnerische Korrektheit und Übereinstimmung mit Stammdaten.
Abgleich mit Stammdaten: Vergleich erkannter Informationen mit vorhandenen Lieferanten-, Kunden-, Artikel- oder Vertragsdaten.
Lernende Erkennung: Verbesserung der Erkennungsqualität durch Korrekturen, Vorlagen, Regeln oder KI-gestützte Lernverfahren.
Workflow-Integration: Übergabe erkannter Belege an Freigabe-, Prüf- oder Buchungsprozesse.
Export an Fachsysteme: Übertragung strukturierter Daten an ERP-, Finanzbuchhaltungs-, DMS-, ECM- oder Archivsysteme.
Archivierung und Nachvollziehbarkeit: Speicherung der Originalbelege inklusive erkannter Daten, Prüfprotokolle und Bearbeitungshistorie.
Eine Buchhaltungsabteilung liest Eingangsrechnungen automatisch aus und übergibt die Daten an das Finanzbuchhaltungssystem.
Ein Handelsunternehmen erfasst Lieferantenbelege digital und gleicht sie mit Bestellungen und Wareneingängen ab.
Ein Außendienstteam fotografiert Quittungen per App, die anschließend automatisch erkannt und einer Reisekostenabrechnung zugeordnet werden.
Ein Unternehmen nutzt OCR-Belegerkennung, um Rechnungsnummern, Beträge und Steuerinformationen aus PDF-Rechnungen zu extrahieren.
Ein Dokumentenmanagement-System erkennt verschiedene Belegarten und leitet sie automatisch an zuständige Abteilungen weiter.
