Ein "Abwesenheitsassistent" ist eine Funktion oder ein Feature in Softwareanwendungen, insbesondere in E-Mail-Clients oder Kalenderanwendungen, die es Benutzern ermöglicht, ihre Abwesenheit oder ihre temporäre Nichtverfügbarkeit zu verwalten und zu kommunizieren. Der Abwesenheitsassistent informiert Absender darüber, dass der Empfänger vorübergehend nicht erreichbar ist und möglicherweise nicht sofort auf ihre Nachrichten antworten kann.
Typische Funktionen einer Software im Bereich "Abwesenheitsassistent" sind:
Aktivierung und Deaktivierung: Die Software ermöglicht es Benutzern, den Abwesenheitsassistenten zu aktivieren, wenn sie nicht verfügbar sind, und ihn zu deaktivieren, wenn sie wieder zurück sind.
Benutzerdefinierte Nachrichten: Die Software ermöglicht es Benutzern, benutzerdefinierte Abwesenheitsnachrichten zu erstellen, in denen sie den Zeitraum ihrer Abwesenheit angeben und gegebenenfalls zusätzliche Informationen oder Anweisungen bereitstellen können.
Automatische Antworten: Die Software sendet automatische Antworten an Absender, die eine Nachricht an den abwesenden Benutzer senden, und informiert sie darüber, dass der Empfänger vorübergehend abwesend ist und ihre Nachricht möglicherweise nicht sofort beantworten kann.
Personalisierungsoptionen: Die Software bietet Personalisierungsoptionen für den Abwesenheitsassistenten, z. B. die Möglichkeit, verschiedene Abwesenheitsnachrichten für interne und externe Kontakte zu erstellen oder spezifische Einstellungen für die Häufigkeit der automatischen Antworten festzulegen.
Zeitgesteuerte Aktivierung: Die Software ermöglicht es Benutzern, den Zeitraum für die Aktivierung des Abwesenheitsassistenten festzulegen, sodass er automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt beginnt und endet, ohne dass Benutzer manuell eingreifen müssen.
Ausnahmen und Filter: Die Software bietet Optionen zum Festlegen von Ausnahmen oder Filtern für den Abwesenheitsassistenten, z. B. die Möglichkeit, bestimmte Absender oder Nachrichten von der automatischen Antwort auszuschließen.
Benachrichtigungen: Die Software informiert Benutzer über eingehende Nachrichten während ihrer Abwesenheit und ermöglicht es ihnen, Nachrichten zu überprüfen oder dringende Nachrichten zu priorisieren, wenn sie zurückkehren.
Protokollierung: Die Software protokolliert automatisch alle automatischen Antworten und Aktivitäten des Abwesenheitsassistenten, um den Benutzern eine Übersicht über gesendete Antworten und eingegangene Nachrichten zu geben.