Eine E-Mail-Signatur ist eine kurze Textzeile oder ein Block von Informationen, der am Ende einer E-Mail-Nachricht angehängt wird. Die Signatur enthält typischerweise den Namen des Absenders, seine Kontaktinformationen und möglicherweise weitere berufsbezogene Informationen. Die E-Mail-Signatur dient dazu, den Absender zu identifizieren, professionelle Kontaktdaten bereitzustellen und oft auch zusätzliche Informationen wie Jobtitel, Unternehmenszugehörigkeit, rechtliche Hinweise oder Marketingbotschaften zu integrieren.
Typische Elemente einer E-Mail-Signatur können sein:
Name: Der Vor- und Nachname des Absenders.
Position/Jobtitel: Die berufliche Position oder der Jobtitel des Absenders.
Unternehmensinformationen: Der Name des Unternehmens, zu dem der Absender gehört, sowie Adresse und Logo.
Kontaktinformationen: Geschäftsadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und manchmal auch Links zu Social-Media-Profilen.
Rechtliche Hinweise: Je nach Unternehmensrichtlinien können rechtliche Bestimmungen wie Haftungsausschlüsse oder Datenschutzhinweise enthalten sein.
Eine gut gestaltete E-Mail-Signatur kann nicht nur dazu beitragen, dem Empfänger alle notwendigen Informationen für die Kontaktaufnahme zur Verfügung zu stellen, sondern auch dazu beitragen, die Professionalität und Glaubwürdigkeit des Absenders zu fördern.
Viele E-Mail-Clients ermöglichen es Benutzern, ihre E-Mail-Signaturen in den Einstellungen anzupassen, um automatisch am Ende jeder gesendeten Nachricht angefügt zu werden. Dies erleichtert die Konsistenz und spart Zeit, da der Absender nicht bei jeder E-Mail manuell seine Signatur hinzufügen muss.